Ulkoistettu palkkapalvelu on luottamusbisnestä – miten varmistamme prosessin laadun?

SD Worxilla on käytössä ISAE 3402 varmennusstandardi, jonka avulla tuotamme luotettavaa ja laadukasta palkkapalvelua ulkoistuspalveluasiakkaillemme. Mistä oikeastaan on kyse? Ja mitä hyötyä ISAE 3402 standardista on asiakkaidemme tilintarkastuksessa?

ISAE 3402 pähkinänkuoressa on laatustandardi ja varmennustoimeksianto yrityksen tai asiakkaan taloudelliseen raportointiin vaikuttavista prosesseista. ISAE-lyhenne tulee sanoista International Standard on Assurance Engagements. Se perustuu liiketoiminnan riskiarviointiin ja arvioinnin pohjalta määriteltyjen kriittisten prosessien ja prosessin vaiheiden kontrolleihin, joilla voidaan varmentaa riskienhallinta sekä siten palvelun laatu.

ISAE-standardin saamiseksi ulkoinen auditoija suorittaa tarkistuksen palkkahallinnon prosesseihin. Prosessikontrollien toimivuus osoitetaan dokumentoinnilla, joilla todennetaan tehty työ ja sen laatu. ISAE-auditointi tarkastelee aina menneitä tapahtumia eikä siten ota kantaa tulevaan. Auditoinnin ja sen tulosten perusteella voidaan kuitenkin tehdä muutoksia prosesseihin ja toimintamalleihin, mikäli muutostarpeita nousee esiin. ISAE-laadunvarmennuksen tarkoitus on sekä ennaltaehkäistä mahdollisia virheitä ja väärinkäyttöjä sekä löytää mahdollisesti tapahtuneet virheet.

SD Worxilla ISAE-prosessi on integroitu palkanlaskennan prosessiin, jotta tarvittavien kontrollien ja dokumenttien työstäminen sujuisi normaalin työn ohessa ja siten kuvastaisi nimenomaan todellista palkanlaskennan tilannetta. Riskienhallinnan ja kontrollimatriisin mukaisesti sovitut varmennustoimet suoritetaan säännöllisesti jokaisesta palkka-ajosta tai muun syklin mukaisesta aikataulusta koko vuoden ajan, vaikka auditointiperiodi onkin lokakuun alusta seuraavan vuoden syyskuun loppuun. Miksi emme sitten ole valinneet perinteistä kalenterivuotta auditointiin? Koska asiakkaidemme tilintarkastajat tarvitsevat auditointiraporttia useimmiten vuodenvaihteen tienoilla ja tällä aikataululla sen toimittaminen tilintarkastajille ja yrityksen tilinpäätöksen aikataulussa onnistuu. Tarvittaessa toimitamme erillisen vahvistuskirjeen asiakkaalle, jossa vahvistamme koko kalenterivuoden osalta toimineemme saman mallin mukaan.

Itse auditoinnit ulkopuolisen auditoijan toimesta toteutetaan syys-lokakuussa ja auditoinneissa olemme sisällyttäneet koko asiakaskunnan mukaan auditointeihin. Auditoijat valitsevat tietyt tarkastuskohteet kaikista kontrolleista ja antavat lopuksi lausunnot tarkastuksen tuloksista. Nämä auditoinnin ja tarkastuksen tuloksista muodostetaan ISAE 3402 Type II -raportti, jonka ulkoistuspalveluasiakkaamme voivat kokonaisuudessaan tilata itselleen ja näin säästää selvää rahaa omissa tilintarkastuskustannuksissaan. Lisäksi raportin avulla asiakas saa yksityiskohtaista tietoa SD Wroxin ulkoistuspalveluiden toteutuneesta laadusta auditoinnin näkökulmasta.

Suosittelemme tilaamaan raportin, koska se on suoraan käyttökelpoinen yrityksen palkkahallinnon tilintarkastuksessa ja siten säästää sekä aikaa että rahaa tilintarkastuksesta. Koska kyseessä on vakiintunut ja kansainvälinen varmennustoimeksianto ja standardi, on sen hyödyntäminen tilintarkastajille tuttua. Kansallisen Tulorekisterin astuttua voimaan 1.1.2019 myös tilintarkastuksen prosessi muuttuu. ISAE-raportin avulla pyrimme osaltamme tukemaan asiakkaitamme tämän muutoksen onnistumisessa ja toteutumisessa.

Jos kiinnostuit raportista ja haluat saada sen käyttöösi, ota yhteyttä asiantuntijoihimme.

 

Laura Antila

Development Manager, Quality and Business Development

Laura Antila vastaa SD Worxin ulkoistuspalveluissa erilaisista kehityshankkeista sekä toimii koordinointivastuussa Pohjoismaisella tasolla ISAE 3402 standardista. Laura on innovatiivinen ja muutosmyönteinen palveluiden kehittäjä, joka kannustaa kaikkia rohkeuteen kokeilla ja innostua uusista asioista. Palvelun laatuun tulee hänen mielestään kiinnittää huomiota, jotta asiakkaiden luottamus pysyy korkealla tasolla. Laadunvarmennuksen tehtävä on kehittää prosesseja niin, että asiat tehdään kerralla oikein, jotta palvelu on sekä huippulaatuista että tehokasta.

 

Lue myös: Mitä kaikkea ohjelmistorobotiikalla voi saada aikaan?