Vie palkkahallinto digiaikaan – vapautat aikaa olennaiseen

Palkkahallinto ja henkilöstöpalvelut ovat matkalla kohti digiaikaa. Perinteisesti palkanlaskenta ja HR on hoidettu varsin manuaalisesti, mikä vie aikaa ydinliiketoiminnalta. Palkkahallinnon toimintaa on mahdollista tehostaa järkevällä ja suunnitelmallisella järjestelmien digitalisaatiolla, joka tukee aidosti liiketoiminnan tuottavuutta.

Hyvin suunniteltu järjestelmäuudistus säästää aikaa, vähentää manuaalista työtä ja saa tiedon liikkumaan tehokkaasti ilman turhia väliportaita. Palkka- ja henkilöstöhallinnon digitalisaation viet onnistuneesti maaliin, jos tunnistat organisaationne tarpeet ja panostat sekä suunnitteluvaiheeseen että käyttöönoton jälkeiseen aikaan.

Digitaaliset järjestelmät ovat kaikkien etu

Digitaaliset palkkahallinnon ja henkilöstöpalveluiden järjestelmät tuovat etuja jokaiselle työntekijälle ja tarjoavat ratkaisuja koko työsuhteen elinkaaren hallintaan. Onnistuneesti toteutetun järjestelmäuudistuksen myötä työaikaa säästyy, kustannukset laskevat ja työntekijöillä jää enemmän aikaa muulle työlle.

Kokonaisratkaisut huomioiden ja hyvin suunnittelemalla on mahdollista toteuttaa sellainen järjestelmämuutos, jossa kaikki manuaaliset vaiheet voidaan hoitaa digitaalisesti ja helposti. Digitaaliset ratkaisut lisäävät tuottavuutta sen sijaan, että aikaa käytettään mekaanisiin rutiinitehtäviin, SD Worxin HR-johtaja Tuula Rinkinen kertoo.

Digitaalinen järjestelmä ohjaa käyttäjää

Onnistuneen ohjelmistouudistuksen myötä tieto myös kulkee sujuvasti.

– Toimivilla digityökaluilla työntekijät pystyvät ilmoittamaan asioista helposti mobiilissa. Esihenkilö pystyy esimerkiksi hyväksymään työntekijöiden ilmoituksia järjestelmässä itse sen sijaan, että pyynnöt menisivät ensin henkilöstöhallinnolle, joka lähettäisi ne eteenpäin esihenkilölle.

SD Worxin digitaaliset palkkahallinnon työkalut ovat helppokäyttöisiä. Järjestelmä ohjaa käyttäjää, jotta järjestelmien käyttö olisi mieluisaa ja turhilta syöttövirheiltä vältyttäisiin.

– Kun järjestelmään syötetty data on alkujaan mahdollisimman oikeaa ja järjestelmä tunnistaa virheet varhain, ne voidaan korjata nopeasti tai välttää kokonaan. Tämäkin on digitalisaation tuoma ehdoton etu.

Vältä näennäisdigitalisaatioon kuoppa

Näennäisdigitalisaatio tarkoittaa tilannetta, jossa prosessit on näennäisesti siirretty digitaalisiksi, mutta uudistuksesta huolimatta eri vaiheissa tarvitaan vielä manuaalista työtä. Järjestelmien integraatiossa saattaa olla esimerkiksi ongelmia, jotka täytyy ratkaista manuaalisesti.

– Manuaalinen vaihe on saattanut siirtyä prosessissa eteenpäin sen sijaan, että se olisi oikeasti ratkaistu. Yleistä on, että esimerkiksi työajan seuranta ja palkkajärjestelmä eivät toimi yhteen, mikä vaatii ylimääräistä manuaalista työtä, Rinkinen toteaa.

SD Worxilla palkka- ja henkilöstöhallinnon ohjelmistot toimivat saumattomasti yhteen.

– Järjestelmillämme palkkahallinnon manuaalinen työ saadaan siirrettyä oikeasti digiaikaan siten, että kaikkien työ helpottuu.

Näin onnistut palkkahallinnon digitalisaatiossa:

Tunnista tarpeet.
Ymmärrä, mitä palveluita haluat digitalisoida ja mitä ongelmia ratkaista. Henkilöstö- ja palkkahallinnon kokonaisprosessit ovat isoissa organisaatioissa usein pirstaloituneet ympäri organisaatiota. Ota henkilöstö ja asiantuntijat mukaan uudistustyöhön heti alussa ja hyödynnä heidän asiantuntemustaan kokonaiskuvan ja tarpeiden kartoittamisessa.

Hanki järjestelmät yhdeltä toimittajalta.
Kun järjestelmäkokonaisuus hankitaan yhdeltä toimittajalta, järjestelmien kehitys kulkee kokonaisuutena samaan suuntaan ja kaikkiin järjestelmiin liittyviin ongelmiin saa ratkaisun samasta paikasta. Jos järjestelmät hankkii eri toimittajilta, järjestelmien väliset puuttuvat integraatiot voivat estää luotettavan ja tehokkaan kokonaisuuden rakentumisen. Irrallisten ratkaisujen yhdistäminen tarkoittaa usein lisätyötä. Usean eri palveluntarjoajan kanssa toimiminen vaatii myös enemmän resursseja.

Varaa prosessiin riittävästi aikaa.
Uuden ohjelmiston suunnitteluprosessi ja käyttöönotto vie aikaa. Vaikka ohjelmisto on suunniteltu huolellisesti ja testattu ennen käyttöönottoa, aikaa tulee varata myös käyttöönoton jälkeiseen aikaan, jolloin henkilöstö rakentaa yhteistä ymmärrystä ja harjoittelee ohjelmiston käyttöä. SD Worx palvelee myös käyttöönoton jälkeen, jolloin tukipyynnöt ja tarve ohjaukseen todennäköisesti lisääntyy.