Yhä useammassa yrityksessä palkanlaskentaa hoitaa vuokrapalkanlaskija, kun yrityksessä tarvitaan apua palkkahallinnon hoitamiseen. Mistä vuokrapalkanlaskijan työpäivät koostuvat ja millaista on vuokarapalkanlaskijan arki? Työ on monipuolista ja parasta on se, että voi hoitaa palkkahallintoa ihmisläheisesti asiakasyrityksen tarpeet edellä, SD Worxilla vuokrapalkanlaskijana työskentelevä Salla Alastalo kertoo.
Salla Alastalo aloitti SD Worxin vuokrapalkanlaskijana Heurekalla maaliskuussa 2023. Alastalon mukaan vuokrapalkanlaskijana toimiminen asiakasyrityksessä on hieman erilaista, kuin hänen tavanomainen työnsä palkka-asiantuntijana SD Worxilla.
– Vuokrapalkanlaskijana asiakasyrityksessä tehdään palkkahallinnon tehtäviä ihan samoin, kuin normaalistikin palkanlaskijana SD Worxilla. Vuokrapalkanlaskijana asiakasyrityksen avainhenkilöiden kanssa muodostuu tiivis luottamuksellinen suhde ja työtä tehdään erittäin ihmislähtöisesti.
Vuokrapalkanlaskijana toimiessaan Alastalo käyttää asiakasyritykselle varatut viikoittaiset tai kuukausittaiset työtunnit täysin asiakasyrityksen asioiden hoitamiseen, eikä silloin hoida lainkaan muiden SD Worxin asiakkaiden asioita. Vuokrapalkanlaskijana työtä tehdään ikään kuin asiakasyrityksen omana palkanlaskijana, vaikka ollaankin töissä SD Worxilla.
Alastalon mukaan vuokrapalkanlaskija tekee asiakasyrityksille monipuolisesti ja kattavasti erilaisia työtehtäviä, jotka kuuluvat palkka-asiantuntijoiden työnkuvaan palkkahallinnon tehtävissä.
– Päivä alkaa aina sähköpostin avaamisella ja akuuteimpien työtehtävien hoitamisella. Asiakasyrityksen akuutteihin tarpeisiin reagoidaan aina ensimmäisenä. Aamupäivät käydään keskusteluita asiakasyrityksen kanssa ja hoidetaan tärkeimmät työtehtävät. Tarkastetaan esimerkiksi, tarvitaanko korjauksia tai lisäyksiä aiempiin palkkalaskuihin. Käydään läpi asiakasyrityksen työntekijöiden mahdolliset lomat ja sairauspoissaolot, sekä poikkeamat normaaliin palkanlaskentaan.
Lounaan jälkeen Alastalo usein hoitaa kiireettömämpiä työtehtäviä ja palkkahallinnon rutiinitehtäviä. Palkkojen laskemisen lisäksi vuokrapalkanlaskija huolehtii myös palkkamateriaalin sisäänajoista, manuaalisista tallennuksista, tarkastuksista sekä raportoinnista asiakkaille ja viranomaisille.
Alastalon mukaan parasta vuokrapalkanlaskijan työssä on se, että saa olla läheisesti tekemisissä asiakasyrityksen avainhenkilöiden kanssa ja hoitaa palkkahallintoa ihmisläheisesti asiakasyrityksen tarpeet edellä. Vuokrapalkanlaskijana toimiminen tuo myös vaihtelua tavanomaiseen palkka-asiantuntijan työhön, sillä yhteydenpito asiakasyrityksen kanssa on säännöllistä ja välitöntä.
Haastetta vuokrapalkanlaskijan työhön puolestaan tuo työskentelyn aloittaminen uudessa asiakasyrityksessä. Uuden asiakkuuden alkaessa ollaan aina uuden äärellä.
– Alku uudessa asiakasyrityksessä voi olla haastava, jos yrityksen oma palkka-asiantuntija on jäänyt pois töistä äkillisesti, eikä vuokrapalkanlaskijalle ole ehditty tehdä ohjeistusta yrityksen palkanlaskennan prosesseista. Jos taas asiakasyrityksen palkkahallinnon prosessikuvaukset ovat kunnossa ja aikataulut sekä perehdytys hoidetaan hyvin, päästään alkuun sujuvasti.
