Mitkä ovat laadukkaan palkkapalvelukumppanin tuntomerkit?

Mistä löydämme osaamista ja resursseja hoitamaan liiketoimintamme palkkahallinnon laadukkaasti nyt ja tulevaisuudessa? Miten varmistamme, että viranomaisvelvoitteet tulevat hoidetuksi oikein, ajasta ja paikasta riippumatta? Entä mitä voisimme tehostaa: mikä olisi paras tapa automatisoida palkkahallintoa?

Ulkoistamalla palkkahallinnon luotettavalle kumppanille yritys voi parhaimmillaan saavuttaa merkittäviä hyötyjä: alenevia kokonaiskustannuksia, tehokkaampaa ja laadukkaampaa toimintaa.  Yhtä lailla myös esimerkiksi eläköitymiset, oman osaamisen puute tai tarve hallita entistä paremmin omia henkilöstökustannuksia ovat tänä päivänä yhä painavampi ja perustellumpi syy ulkoistamiseen.

Punnitse ulkoistuskumppanin kyvykkyys toimittaa kokonaisvaltaista laatua

Ulkoistamisen logiikka on siinä, että rutiininomaiset prosessit, jotka eivät ole organisaation omaa ydintoimintaa, vastuutetaan sellaiselle kumppanille, joka on keskittynyt tämän osa-alueen ammattimaiseen hoitamiseen ja kehittämiseen. Kumppani on erikoistunut osaamisensa ja käytäntöjensä puolesta palvelun tuottamiseen niin, että asiakaslupaus laadukkaasta, kustannustehokkaasta ja asiakaslähtöisestä palvelusta toteutuu. Yksi onnistuneen ulkoistamisen tärkeimmistä tekijöistä on oikean kumppanin valinta. Hyvällä kumppanilla on oltava edellytykset asiakkaan toiminnan ymmärtämiselle, ja sen täytyy pystyä kehittämään ja uudistamaan toimintaansa pitkällä aikavälillä.

Muuttuvat liiketoiminnan tarpeet edellyttävät palkkapalvelukumppanilta vankkaa osaamispohjaa ja nopeaa reagointikykyä

Palkkahallinnon hoitaminen asiantuntevasti ja virheettömästi on vaativaa työtä. Erilaisten palkkalajien, säädösten sekä työehtosopimusten ja paikallisten sopimusten tulkitseminen edellyttävät vankkaa kokemuspohjaa ja syvällistä erityisosaamista. Ulkoistuskumppanin on myös kyettävä proaktiivisesti ottamaan huomioon organisaation kehittymisestä, yhteiskunnallisista muutoksista, viranomaissäännösten muuttumisesta, palkkahallinnon prosessien muutoksista sekä tietoteknisten ratkaisujen kehityksestä johtuvat tarpeet.

Mistä laadukkaan palkkapalvelukumppanin tunnistaa?

Palkkahallinnon ulkoistamisen tärkeimmiksi hyödyiksi ja ominaisuuksiksi katsotaan mm.:

• Tekijäriippumaton ja systemaattisesti aikataulutettu toiminta
• Erikoistuneet tekijätiimit
• Pitkälle automatisoidut prosessit
• Palkanlaskenta-aineiston toimittamisen helppous verkon välityksellä
• Asiakasyhteyshenkilön aktiivinen ote kumppanuudessa

Näiden ominaisuuksien taustalta löytyvät seuraavat laadun elementit:

1. Palvelun tuottaminen keskeytyksettä ja oikea-aikaisesti
2. Ammatillinen osaaminen
3. Palvelun virheettömyys ja tasalaatuisuus
4. Kustannustehokkuus
5. Helppokäyttöisyys, laadukkaat järjestelmät sekä korkealaatuinen asiakaspalvelu
6. Varmuus, että myös poikkeustilanteissa palkanlaskenta toimii keskeytyksettä
7. Ennakoitavuus ja joustavuus esimerkiksi yrityksen henkilöstömäärän muuttuessa

Palkanlaskennan prosessien osalta tärkein vaatimus laadukkaalle palvelulle on se, että palkat saadaan virheettömästi maksuun ajallaan. Jotta tämä on mahdollista, ulkoistuspalvelua hankittaessa kustannussäästön ei tulisi olla päätöksenteossa ainoa ja merkittävin valintatekijä. Tärkeimpänä elementtinä pitää sen sijaan huomioida laadukas ja asiakasorganisaation tarpeita vastaava palvelu, joka kehittyy ja joustaa asiakkaan liiketoiminnan muutosten mukana. Heikosti tuotettu palvelu, samojen virheiden toistaminen ja niiden korjaukset jälkikäteen maksavat organisaatiolle poikkeuksetta moninkertaisesti.

Kun ulkoistamista kilpailutetaan, onkin syytä tehdä kokonaistarkastelu, joka huomioi palvelun tuottajan toimintamallit, laadunvarmistuksen ja jatkuvan parantamisen käytännöt. Hyvää ja laadukasta palvelua ei saa hinnalla millä hyvänsä.

Kumppanin kyvykkyydestä toimittaa kokonaisvaltaista laatua voidaan varmistua myös yrityksen saavuttamien sertifikaattien kautta. Yhtenä esimerkkinä tästä ovat ISAE-sertifioinnit, jotka saadakseen kumppanilta on vaadittu toiminnoista tehdyt yksityiskohtaiset prosessikuvaukset, ratkaisun rajapintojen määrittelyt, sekä niihin liittyvät riskit. Näiden lisäksi kumppaniorganisaatiolta vaaditaan kuvaukset kontrollipisteistä sekä IT-järjestelmien kuvaukset ja niiden liittymäpinnat prosesseihin. Sertifiointien suurin hyöty asiakkaalle muodostuukin siitä, että eri toiminnot on kuvattu tarkalla tasolla ja niissä on myös kuvattu, kenellä on vastuu eri tilanteissa. Sertifiointien kautta asiakas voi varmistua siitä, että palveluntarjoaja on tarkasti kuvannut palveluun liittyvät toiminnat ja niiden vastuunjaon.

Onnistumisen edellytykset – myös ostajalla on vastuu

Onnistuneen ulkoistuksen tunnusmerkkeihin kuuluvat oleellisesti yksityiskohtaiset ja huolella laaditut yhteiset pelisäännöt ja toimintamallit. Myös säännölliset tapaamiset ja avoin kommunikaatio palveluntarjoajan ja asiakkaan välillä ovat äärimmäisen tärkeitä, jotta molemmat osapuolet jakavat yhteisen, reaaliaikaisen kokonaiskuvan ja pysyvät ajan hermolla muuttuvista tilanteista.

Onnistumisen ytimessä on toimittavan kumppanin korkealuokkainen osaaminen, mutta yhtä lailla myös asiakkaalla on tärkeä rooli varmistaa, että kumppanille toimitetaan aina oikea lähtötieto oikea-aikaisesti. Kumppanilla ja asiakasorganisaatiolla on yhteinen vastuu panostaa ja huolehtia kumppanuudesta. Molempien on syytä huolehtia, että sopimukseen kirjatut asiat, kuten palvelutaso, todella toteutuvat, esimerkiksi erilaisilla laadullisilla ja liiketaloudellisilla mittareilla.

Onnistumisen edellytyksenä on myös, että ulkoistavan yrityksen johto uskoo ulkoistuspäätökseen siihen sitoutuen, ja antaa tarvittavan tuen palveluntarjoajalle.

Lue myös:
Ulkoistettu palkkapalvelu on luottamusbisnestä. Miten varmistamme prosessin laadun?