Näin ulkoistus voi auttaa pk-yritystäsi olemaan parempi työnantaja

Jo vuosikymmenten ajan yritykset ovat ostaneet palveluita yrityksen ulkopuolelta, jotta voisivat keskittyä ydintoimintoihinsa. Siivous ja kiinteistönhuolto on toiminut monella yrityksellä pitkään ulkoistettuna, mutta miksi yritysten ja erityisesti pk-yritysten kannattaisi ulkoistaa palkkahallintonsa tai ostaa HR-palveluita?

Hyvin usein pienissä ja keskisuurissa yrityksissä palkkahallinto ja HR-toiminnot saattavat olla yhden ihmisen vastuulla. Kun yritykset ulkoistavat palkkahallinnon tai käyttävät HR-palveluita, ne ostavat aiheeseen erikoistuneen asiantuntijatiimin.

Petteri Hannulan, SD Worxin liiketoimintajohtajan, mukaan pk-yritysten ei kannata hoitaa palkkahallintoa itse.

Pk-yrityksissä HR-vastaavan pöydällä saattaa olla kaikki palkoista, HR-tehtäviin ja pikkujouluihin. Tässä Hannula näkee monta riskitekijää: henkilön lomaillessa tai sairastuessa ei välttämättä kukaan pysty tuuraamaan häntä.

– Meiltä asiakas saa tuekseen aina asiantuntijatiimin, mikä minimoi riskejä sekä parantaa laatua ja kustannustehokkuutta, Hannula sanoo.

Palkkahallinnon ulkoistaminen vapauttaa HR-vastaavan aikaa enemmän henkilöstöhallintoon ja sen kehittämiseen.

– Pk-yritykset voivat myös hyöyntää HR-palveluita moneen eri tarkoitukseen, kuten tukemaan yritystä omassa HR-kehitystyössä, täydentämään omia HR-toimintoja, toimimaan tukikanavana tai tarjoamaan apua resurssipulaan, muistuttaa Hannula.
 

Tietotaidon katoaminen: Mitä tapahtuu, kun HR-vastaava lähtee?

Monesti HR-vastaavalla on paljon tietotaitoa, jota ei ole dokumentoitu. Yllättävien tilanteiden kohdalla järjestelmiin ei ole pääsyä tai työntekijän mukana saattaa poistua valtava määrä tietotaitoa yrityksestä: esimerkiksi liittyen siihen, miten esimiehet hyväksyvät tuntisaldot tai mistä järjestelmien tunnukset löytyvät.

–Toki HR-vastaava saattaa myös haluta vaihtaa työpaikkaa, ja irtisanomisaika on yleensä 1–2 kuukautta. On hyvin vaikeaa tässä ajassa ehtiä rekrytoimaan uutta työntekijää ja vielä ehtiä perehdyttää häntä. On siis hyvin todennäköistä, että tällaisissa tilanteissa poistuu paljon tietotaitoa talosta, Hannula sanoo.

SD Worxin palkkapalveluiden asiakkaana yrityksen takana on aina tiimi, jossa työskentelee asiakasyrityksen tuntevia asiantuntijoita. Tiimityön ansiosta voidaan taata, ettei esimerkiksi palkkojen maksu häiriinny, jos joku sairastuu tai vaihtaa työpaikkaa. Myös loma-aikoina pystytään takaamaan, että aina joku on paikalla.

– Palkkahallinta on hyvin sensitiivinen asia. Jos palkat eivät tule tilille, se vaikuttaa oleellisesti työntekijöiden motivaatioon ja yrityksen toimintaan, Hannula huomauttaa.

Palkka-ulkoistus voi parantaa tietoturvaa

Tietoturvariski on toinen asia, jota palkkahallinnon ulkoistaminen parantaa. Yksittäisen HR-vastaavan koneelle saattaa kertyä paljonkin dataa, jota ei tarvitsisi säilyttää. Kiperissä tilanteissa palkka-asioita saatetaan hoitaa sairasvuoteelta sellaisessa verkossa, jonka suojaus ei välttämättä ole hyvä.

SD Worxin asiakkaat sen sijaan saavat käyttöönsä järjestelmät, jotka toimivat suojatussa verkoissa. Palkkoja maksettaessa käsitellään muun muassa tilitietoja, joiden ei ole suotavaa vuotaa useammille osapuolille. Myös lomalistat ovat hyvin turvattuja digitaalisessa muodossa verrattuna jääkaapin ovessa olevaan listaan.

– Palkkahallinto vaatii tarkkuutta ja on hyvin aikasidottua. Se ei jousta samalla tavalla kuin taloushallinto. Voit tehdä tilinpäätöksen tällä tai ensi viikolla, mutta palkat tulee maksaa sovittuna päivänä. Yksittäisellä HR-vastaavalla saattaa olla yllättävän paljon valtaa yrityksessä. Työntekijät saattavat jopa jännittää, tuleeko HR muistuttamaan jostain, mitä ei ole tehty, Hannula sanoo.

– Ulkoisen kumppanin suuri etu on myös skaalautuvuus, joka auttaa erityisesti kasvuyrityksiä. Yrityksen kasvaessa ei tarvitse miettiä, milloin ja mistä palkataan HR-puolelle lisää työvoimaa, SD Worxilla on tiimissä useampia asiantuntijoita.

Helppous ja tuki: HR-palveluiden keskeiset hyödyt

Hannulan mukaan SD Worxin avulla asiakas pystyy olemaan parempi työnantaja. Kumppani voi auttaa monenlaisissa prosesseissa.

– Jos yritys haluaa kehittää HR-prosesseja, voimme auttaa. Yksi esimerkki on paljon yleistynyt pyöräetu. Yrityksen ei tarvitse lähteä luomaan polkupyöräpolitiikkaa aivan tyhjältä pöydältä, vaan voimme auttaa siinäkin.

SD Worx voi myös auttaa yrityksen sisäisissä prosesseissa kuten siinä, onko työsuojelu kunnossa. Lisäksi esimerkiksi työajanseurantaan saa järjestelmistä helpotusta samoin kuin lainsäädäntömuutoksiin.