Yhä useammassa yrityksessä palkanlaskentaa hoitaa vuokrapalkanlaskija, kun yrityksessä tarvitaan apua palkkahallinnon hoitamiseen. Mistä vuokrapalkanlaskijan työpäivät koostuvat ja millaista on vuokarapalkanlaskijan arki? Työ on monipuolista ja parasta on se, että voi hoitaa palkkahallintoa ihmisläheisesti asiakasyrityksen tarpeet edellä, SD Worxilla vuokrapalkanlaskijana työskentelevä Salla Alastalo kertoo.
Salla Alastalo aloitti SD Worxin vuokrapalkanlaskijana Heurekalla maaliskuussa 2023. Alastalon mukaan vuokrapalkanlaskijana toimiminen asiakasyrityksessä on hieman erilaista, kuin hänen tavanomainen työnsä palkka-asiantuntijana SD Worxilla.
– Vuokrapalkanlaskijana asiakasyrityksessä tehdään palkkahallinnon tehtäviä ihan samoin, kuin normaalistikin palkanlaskijana SD Worxilla. Vuokrapalkanlaskijana asiakasyrityksen avainhenkilöiden kanssa muodostuu tiivis luottamuksellinen suhde ja työtä tehdään erittäin ihmislähtöisesti.
Vuokrapalkanlaskijana toimiessaan Alastalo käyttää asiakasyritykselle varatut viikoittaiset tai kuukausittaiset työtunnit täysin asiakasyrityksen asioiden hoitamiseen, eikä silloin hoida lainkaan muiden SD Worxin asiakkaiden asioita. Vuokrapalkanlaskijana työtä tehdään ikään kuin asiakasyrityksen omana palkanlaskijana, vaikka ollaankin töissä SD Worxilla.
Alastalon mukaan vuokrapalkanlaskija tekee asiakasyrityksille monipuolisesti ja kattavasti erilaisia työtehtäviä, jotka kuuluvat palkka-asiantuntijoiden työnkuvaan palkkahallinnon tehtävissä.
– Päivä alkaa aina sähköpostin avaamisella ja akuuteimpien työtehtävien hoitamisella. Asiakasyrityksen akuutteihin tarpeisiin reagoidaan aina ensimmäisenä. Aamupäivät käydään keskusteluita asiakasyrityksen kanssa ja hoidetaan tärkeimmät työtehtävät. Tarkastetaan esimerkiksi, tarvitaanko korjauksia tai lisäyksiä aiempiin palkkalaskuihin. Käydään läpi asiakasyrityksen työntekijöiden mahdolliset lomat ja sairauspoissaolot, sekä poikkeamat normaaliin palkanlaskentaan.
Lounaan jälkeen Alastalo usein hoitaa kiireettömämpiä työtehtäviä ja palkkahallinnon rutiinitehtäviä. Palkkojen laskemisen lisäksi vuokrapalkanlaskija huolehtii myös palkkamateriaalin sisäänajoista, manuaalisista tallennuksista, tarkastuksista sekä raportoinnista asiakkaille ja viranomaisille.
Alastalon mukaan parasta vuokrapalkanlaskijan työssä on se, että saa olla läheisesti tekemisissä asiakasyrityksen avainhenkilöiden kanssa ja hoitaa palkkahallintoa ihmisläheisesti asiakasyrityksen tarpeet edellä. Vuokrapalkanlaskijana toimiminen tuo myös vaihtelua tavanomaiseen palkka-asiantuntijan työhön, sillä yhteydenpito asiakasyrityksen kanssa on säännöllistä ja välitöntä.
Haastetta vuokrapalkanlaskijan työhön puolestaan tuo työskentelyn aloittaminen uudessa asiakasyrityksessä. Uuden asiakkuuden alkaessa ollaan aina uuden äärellä.
– Alku uudessa asiakasyrityksessä voi olla haastava, jos yrityksen oma palkka-asiantuntija on jäänyt pois töistä äkillisesti, eikä vuokrapalkanlaskijalle ole ehditty tehdä ohjeistusta yrityksen palkanlaskennan prosesseista. Jos taas asiakasyrityksen palkkahallinon prosessikuvaukset ovat kunnossa ja aikataulut sekä perehdytys hoidetaan hyvin, päästään alkuun sujuvasti.
