Palkkahallinnon ulkoistamisella organisaatiot voivat säästää aikaa ja voimia, kun omia resursseja ei tarvitse suunnata eri alan asiantuntemusta vaativaan työhön, SD Worxin palkkahallinnon ulkoistuspalvelussa Delivery Managerina työskentelevä Karoliina Palkonen arvioi.
– Asiakkaan on mahdollista saada vielä enemmän, kun palveluntarjoaja toimii aidon asiakaslähtöisesti, Palkonen vakuuttaa.
Palkosen mukaan asiakkaan erityiset palvelutarpeet on olennaista kartoittaa jo myyntivaiheessa. Kun asiakassuhde alkaa, käynnistyy projektivaihe, jossa valmistaudutaan palvelun käyttöönottoon.
– Projektivaiheessa asiakas on osallisena, ja palveluntuottaja taas ottaa vetovastuun. Hyvä käytäntö on esimerkiksi vakioidut työpajakäytännöt järjestelmän ja palvelun käyttöönottoon. Meillä työn- ja vastuunjakomatriisi kuvaa yksityiskohtaisesti asiakkaan ja ulkoistuskumppanin vastuulla olevia tehtäviä ja työvaiheita jatkuvassa palvelussa.
Palkosen mukaan palkkapalvelu on mahdollista toteuttaa laadukkaasti, kun jo projektivaihe toteutetaan perusteellisesti.
– Kun palvelun tulevat asiantuntijat ovat mukana projektivaiheessa, he pääsevät näin tutustumaan asiakkaaseen jo ennen palvelun käynnistämistä.
Päivittäisen operatiivisen toiminnan lisäksi palkkapalvelun ulkoistuskumppani voi tehdä yhteistyötä asiakkaan kanssa myös strategisella tasolla.
– Olennaista on säännölliset palaverit asiakkaiden kanssa. Tärkeää on myös läpinäkyvä laaturaportointi. Raportteihin on hyvä kirjata molempien osapuolten kaikki mahdolliset palvelun tuottamiseen liittyvät poikkeamat. Tällä tavoin prosessia on mahdollista kehittää jatkuvasti.
Palkonen kertoo, että hyvä käytäntö on käydä laaturaportit säännöllisesti läpi yhdessä asiakkaan kanssa.
– Jos laaturaporteista huomataan, että vaikkapa jokin palkanlaskentaan kytköksissä oleva esijärjestelmä tuottaa virheellistä, manuaalista korjaamista vaativaa tietoa, tai jotkin toiminnot osoittautuvat aikaa vieviksi, niihin suunnitellaan yhdessä muutokset, jotka lisäävät prosessin sujuvuutta.
SD Worxilla asiantuntijat ovat asiakkaan tukena ulkoistuksen joka vaiheessa, niin arkisessa yhteistyössä kuin ennakoimassa tulevaa.
– Asiantuntijamme kehittävät ja ylläpitävät osaamistaan. Meillä on esimerkiksi Legal Watch- ja Osaamisen Kehittämisen -työryhmät, jotka ennakoivat palkkahallinnon lainsäädännön muutoksia ja osaamistarpeita, Palkonen sanoo.
– Palveluumme kuuluu asiakkaalle nimetyt palkkayhteyshenkilöt, mutta lisäksi tarjoamme asiakkaan koko henkilöstölle neuvontapalvelua. Näin esimiehiltä ja HR-yhteyshenkilöiltä vapautuu aikaa, kun palkka-asioista pääsee kysymään suoraan SD Worxin palkka-asiantuntijoilta.
Lue lisää: Vapauta aikaa ja energiaa yrityksesi liiketoiminnan tarpeisiin
Palkonen suosittelee asiakkaille neuvonnan ohella myös arkistointi- ja verkkopalkkapalveluita.
Arkistointipalvelussa hoidetaan kaikkien lakisääteisten raporttien arkistointi. SD Worxin uusi arkistointituote on SD Worx Keep, jossa on entistä laajemmat mahdollisuudet myös asiakaskohtaisten raporttien arkistointiin.
Verkkopalkkalaskelman taas voi saada näkyviin verkkopankin kautta, ja siihen voidaan vielä kytkeä eLiksa-sovellus, jolla palkkalaskelman saa mobiililaitteeseen ja jossa on mahdollista kätevästi seurata myös verokortin tulorajan täyttymistä. Notifikaatio ilmoittaa käyttäjälle, kun uusi palkkalaskelma on ilmestynyt.
– Erityisesti korona-ajan myötä olemme pyrkineet vielä aiempaakin enemmän löytämään kaikkiin prosesseihin digitaalisia ratkaisuja.
Palkosen mukaan SD Worxin merkittävä ero moniin muihin ulkoistuksen tarjoajiin on, että SD Worxin ulkoistuspalvelut tuottavat palkkapalvelut SD Worxin omalla SD Worx W -palkanlaskentajärjestelmällä.
– SD Worx W -järjestelmän takana ovat omat järjestelmäkonsulttimme sekä tuotekehitys, joten kehitämme yhteistyössä järjestelmät ja palkkapalvelun prosessit yhteensopiviksi.
SD Worxin pilvipalveluiden käyttäminen myös keventää GDPR-säädöksiin asiakkaille liittyvää taakkaa, kun SD Worx vastaa tietojen säilyttämisestä ja käsittelystä.
Karoliina Palkonen, Delivery Manager, SD Worx
Oletko harkitsemassa palkkahallinnon ulkoistamista? Kokosimme asiantuntijoidemme vuosien aikana kerättyjä oppeja yhteen ja tiivistimme ne kuuden vinkin oppaaksi. Opas auttaa sinua valmistautumaan onnistuneeseen ulkoistusprosessiin.
Palkanlaskentaa ei voi hoitaa ilman jonkinlaista teknologista apua, vaikka sitä tekisi pelkällä laskimella. Ala on täynnä erilaisia teknologiaratkaisuja, joten oikean palkkajärjestelmän valinta voi tuntua ylivoimaiselta − jopa niin ylivoimaiselta, että joissain yrityksissä hoidetaan palkanlaskentaa edelleen Excelillä, vaikka sen toiminnot ovat hyvin rajalliset. Hienoa tässä palkanlaskentateknologian runsaudessa kuitenkin on se, että voit valita juuri sinun organisaatiosi tarpeisiin parhaiten sopivan vaihtoehdon.
Palkkahallinnon ulkoistamista pidetään hyvänä ratkaisuna kaikenkokoisille yrityksille, ja usein se onkin erittäin hyvä vaihtoehto. Palkkahallinnon maailma on monimutkainen ja nopeasti kehittyvä, joten rauhoittaa mieltä, jos tukena on osaava kumppani − olipa sitten kyse palkkapalvelusta tai pelkästään älykkään palkkajärjestelmän hankinnasta.
Onnistuneen palkanlaskennan määritelmä kehittyy ja laajenee joka vuosi. Selvitimme vuoden 2024 tutkimuksessamme 18 Euroopan maan työnantajien ja työntekijöiden näkemyksiä palkkahallinnosta organisaatioissaan. Palkkakompassi-oppaassa käymme läpi tutkimustuloksia sekä paljastamme neljä virstanpylvästä, jotka sinun on saavutettava matkallasi kohti onnistunutta palkkahallintoa.