Suomalainen Arla Oy uudistaa palkkahallinnon prosessinsa SD Worxin palkkapalvelun avulla
Kansainväliseen Arla Foods -konserniin kuuluva ruokatalo Arla Oy on valinnut palkkapalvelukumppanikseen SD Worxin, tavoitteenaan nykyaikaistaa ja tehostaa palkkahallinnon prosesseja. Yhteistyösopimuksen myötä SD Worx vastaa jatkossa koko Arlan Suomen organisaation palkkapalveluiden tuotannosta.
Suomen vanhimpiin meijeriyhtiöihin kuuluva Arla on toiminut alalla jo 90 vuoden ajan. Yhtiön palveluksessa työskentelee 320 työntekijää ja maidontuottajia yhtiöllä on Suomessa 530. Suomen lainsäädännöllä ja työehtosopimuksilla on merkittävä vaikutus palkanlaskentatyöhön. Mitä monimutkaisempia säännökset ja rakenteet työehtosopimuksissa ovat, sitä vaikeampaa niiden tulkitseminen ja prosessien automatisointi palkanlaskennassa on. Meijerialalle tyypilliset spesifiset ja kompleksiset työehtosopimukset haastavat palkanlaskentaa ja edellyttävät tehokkaita prosesseja.
Palkkaprosessien kehittämiseen kaivattiin apuvoimia
Palkkajärjestelmiä on tärkeää tarkastella erillisen tai yksittäisen järjestelmän sijaan osana kokonaisarkkitehtuuria. Tällöin palkkajärjestelmä tuottaa organisaatiolle enemmän lisäarvoa sekä takaa oikeellisen ja korkealaatuisen palkkapalvelun.
”Organisaatiossamme on viime vuoden aikana ollut käynnissä mittavia järjestelmäkehityshankkeita, joiden myötä myös palkkajärjestelmämme tarvitsee useita eri integraatioita. Tarkastellessamme palkkahallinnon prosessejamme tarkemmin totesimme, että niissä on paljon tehostamisen varaa. Useita prosesseja hoidettiin manuaalisesti emmekä osanneet hyödyntää olemassa olevan palkkajärjestelmän kaikkia toiminnallisuuksia tehokkaasti. Resurssimme olivat myös suureksi osaksi sidottu käynnissä oleviin kehitysprojekteihin eivätkä riittäneet palkkaprosessien kehittämiseen”, kertoo Arla Oy:n Head of HR Maija Tantere.
Prosessikonsultointi käyttöönoton tukena
Jokaisen käyttöönottoprojektin onnistumisen edellytys on tarkka tilannekartoitus sekä tarpeiden ja vaatimusten määrittely. Prosessikonsultoinnin avulla kyetään nykytilanne, mahdolliset kehitystarpeet ja organisaation ulkoistusvalmius kartoittamaan tarkasti.
”SD Worxin prosessikonsultoinnin ansiosta onnistuimme poistamaan nopeasti useita manuaalisia vaiheita. Hyödyntämällä automaatiota pystymme myös parantamaan palkkapalvelumme tarkkuutta ja laatua. Päätös palkkapalvelun ulkoistamisesta syntyi lopulta helposti, sillä organisaatiossamme on tarve keskittää resurssit liiketoimintaamme eniten hyödyttäviin toimintoihin. SD Worxin vakioitujen toimintatapojen sekä pitkän kokemuksen ansiosta pääsimme liikkeelle nopeasti ja käyttöönotto on sujunut helposti. Palkkapalvelumme ovat nyt luotettavissa käsissä”, jatkaa Tantere.
Tehokkuutta ulkoistuksen avulla
Palkkahallinnon ulkoistaminen on yleistynyt viime vuosien aikana merkittävästi. Kiristyvän kilpailutilanteen myötä organisaatioiden on entistä tärkeämpää keskittää olemassa olevat resurssit omaan ydinliiketoimintaan. Organisaation sisällä pidetään yhä useammin vain ne toiminnot, jotka ovat strategisesti tärkeitä. Palkanlaskenta kaikessa tärkeydessään on useimmille yrityksille välttämätön tukitoiminto, jonka laadukkaalla toimivuudella on välitön vaikutus henkilöstökokemukseen.
”Meillä SD Worxilla palkanlaskenta on ydinosaamistamme, josta olemme ylpeitä. Laadukas palkanlaskenta edellyttää vahvaa ymmärrystä eri toimialoista, lainsäädännöistä, työehtosopimuksista ja niiden vaikutuksista palkanlaskentaan. Vahvuutemme perustuu 50 vuoden kokemuksesta syntyneeseen vahvaan osaamiseen ja ymmärrykseen, toimiviin ja tehokkaisiin prosesseihin sekä nykyaikaisten teknologioiden hyödyntämiseen”, kertoo Suomen SD Worxin maajohtaja Hanna Mattinen ja jatkaa: ”Meillä on saman katon alla sekä palkkajärjestelmämme tuotekehitys että palkkapalvelu, ja tämä on ehdottomasti meille vahvaa kilpailuetua tuova yhtälö. Kykenemme näin kehittämään tehokkaasti järjestelmäämme ja palkkapalveluitamme vastaamaan markkinan muuttuvia tarpeita.”