Näin ulkoistusprosessi menee: ”Olemme kanssasi koko matkan”

Ennustettavista kustannuksista ja tehokkaammasta raportoinnista huolimatta monet talous- ja HR-johtajat epäröivät ulkoistaa palkanlaskentaa. Monet pitävät sitä hankalana ja epäilevät, pystyykö ulkoistuspalveluiden toimittaja hoitamaan heidän monimutkaisen liiketoimintarakenteensa. Ulkoistusprosessiin perehdyttämisen parissa työskentelevä Susanne Svensson kertoo tässä, kuinka prosessi toimii SD Worxin kanssa. ”Olemme kanssasi koko matkan”, hän sanoo.

Syy siihen, miksi organisaatio alkaa miettiä palkkojen ulkoistamista, voi luonnollisesti vaihdella. SD Worxin Client Onboarding Manager Susanne Svenssonin mukaan prosessi käynnistyy usein siitä, että palkkahallinto ei toimi optimaalisesti.

– Se voi alkaa esimerkiksi siitä, että yritys kasvaa ja palkkaa lisää työntekijöitä. Silloin on myös palkattava lisää palkka-asiantuntijoita, mikä voi tulla kalliiksi. Se voi käynnistyä myös siitä, että joku palkkahallinnossa jää sairauslomalle, minkä vuoksi töissä jäädään jälkeen.  

Kun talous- ja henkilöstöjohtajat alkavat tarkastella prosesseja, he huomaavat usein, että monet näistä haasteista voidaan ratkaista ulkoistamalla, Susanne Svensson kertoo.

– Henkilöstöjohtajana haluat olla varma, että aina on olemassa tiimi, joka vastaa palkoista. SD Worxissa sinulla on nimetty yhteyshenkilö ja hänen taustallaan työskentelee iso tiimi, joka on aina käytettävissäsi. Maksat vain palkkalaskelmien määrän mukaan ja kaikki sisältyy tähän hintaan, mikä tekee kustannuksista ennakoitavampia ja helpommin skaalattavia ylös- tai alaspäin tarpeiden mukaan. Se on turvallista sekä osaamisen, tiimin että resurssien suhteen.

Susanne selittää vielä:

– Ulkoistuksessa talousjärjestelmäsi voidaan liittää myös ulkoistettuun palkkajärjestelmään, mikä takaa, että saat aina oikeat ja ajallaan saapuvat raportit. Ei tarvitse myöskään huolehtia siitä, että järjestelmää ei päivitetä, koska siitä huolehtii SD Worx. Meillä on myös saatavilla tukimalli, joka takaa oikean ”maksun” oikeaan aikaan. Meille tulee kalliiksi, jos emme toimita sopimuksen mukaan. Jos siis jotain sellaista tapahtuu, että palkkoja ei saada ulos, työskentelemme kellon ympäri ongelman ratkaisemiseksi.

Susanne Svensson sanoo, että monet organisaatiot epäröivät näistä hyödyistä huolimatta. – He pitävät sitä hankalana ja vaikeana ja kyseenalaistavat, pystyykö ulkoistuspalveluiden tarjoaja hoitamaan heidän monimutkaisen rakenteensa.

Pystyttekö käsittelemään myös monimutkaisia rakenteita?

– Kyllä, meillä on kokemusta useimmista toimialoista ja liiketoimintarakenteista. Maantieteellinen levinneisyys, alueelliset erot, useat erilaiset työehtosopimukset, monimutkainen yritysrakenne tai digitaalisesti rekisteröimättömät sopimukset eivät ole meille esteenä. 

– Konsulteillamme on laaja osaaminen ja pitkä kokemus. Työskentelemme huolellisesti kehitetyn projektimallin mukaan, jossa kartoitamme nykytilanteen, havaitsemme poikkeamat ja erityissopimukset sekä suoritamme toteutustestejä. Tavoitteena on sopia yhteisestä ja laadukkaasta prosessista.

Mitä onnistuneen tuloksen saavuttaminen vaatii?

Mutta on myös tärkeää ymmärtää, että tämä ei ole projekti, joka hoitaa itse itsensä. Onnistuneen tuloksen saavuttamiseksi on tärkeää, että asiakkaalta on projektissa mukana oikeaa osaamista.

– Ennen kuin aloitamme projektin, kokoamme hyvin kootun projektiryhmän, jossa on erilaista ydinosaamista, mikä varmistaa projektin sujuvuuden. Teemme tiivistä yhteistyötä asiakkaidemme kanssa ja SD Worxin ammattitaitoinen projektipäällikkö on mukana ensimmäisestä tapaamisesta viimeiseen. Mukana on usein myös palkanlaskennan asiantuntija ja järjestelmäasiantuntija, jotka ovat yrityksen tukena koko matkan ajan. Käymme jatkuvaa vuoropuhelua ja kerromme selkeästi, mitä asiakkaalta odotetaan.

Pitääkö koko palkkahallinnon olla mukana?

– Ehdottomasti ei. Riittää, että organisaatiosta on mukana henkilö, jolla on riittävät tiedot ja joka osaa vastata kysymyksiin. Usein se on palkanlaskennan päällikkö, joka ei ole aktiivinen palkanlaskennan kanssa, joten päivittäinen työ ei kärsi projektista.

Mitä neuvoja sinulla on asiakkaille, jotka eivät ole varmoja, kannattaako askel ottaa?

– Ulkoistamisen etuna on, että saat oman organisaatiosi työlle selkeän rakenteen: aikataulut, lomakkeet, viestintäkanavat ja oikeat palkat. Sen ansiosta voit keskittyä omaan toimintaasi etkä tarvitse palkanlaskentaohjelmistoa, jota on ylläpidettävä tai palkanlaskennan backup-toimintoa. SD Worx järjestää tämän sekä lomien että sairauspoissaolojen aikana.

Susanne kertoo myös, että he yleensä neuvovat vielä epäröiviä asiakkaita ottamaan yhteyttä muihin SD Worxin asiakkaisiin samalla toimialalla. He voivat kertoa, miten perehdytysprosessi on heidän mielestään toiminut ja mitä vaikutuksia ulkoistaminen on tuonut heille.

Susanne toteaa lopuksi:

– Usein näin isolla projektilla on heijastusvaikutuksia. Siitä tulee tapa saada aikaan tehokkaampia toimintatapoja koko organisaatiossa. Autamme mielellämme ja neuvomme, miten yrityksenne tulevaisuus voidaan varmistaa ja miten kestävät prosessit luodaan ulkoistamisen kautta.