Kompastuiko HR näennäiseen digitalisaatioon?

Palkanlaskennan ja HR:n kenttä on perinteisesti ollut varsin manuaalinen. Vaikka järjestelmät ovatkin kehittyneet vuosien saatossa, liittyy rutiineihin edelleen paljon käsityötä. HR:n ja palkanlaskennan prosessit nivoutuvat myös tiiviisti yhteen. Jotta prosesseja voidaan tehostaa onnistuneesti, vaatii se kummankin osa-alueen syvällistä ymmärrystä.

–  Palkka- ja henkilöstöhallinnon prosessit alkavat rekrytoinnista ja työsopimuksen tekemisestä. Ne myös jatkuvat monilla tehtävillä: mm. henkilö- ja työsuhdetietojen ylläpidolla, työsuhteen aikaisilla päivityksillä, kehityskeskusteluilla, osaamisenhallinnalla ja pätevyyksien seurannalla. Prosesseihin kuuluu työaikojen, lomien ja poissaolojen kirjaamista. Kaikista näistä tapahtumista on myös olennainen linkki palkanlaskentaan. Tiedot tulee toimittaa täsmällisesti palkkajärjestelmiin, jotta palkat, palkkakirjanpito ja palkkaraportointi hoidetaan ajallaan ja oikein. Palkka- ja henkilöstöhallinnon saumattomien prosessien tuotoksena syntyy myös valtava määrä dataa. Tulkittuna ja kehittyviä data-analytiikan mahdollisuuksia hyödyntäen tämä data tuo uutta tietoa johtamisen tueksi, niin esimiehille ja HR:lle, kuin taloushallinnolle ja muullekin liiketoimintajohdolle, summaa SD Worx Suomen ulkoistuspalveluista vastaava Hanna Mattinen.

Kansainvälisten tutkimusten mukaan jopa yli 80 % digitalisaation liittyvistä hankkeista epäonnistuu

Digitalisaatiosta puhutaan silloin, kun liiketoimintaprosesseja uudistetaan ja tehostetaan teknologian avulla. HR:n ja palkkahallinnon prosessien tehostamistarpeeseen vastataan usein uuden järjestelmän hankinnalla. HR:n ja palkkahallinnon käytännön tason tekeminen on kuitenkin usein etenkin suuremmissa organisaatioissa pirstaloitunut ympäri organisaatiota, jolloin kokonaiskuvan hahmottaminen on haastavaa.

–  Järjestelmähankkeet kuvitellaan usein onnistuneeksi, kun jokin tietty tehtävä tai rutiini hoidetaan digitaalisesti. Todellisuudessa prosessiin liittyy virheitä, jotka korjataan manuaalisesti jossain toisaalla. Kokonaisprosessin digitalisoinnin sijaan siis digitalisoidaan näennäisesti yksi kokonaisprosessin osa tai osuus, mutta käytännössä manuaalinen prosessinvaihe siirtyy toisaalle, Mattinen jatkaa.

Esimerkkejä näennäisdigitalisaatiosta HR- ja palkkahallinnossa löytyy esimerkiksi työajanhallintajärjestelmästä, joka ei ohjaa oikeaan kirjaukseen tai estä virheellisiä kirjauksia, vaan erilaisia poissaoloja ja työaikoja on mahdollista kirjata päällekkäin. Virheellisten kirjausten aiheuttamien virhelokien käsittely jää tällöin huomaamatta, koska vastuu niistä ei ole kyseisessä yksikössä. Riskinä on, että kokonaisprosessi jää vajavaiseksi: korjausten käsittely on edelleen manuaalista, hukkaa organisaation resursseja ja aiheuttaa ennakoimattomia kuluja. Data-analytiikan aikakaudella on myös ensiarvoisen tärkeää, että analytiikan keinoin hyödynnetty järjestelmiin talletettu data on oikein.

–  Kaikkien kehityshankkeiden onnistumisen lähtökohtana on siis syvä, monipuolinen ja kokonaisvaltainen prosessien ymmärtäminen, jotta määrittelyvaiheeseen saadaan kattava End-to-End prosessin ymmärrys. Kun tämä on kunnossa, voidaan aloittaa digihankkeen toteutuksen suunnittelu tarkemmin ja minimoida sudenkuopat näennäiselle digitalisaatiolle, toteaa Mattinen.

Onnistuneen digihankkeen resepti

Toteuttamalla kehityshankkeet ammattitaitoisen kumppanin kanssa varmistetaan, että digitaalisella muutoksella onnistutaan luomaan aitoa lisäarvoa liiketoimintaan. Osaava kumppani kykenee tuomaan hankkeeseen kokemuksen tuomia parhaita käytäntöjä, tunnistaen vaaranpaikat jo kaukaa. Luotettavan kumppanin avulla kehityshankkeiden käyttöönotossa onnistutaan sujuvasti ja työskentely tehostuu. Vain näin varmistetaan myös se, että investoinnilla on edellytykset maksaa itsensä takaisin.

Lataa maksuton opas

Olemme koonneet yli 200 pohjoismaisen HR-asiantuntijan kokemuksia ja näkemyksiä niin onnistuneista, kuin vähemmän onnistuneista henkilöstö- ja palkkahallinnon digitalisaatiohankkeista.

Lataa maksuton opas ”Kompastuiko HR näennäiseen digitalisaatioon?” ja saat konkreettisia vinkkejä kuinka välttää digihankkeiden sudenkuopat, sekä kuulet, mitä asioita HR:n digihankkeita suunnitellessa on tärkeää ottaa huomioon.