Laajentaminen palkkapalvelusta HR-palveluun – mitä lisäarvoa tämä tuo yritykselle?

Useampi organisaatio ulkoistaa palkkapalvelunsa, mutta samalta palveluntarjoajalta on mahdollista saada myös muita HR-palveluita. Näitä voivat olla esimerkiksi erilaiset palkkapalveluprosessin osat kuten asiakkaan HR-tietojärjestelmien ylläpitäminen.

Asiakas voi valita ulkoistamisen erilaisista syistä. Ulkoistamisen motiivina on usein ajansäästö, tai HR-palvelut ulkoistetaan, jos yrityksestä ei löydy osaavaa henkilökuntaa.

Joskus yrityksistä saattaa hävitä HR-osaaminen muutosten myötä. Työntekijöitä esimerkiksi eläköityy tai jää pidemmäksi aikaa pois vaikkapa perhevapaalle tai opintovapaalle

SD Worx pystyy vastaamaan yrityksessä tuleviin yllättäviin tilanteisiin, sillä yrityksestä löytyy palkanlaskennan lisäksi myös vahvaa HR-osaamista.

– Työt on organisoitu asiakas huomioiden niin, että aina useampi henkilö on hoitamassa asiakkaan ulkoistamia palveluita. Tällä pyritään varmistamaan asiakkaalle sujuva palvelutuotanto sekä tarvittava järjestelmäosaaminen, Merja Maasalo, SD Worxin Delivery Manager, kertoo. 

SD Worx voi hoitaa esimerkiksi palkkojen tarkistamista tai tallentaa palkanlaskennan materiaaleja asiakkaan järjestelmiin. Poissaoloprosessin hallintaan on myös mahdollista saada palvelua. Samoin SD Worxin HR-asiantuntija voi toimia asiakkaan järjestelmien pääkäyttäjänä.

– HR-tiimissä teemme pääasiassa operatiivisia tehtäviä, Maasalo sanoo. Hän kertoo, että asiakas tulkitsee työehtosopimuksen ja päättää, milloin tarvitaan esimerkiksi sairauspoissaoloon todistus. SD Worxin tiimi voi toimia asiakkaan tukena ja tarjota erilaisia ratkaisuja kokemuksensa perusteella sekä tarjota neuvontapalveluita.

Maasalo kertoo, että asiakkaat saavat SD Worxilta myös tarvittaessa henkilöstövuokrauspalvelua.

– Henkilöstövuokraus on yleinen tapa saada tarvittavaa osaamista ja resursseja tilapäisiin tarpeisiin. HR-asiantuntijat voivat työskennellä asiakkaiden tiloissa tai etänä tarjoten laaja-alaista HR-palvelua kuten palkanlaskentaa, henkilöstöhallintoa ja työsuhdekysymysten käsittelyä. Tämä antaa asiakkaille mahdollisuuden hyödyntää HR-ammattilaisten osaamista ilman tarvetta palkata pysyviä työntekijöitä.

Lisäksi SD Worx tarjoaa erillisenä palveluna tukea HR-prosessien kehittämiseen sekä työsuhdejuridista neuvontaa.

Ulkoistamisen motiivit vaihtelevat organisaation tarpeiden ja tavoitteiden mukaan. Yleisimpiä syitä ovat kustannusten säästöt, keskittyminen ydinosaamiseen, tehokkuuden parantaminen ja resurssien vapauttaminen muihin tärkeisiin tehtäviin.

– Meiltä löytyy syvää palkkaosaamista, josta asiakkaan on helppoa laajentaa ulkoistusta HR-palveluihin. Yhteistyö talomme sisällä on tehokasta. Vuosien varrella olemme tunnistaneet, että pitkä yhteistyö asiakkaan kanssa syventää molemminpuolista luottamusta ja tehostaa palveluita, Maasalo sanoo.

Yhteistyötä seurataan ja kehitetään säännöllisissä yhteistyöpalavereissa.

– Palveluntarjoajan ja asiakkaan suhde vahvistuu sen myötä, mitä enemmän toimintoja on samalla palveluntarjoajalta. Se sujuvoittaa ja kehittää yhteistyötä. Meillä on talossa paljon osaavaa henkilökuntaa, joka pystyy paikkaamaan yllättävissä tilanteissa, Maasalo kertoo.

HR-palveluita ulkoistettaessa kartoitetaan aina ensiksi asiakkaan tarpeet. Tässä vaiheessa pohditaan, mitä halutaan ulkoistaa ja kuinka toiminnot järjestetään.

Tarpeita kartoitetaan yhteistyöpalavereissa, joiden myötä asiakkaalle räätälöidään sopiva palvelupaketti. Tärkeää on laatia asiakkaan kanssa selkeä sopimus, joka määrittelee tarkasti palvelutasot, vastuut, raportoinnin ja tiedonsiirron sekä tiedon luottamuksellisuuden. Asiakkaan panostusta tarvitaan alkuvaiheessa asianmukaiseen ja turvalliseen HR-tiedon siirtoon.

– Asiakkaat eivät ole geneerisiä, eli perehdytykseen menee vaihtelevia aikoja tehtävien laajuuden mukaan. Alussa perehdytys on tiiviimpää, mutta kuukauden aikana päästään yleensä jo pitkälle.

– Olemme saaneet hyvää palautetta ja asiakkaat ovat palautteiden mukaan olleet tyytyväisiä tarjoamiimme HR-palveluihin, Maasalo kertoo. Hän kiittelee, että yhteistyö erilaisten asiakkaiden kanssa on ollut antoisaa.