Viisi tapaa, miten automaatio helpottaa palkka-asiantuntijan työtä

Aina ei tule miettineeksi sitä kuinka paljon erilaisia tehtäviä palkka-asiantuntijan tulee tehdä ennen kuin palkka on tilillä. Palkka-asiantuntijat voivat joutua tekemään paljonkin manuaalisia tehtäviä ennen itse palkanlaskentaa.

– Onneksi toimintamalliin on monessa organisaatiossa tulossa muutoksia, SD Worx W:n Product Owner Joanna Holmström.

– Palkkaprosessia on mahdollista kehittää muun muassa automaatiolla, jonka avulla on mahdollista poistaa manuaalisia tehtäviä sekä tehdä palkkaprosessia kokonaisuutena sujuvammaksi.

Hän nostaa esille viisi automaation keskeistä hyötyä.

1. Prosessista tulee suoraviivaisempi

Ensimmäinen askel kohti automatisoitua palkkaprosessia on nykyisten prosessien läpikäyminen. 

Ovatko nykyiset prosessit tehokkaita vai vuosien varrella muodostuneita monimutkaisia ratkaisuja?

Kun prosessi käydään läpi, on helpompi ymmärtää, miksi eri toimenpiteitä tehdään ja kuinka asioita voidaan suoraviivaistaa automatisoinnilla.

2. Automaatio vähentää aikaa vievää manuaalista työtä 

Automaatio vähentää merkittävästi manuaalisen työn aiheuttamaa kuormitusta.

Kun ohjelmisto suorittaa taustalla tietojen tarkistuksia, asiantuntijalle jää käsiteltäväksi poikkeamat. Aikaa vapautuu näin muille tehtäville, kun käsiteltävää on vähemmän.

Lisäksi automaation avulla manuaalisista prosesseista poistetaan inhimillisen virheen mahdollisuus.

3. Aikaa vapautuu asiantuntijuuden todelliselle hyödyntämiselle

Kun automaatio vapauttaa palkka-asiantuntijan aikaa, voidaan asiantuntijan ammattitaitoa hyödyntää paremmin koko organisaatiossa.

Palkka-asiantuntijan ammattitaito on parhaimmillaan laaja-alaista. Hänen täytyy tuntea esimerkiksi työsopimuksiin, työehtosopimuksiin sekä lainsäädäntöön liittyviä yksityiskohtia.

Kun aikaa vapautuu, palkka-asiantuntijan asiantuntemusta on mahdollista hyödyntää laajemmin myös muualla organisaatiossa. Hän voi toimia esimerkiksi strategisena neuvonantajana liiketoimintajohdolle.

4. Palkka-asiantuntijan ei tarvitse liikkua järjestelmäviidakossa  

Monissa yrityksissä palkkaprosessista on vuosien mittaan muodostunut monitahoinen kokonaisuus, jossa palkka-asiantuntijan tulee osata navigoida ja toimia.

Automaatiolla tehdään mahdolliseksi myös se, että palkka-asiantuntijan ei tarvitse huolehtia tietoteknisistä asioista, vaan hän voi keskittyä itselleen olennaiseen työhön.

Lue myös palkka-asiantuntijan työn digiloikasta: Automaatiota ja etätyötä – palkka-asiantuntijan työssä on tapahtunut digiloikka

5. Tiedonkulku paranee

Palkkaprosessiin liittyy valtava määrä dataa, ja valitettavan usein iso osa palkka-asiantuntijan ajasta kuluu tiedonkeruuseen ja tietojen tarkistamiseen. Automaatio parantaa tiedonkulkua, muuttaa muun muassa manuaaliset tehtävät automatisoiduiksi tehtäväketjuiksi, vähentää virheiden mahdollisuutta sekä vähentää tarvetta korjauskierroksiin.

Kun tieto liikkuu järjestelmien välillä sujuvasti, helpottuu niin palkka-asiantuntijan työ kuin muidenkin, jotka käsittelevät tai tarvitsevat palkanlaskentaan liittyvää dataa.

Automaatio on seuraava askel kohti sujuvampaa palkkaprosessia. SD Worx pyrkii sujuvoittamaan palkanlaskentaprosessia SD Worx W -palkanlaskentajärjestelmällä. Järjestelmän kehityksen keskiössä on käyttökokemus ja palkkaprosessin hallinta kokonaisuutena.