Millaisissa tilanteissa Alaston mielestä yrityksen kannattaisi hyödyntää vuokrapalkanlaskijapalvelua? Hän sanoo, että vuokrapalkanlaskija on yritykselle ratkaisu, joka sopii monenlaisten yritysten tarpeisiin.
Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä palkanlaskenta ei välttämättä ole kenenkään ydinosaamista tai varsinainen päätoiminen työtehtävä. Palkanlaskentaa saattaa hoitaa oman työnsä ohella esimerkiksi kirjanpitäjä tai muutama henkilö yrityksen HR-osastolta.
Vuokrapalkanlaskijalle ulkoistettu palkanlaskenta vapauttaa yrityksen resursseja ja antaa kirjanpitäjälle sekä HR asiantuntijoille täyden vapauden keskittyä tekemään omaan ydinosaamiseen liittyviä tehtäviä.
– Pienille ja keskisuurille yrityksille voisi olla toimiva, kustannustehokas ja resurssitehokas ratkaisu ulkoistaa palkanlaskenta kokonaan asiantuntevalle vuokrapalkanlaskijalle, Alastalo huomauttaa.
Vuokrapalkanlaskijapalvelu on hyvä apu myös silloin, kun yrityksen oma palkka-asiantuntija tai palkanlaskentaa hoitava henkilö jää opintovapaalle, äitiyslomalle – tai joutuu jäämään pois töistä pitkäksi aikaa. Ammattitaitoinen vuokrapalkanlaskija huolehtii yrityksen palkanmaksun toteutumisesta laadukkaasti ja yrityksen tarpeiden mukaan sen aikaa, kun apua tarvitaan.
Alastalon työjakso Heurekan vuokrapalkanlaskijana päättyy pian, sillä Heurekan oma palkka-asiantuntija palaa töihin. Kokemus vuokrapalkanlaskijana toimimisesta oman palkka-asiantuntijan työn ohella SD Worxissä on ollut antoisa.
– Parasta vuokrapalkanlaskijana toimimisessa on ollut se, että asiakasyrityksen ihmisistä on tullut läheisiä tiiviin yhteistyön myötä. Työjakson päättyminen Heurekalla tuntuu jopa hieman haikealta. Olenhan aina toimiessani vuokrapalkanlaskijana käytännössä asiakasyrityksen oma palkka-asiantuntija, vaikka hoidankin yrityksen palkanlaskentaa SD Worxin kautta.
Yllättikö resurssipula palkka- tai HR-tiimissänne? Tarjoamme osa-aikaiseen tai määräaikaiseen tarpeeseen vuokrapalkanlaskijoita ja HR-päälliköitä. Saatte meidän kauttamme luotettavaa ja osaavaa tukea vuokraamalla ammattilaisiamme erilaisiin tarpeisiin.
Tekoäly (AI) on tullut yhä suositummaksi henkilöstöhallinnossa, ja tekoälyn integrointi palkkajärjestelmiin on jatkuvasti kehittyvä alue. Vaikka vain viidesosa eurooppalaisista yrityksistä on ottanut tekoälyteknologian käyttöön palkanlaskentajärjestelmissään, myönteiset vaikutukset voivat olla merkittäviä.
Tekoäly automatisoi palkanlaskentaa, vähentää manuaalisia tehtäviä ja tunnistaa virheet tarkasti, mikä osaltaan parantaa vaatimustenmukaisuutta.
Jatkuvasti kehittyvässä HR-ympäristössä palkanlaskentateknologian integrointi ei ole vain mukavuusasia, vaan strateginen välttämättömyys. Tutkimuksemme kuitenkin osoittaa, että kymmenesosalle eurooppalaisista yrityksistä integroidun ja tehokkaan palkkajärjestelmän saavuttaminen on edelleen ajankohtainen, mutta silti ratkaisematon haaste.
Aikana, jolloin organisaatioiden tehokkuus on suora kilpailuetu, oikean palkkaratkaisun valinnalla voi olla suuri merkitys. Palkanlaskennan haasteiden selättäminen on henkilöstö- ja talousjohtajille välttämätöntä tehokkaiden prosessien luomiseksi. Siksi on yllättävää, että niin suomalaiset kuin muut eurooppalaiset yritykset kertovat nopeuden ja tehokkuuden olevan suurin haaste palkanlaskennassa.