Opas: Kompastuiko HR näennäiseen digitalisaatioon?

Mistä sitten johtuu, että kansainvälisten tutkimusten mukaan jopa yli 80 % digitalisaatioon liittyvistä hankkeista epäonnistuu? SD Worxilla on pitkä ja monipuolinen kokemus henkilöstö- ja palkkahallinnon digihankkeista. Kokemuksemme mukaan nämä kuusi osa-aluetta parantavat huimasti henkilöstö- ja palkkahallinnon kehityshankkeiden onnistumistodennäköisyyksiä.

1. Luo avoin digitaalinen kulttuuri

Digitalisaatiossa kyse on perimmiltään uudistumisesta, jonka tavoitteena on tukea liiketoimintaa entistä paremmin. Organisaatiosta riippuen se voi tarkoittaa perustavanlaatuista muutosta tai kevyempää toimintatapojen hienosäätöä. Olipa kyse isosta tai pienestä muutoksesta, tavoitteena pitäisi aina olla toimintatapojen kriittinen tarkastelu ja uudistuminen. Jotta muutos onnistuu, täytyy yrityksen kulttuurin olla muutokselle avoin. Puhutaankin digitaalisesta kulttuurista. Se tarkoittaa sitä, miten yritys – korkeimmasta johdosta jokaiseen työntekijään – suhtautuu digitalisaatioon. Ei riitä, että johto yksin laatii strategioita, vaan jokaisen työntekijän täytyy suhtautua teknologiaan positiivisesti. Kaikkien täytyy ymmärtää, miten uudet järjestelmät voivat tehdä työpaikan arjesta sujuvampaa.

2. Omat asiantuntijat alusta saakka mukaan

Investointi voi maksaa itsensä takaisin vain, jos se otetaan oikeasti käyttöön. Esimerkiksi uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii tukea ja kannustusta, mutta ennen kaikkea sen tulee vastata todelliseen tarpeeseen. Siksi onkin todella tärkeää, että yritykset käyttävät arvokkainta voimavaraansa, omia asiantuntijoitaan, jo hankkeen suunnittelussa. Yrityksen asiantuntijat tuntevat parhaiten sen prosessit ja tietävät, mihin parannusta kaivataan. Heidän avullaan saadaan selville kokonaiskuva, eri prosessien merkitys ja se, miten ne vaikuttavat kokonaisuuteen.

3. Huomioi myös ROX

Muutoksen rahallisen hyödyn, ROI:n (Return on Investment) lisäksi on yhtä tärkeää arvioida myös digihankkeen ROX (Return on Experience). ROX viittaa siihen, miten käyttäjät suhtautuvat järjestelmään ja miten se todellisuudessa vaikuttaa heidän työhönsä. Sujuvoittaako esimerkiksi uusi järjestelmä aidosti työtä, vai siirtyykö tarkistuksia tai toistuvia, manuaalisia tehtäviä vain prosessin toiseen kohtaan? Uudistuksessa on tärkeä keskittyä tehtäviin, joissa oikeasti voidaan säästää aikaa, helpottaa työntekijöiden taakkaa tai esimerkiksi vähentää virheitä.

4. Mieti, mistä voidaan luopua

Kun kokonaisuutta pohditaan yhdessä yrityksen asiantuntijoiden kanssa, löydetään myös tehottomia toimintoja, joiden poistaminen tuo suoraa säästöä. Kun suunnittelussa pureudutaan alusta saakka todellisiin hyötyihin työntekijöiden kannalta ja yrityksen asiantuntijat pääsevät vaikuttamaan lopputulokseen, muutoksen läpivienti on helpompaa. Asiantuntijat ymmärtävät, miten uusi järjestelmä vaikuttaa heidän työhönsä ja tekee heidän työstään mielekkäämpää.

5. Myös johtamisen täytyy uudistua

Onnistunut digitalisaatio edellyttää myös johtamisen muutosta. Tulevaisuuden teknologiaa ei voida johtaa perinteisin menetelmin. Myös työntekijöiden odotukset muuttuvat nopeasti: uusien ikäpolvien odotukset niin johtamisen kuin teknologiankin osalta ovat hyvin erilaiset kuin aiemmilla sukupolvilla.  Kuluttajateknologioiden kehittyessä nopeasti syntyy olettamus, että myös työssä hyödynnettävät välineet ja teknologia mukautuvat kehitykseen.

6. Älä unohda ihmistä

Digitalisaation ymmärtäminen vaatii siis kannustavaa kulttuuria ja tukea. Jos uusia digitaalisia työkaluja tuodaan työntekijöille ilman tarvittavaa koulutusta ja kannustusta, niiden hyödyt jäävät auttamatta vähäisiksi. Mikäli työntekijät kokevat teknologian myös vaikeuttavan työn tekemistä, hankkeet saattavat synnyttää muutosvastarintaa, ja silloin niiden mahdollisuudet onnistua kärsivät. Kun teknologia toimii aidosti työntekijän tukena, tulee teknologian ja työntekijän yhteistyöstä saumatonta ja tuottavaa. Teknologia on siis vain työn mahdollistaja, jonka avulla voidaan vapauttaa asiantuntijoiden aikaa yhä luovempaan ja tuottavampaan työhön. Lopulta kuitenkin työntekijä määrittää, onko digihanke onnistunut.

Digihanke, esimerkiksi uuden järjestelmän hankinta, on siis kokonaisvaltainen prosessi, joka edellyttää liiketoimintajohdolta toimintatapojen rehellistä tarkastelua sekä kiinnostusta ja halua digitaalisen kulttuurin luomiseksi. Se vaatii syvällistä ymmärrystä yksiköiden toiminnoista ja siitä, kuinka ne vaikuttavat toisiinsa. Digihankkeet eivät ole enää yksin IT:n projekteja, vaan kehityshankkeita, joissa koko yritys on yhdessä mukana.

Lataa maksuton opas

Kuinka välttää sudenkuopat ja onnistua palkka- ja henkilöstöhallinnon digihankkeissa? Lataa maksuton opas Kompastuiko HR näennäiseen digitalisaatioon? ja saat konkreettisia vinkkejä siitä, mitä asioita HR:n digihankkeita suunnitellessa on tärkeää ottaa huomioon.