Palkkahallinto

Pk-yrityksen arjessa palkanlaskenta ja henkilöstöhallinto ovat usein raskaita ja aikaa vieviä tehtäviä. Monilla pk-yrityksillä ei ole käytössään nykyaikaista HR-järjestelmää, mikä voi johtaa manuaalisiin prosesseihin ja virheisiin, jotka vievät arvokasta aikaa liiketoiminnan kehittämiseltä.

Yrityksesi valmistautuminen direktiivin tuomiin muutoksiin edellyttää monia toimenpiteitä, kuten henkilöstön ja esihenkilöiden kouluttamista, palkkaerojen tunnistamista ja tietojen järjestämistä. Varmista, että yrityksesi on valmis täyttämään EU:n palkka-avoimuusdirektiivin vaatimukset. Tämä tarkistuslista auttaa sinua etenemään järjestelmällisesti ja tehokkaasti.

EU:n palkka-avoimuusdirektiivi hyväksyttiin Euroopan parlamentissa vuonna 2023, ja se tulee panna täytäntöön viimeistään kesäkuussa 2026. Direktiivin tavoitteena on vahvistaa samapalkkaisuuden periaatteen noudattamista eli periaatetta, jonka mukaan naisille ja miehille tulee maksaa sama palkka samasta tai samanarvoisesta työstä. Mitä direktiivi tarkoittaa suomalaisille yrityksille, ja kuinka voit valmistautua siihen parhaalla mahdollisella tavalla?

Tänä päivänä tietoturva- ja tietosuoja-asiat ovat keskeisiä kaikille organisaatioille ja erityisesti silloin, kun käytetään ulkoistettuja kumppaneita tai valitaan SaaS-palvelua. Lyhenteet kuten ISO, ISAE, GDPR ja NIS2 ovat tärkeitä, mutta miten asiakas voi varmistua, että palveluntarjoaja toimii tietoturvallisesti ja kaikkien säädösten, lakien ja standardien mukaisesti? Tässä artikkelissa nostamme esiin asioita, jotka sinun tulee huomioida, kun arvioit palveluntarjoajan tietoturvaa ja tietosuojaa.

Pk-yrityksistä jopa 43 % toimii ilman modernia HR-ratkaisua, mikä voi johtaa virheisiin, hitauteen ja kasvaviin kustannuksiin. Manuaaliset prosessit kuormittavat arkea, kun taas nykyaikainen HR-järjestelmä vapauttaa resursseja tärkeämpiin tehtäviin ja tuo tehokkuutta sekä tietoturvaa henkilöstöhallintoon. 

Palkkahallinnolla on suora vaikutus työntekijöiden tyytyväisyyteen ja sitoutuneisuuteen. Silti on hälyttävää, että monet yritykset kamppailevat edelleen palkanlaskennan perusasioiden kanssa. Vielä vuonna 2024 merkittävä osa työntekijöistä kärsii maksuviivästyksistä tai virheistä palkoissa. Tällä on konkreettinen vaikutus henkilöstön vaihtuvuuteen.

Tekoäly (AI) on tullut yhä suositummaksi henkilöstöhallinnossa, ja tekoälyn integrointi palkkajärjestelmiin on jatkuvasti kehittyvä alue. Vaikka vain viidesosa eurooppalaisista yrityksistä on ottanut tekoälyteknologian käyttöön palkanlaskentajärjestelmissään, myönteiset vaikutukset voivat olla merkittäviä.

Tekoäly automatisoi palkanlaskentaa, vähentää manuaalisia tehtäviä ja tunnistaa virheet tarkasti, mikä osaltaan parantaa vaatimustenmukaisuutta.

Jatkuvasti kehittyvässä HR-ympäristössä palkanlaskentateknologian integrointi ei ole vain mukavuusasia, vaan strateginen välttämättömyys. Tutkimuksemme kuitenkin osoittaa, että kymmenesosalle eurooppalaisista yrityksistä integroidun ja tehokkaan palkkajärjestelmän saavuttaminen on edelleen ajankohtainen, mutta silti ratkaisematon haaste.

Aikana, jolloin organisaatioiden tehokkuus on suora kilpailuetu, oikean palkkaratkaisun valinnalla voi olla suuri merkitys. Palkanlaskennan haasteiden selättäminen on henkilöstö- ja talousjohtajille välttämätöntä tehokkaiden prosessien luomiseksi. Siksi on yllättävää, että niin suomalaiset kuin muut eurooppalaiset yritykset kertovat nopeuden ja tehokkuuden olevan suurin haaste palkanlaskennassa.

Vaatimustenmukaisuuden ylläpitäminen on tällä hetkellä suurin investointi, jonka yritykset tekevät palkanlaskennan hallinnoinnissa. Palkanlaskennan tietoturva seuraa aivan perässä. 

On selvää, että palkkahallinnossa lainsäädännön ja työehtosopimusten noudattamisen tulee olla etusijalla. Näiden noudattamatta jättämisellä on vakavia oikeudellisia ja taloudellisia seurauksia, kuten korkeat sakot, tarkastusten ja oikeudenkäyntien riski sekä mikä pahinta: yrityksesi maineen pysyvä vahingoittuminen. Tällainen toiminta rajoittaa myyntipotentiaalia, vaarantaa asiakassuhteet sekä rikkoo työntekijöiden luottamuksen.

Palkkahallintoon liittyvien riskien välttämiseksi on tärkeää varmistaa palkkahallinnon vaatimustenmukaisuus.

Vuoden loppu lähestyy, ja moni työnantaja pohtii, miten kiittää työntekijöitä kuluneesta vuodesta. Perinteet, arvot ja käytännöt kohtaavat modernit odotukset: mitä työnantajan tulisi ottaa huomioon lahjaa valitessaan? Herkkukori ja viinipullo pitävät suosionsa vuodesta toiseen, mutta rinnalle on noussut myös uudenlaisia vaihtoehtoja. Joululahjat ovat lähtökohtaisesti verovapaita, kun pitää mielessä muutaman tärkeän seikan.