Palkkapalvelun käyttöönotto: näin onnistut!
Palkkahallinnon ulkoistaminen tehostaa toimintaa ja vapauttaa henkilöresursseja liiketoiminnan tarpeisiin. Mutta mistä tekijöistä sujuva käyttöönottoprojekti on tehty?
Tehokas projektinhallinta
Käyttöönottoprojektin kokonaisvaltainen laatu varmistetaan tehokkaalla projektinhallinnalla. Projektia tulee kuljettaa hallitusti päätöspisteeltä toiselle aina projektisuunnitelman hyväksymisestä tuotantoon menoon ja lopulta projektin päättämiseen palvelun jo pyöriessä moitteettomasti. SD Worxilla on käytössään projektinhallintamenetelmä, jossa selkeät tarkistuspisteet pitävät prosessin ketterässä liikkeessä. ISAE-laatustandardit* toimivat osaltaan projektin laadun takeena ja mittaristona.
Onnistunut roolitus
Kun projektia koskevat tehtävät ja vastuut on jaettu täsmällisesti, on onnistuminen monin verroin helpompaa. Kullekin käyttöönottoprojektille kootaan projektipäällikön vetämä tiimi, joka koostuu asiakkaan edustajista ja SD Worxin parhaista asiantuntijoista. Projektipäällikkö on vastuussa aikataulusta ja budjetista. Projektille nimetty ohjausryhmä tukee ja ohjaa projektia.
Luotettavat lähtötiedot
Onnistuneen projektin varmistamiseksi on tärkeää, että kaikki projektin kannalta tärkeät tiedot – kuten manuaaliset työvaiheet tai paikalliset sopimukset – käydään läpi jo lähtökartoituksen aikana. Näin niitä koskevat toimintamallit ja kehitystoimet voidaan ottaa huomioon mahdollisimman varhain. Yllätykset projektin aikana tuovat haasteita niin projektinhallinnalle kuin budjetoinnillekin.
Sujuva tiedonkulku
Sujuva ja kahdensuuntainen dialogi on avain onneen – myös käyttöönottoprojekteissa. Varmista siis molemminsuuntainen tiedon kulku, ja että projektin jäsenillä on riittävästi aikaa keskittyä. Käyttöönottoprojektiin panostaminen kannattaa jo pelkästään siksi, että palvelun käynnistyessä palkkahallintoon aiemmin kuluneet resurssit vapautuvat muihin tehtäviin.
Kattava dokumentointi
Kattava dokumentointi viimeistelee onnistuneen projektin. SD Worxin projektinhallintamalli ja ISAE-laatustandardit edellyttävät projektin eri vaiheiden kattavaa dokumentaatiota. Asiakas saa dokumentit myös käyttöönsä.
Onnistunut käyttöönotto ei siis ole kiinni tuurista vaan ammattitaidosta, vuorovaikutustaidoista ja sitoutumisesta. Me SD Worxilla uskomme proaktiivisuuteen. Tiimimme asiakaslupaus on tarjota tuloksellista, tehokasta ja luotettavaa projektinhallintaa. Olet hyvissä käsissä!
Eila Siikström
*ISAE 3402 (International Standard on Assurance Engagements)
Laatustandardi ja varmennustoimeksianto yrityksen tai asiakkaan taloudelliseen raportointiin vaikuttavista prosesseista. Standardi perustuu liiketoiminnan riskiarviointiin ja niiden pohjalta määriteltyihin kontrolleihin, joilla voidaan varmentaa riskienhallinta ja siten palvelun laatu.
Lue seuraavaksi
Pilvipohjainen (SaaS) palkkajärjestelmä vai palkanlaskennan ulkoistus – kumpi on parempi ratkaisu?
Palkanlaskentaa ei voi hoitaa ilman jonkinlaista teknologista apua, vaikka sitä tekisi pelkällä laskimella. Ala on täynnä erilaisia teknologiaratkaisuja, joten oikean palkkajärjestelmän valinta voi tuntua ylivoimaiselta − jopa niin ylivoimaiselta, että joissain yrityksissä hoidetaan palkanlaskentaa edelleen Excelillä, vaikka sen toiminnot ovat hyvin rajalliset. Hienoa tässä palkanlaskentateknologian runsaudessa kuitenkin on se, että voit valita juuri sinun organisaatiosi tarpeisiin parhaiten sopivan vaihtoehdon.
Kannattaako palkkahallinto ulkoistaa vai hoitaa itse?
Palkkahallinnon ulkoistamista pidetään hyvänä ratkaisuna kaikenkokoisille yrityksille, ja usein se onkin erittäin hyvä vaihtoehto. Palkkahallinnon maailma on monimutkainen ja nopeasti kehittyvä, joten rauhoittaa mieltä, jos tukena on osaava kumppani − olipa sitten kyse palkkapalvelusta tai pelkästään älykkään palkkajärjestelmän hankinnasta.
Opas: Palkkakompassi
Onnistuneen palkanlaskennan määritelmä kehittyy ja laajenee joka vuosi. Selvitimme vuoden 2024 tutkimuksessamme 18 Euroopan maan työnantajien ja työntekijöiden näkemyksiä palkkahallinnosta organisaatioissaan. Palkkakompassi-oppaassa käymme läpi tutkimustuloksia sekä paljastamme neljä virstanpylvästä, jotka sinun on saavutettava matkallasi kohti onnistunutta palkkahallintoa.