Millaisissa tilanteissa Alaston mielestä yrityksen kannattaisi hyödyntää vuokrapalkanlaskijapalvelua? Hän sanoo, että vuokrapalkanlaskija on yritykselle ratkaisu, joka sopii monenlaisten yritysten tarpeisiin.
Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä palkanlaskenta ei välttämättä ole kenenkään ydinosaamista tai varsinainen päätoiminen työtehtävä. Palkanlaskentaa saattaa hoitaa oman työnsä ohella esimerkiksi kirjanpitäjä tai muutama henkilö yrityksen HR-osastolta.
Vuokrapalkanlaskijalle ulkoistettu palkanlaskenta vapauttaa yrityksen resursseja ja antaa kirjanpitäjälle sekä HR asiantuntijoille täyden vapauden keskittyä tekemään omaan ydinosaamiseen liittyviä tehtäviä.
– Pienille ja keskisuurille yrityksille voisi olla toimiva, kustannustehokas ja resurssitehokas ratkaisu ulkoistaa palkanlaskenta kokonaan asiantuntevalle vuokrapalkanlaskijalle, Alastalo huomauttaa.
Vuokrapalkanlaskijapalvelu on hyvä apu myös silloin, kun yrityksen oma palkka-asiantuntija tai palkanlaskentaa hoitava henkilö jää opintovapaalle, äitiyslomalle – tai joutuu jäämään pois töistä pitkäksi aikaa. Ammattitaitoinen vuokrapalkanlaskija huolehtii yrityksen palkanmaksun toteutumisesta laadukkaasti ja yrityksen tarpeiden mukaan sen aikaa, kun apua tarvitaan.
Alastalon työjakso Heurekan vuokrapalkanlaskijana päättyy pian, sillä Heurekan oma palkka-asiantuntija palaa töihin. Kokemus vuokrapalkanlaskijana toimimisesta oman palkka-asiantuntijan työn ohella SD Worxissä on ollut antoisa.
– Parasta vuokrapalkanlaskijana toimimisessa on ollut se, että asiakasyrityksen ihmisistä on tullut läheisiä tiiviin yhteistyön myötä. Työjakson päättyminen Heurekalla tuntuu jopa hieman haikealta. Olenhan aina toimiessani vuokrapalkanlaskijana käytännössä asiakasyrityksen oma palkka-asiantuntija, vaikka hoidankin yrityksen palkanlaskentaa SD Worxin kautta.
Yllättikö resurssipula palkka- tai HR-tiimissänne? Tarjoamme osa-aikaiseen tai määräaikaiseen tarpeeseen vuokrapalkanlaskijoita ja HR-päälliköitä. Saatte meidän kauttamme luotettavaa ja osaavaa tukea vuokraamalla ammattilaisiamme erilaisiin tarpeisiin.
Jos luet tätä, pohdit todennäköisesti, kuinka varmistaa palkkahallintosi tulevaisuus siirtymällä ulkoistettuun palkkapalveluun.
Olet jo tietoinen palkkahallinnon ulkoistamisen vahvoista liiketoiminnallisista perusteista, jotka tuovat sekä välittömiä että pitkäaikaisia hyötyjä. Nyt on kuitenkin aika vakuuttaa yrityksesi keskeiset sidosryhmät ja päätöksentekijät – ja tässä vaiheessa vakuuttava Business Case tulee mukaan kuvaan.
Lataa käytännönläheinen oppaamme, jossa pilkomme palkkahallinnon ulkoistamiseen liittyvän Business Casen laatimisprosessin selkeisiin osiin ja tarjoamme konkreettisia vinkkejä sen hallintaan ja perustelujen esittämiseen. Mukana on myös kätevä mallipohja, jota voit hyödyntää.
SD Worx on ilokseen saavuttanut uudelleensertifioinnin sekä ISO27001- että ISO27701-standardeille! Tämä tärkeä merkkipaalu alleviivaa jatkuvaa sitoutumistamme tietoturvaan ja tietosuojaan, ja se osoittaa asiakkaillemme ja yhteistyökumppaneillemme, että heidän tietonsa ovat meillä varmasti hyvissä käsissä.
Me SD Worxilla haluamme olla luotettava ja turvallinen kumppani asiakkaillemme, ja osoituksena siitä käytämme sekä palkanlaskennan ulkoistuspalvelussamme että pilvipalvelussamme laadunvarmennukseen ISAE 3402 -standardia. Ulkopuolinen auditoija suorittaa ISAE 3402 type II -auditoinnin vuosittain luotettavuuden varmistamiseksi.