Tulevaisuuden palkkahallinto: tekoälystä empatiaan

Palkkahallinto vaikuttaa olennaisella tavalla yrityksen menestykseen ja henkilöstön tyytyväisyyteen. Se on aina ollut merkittävässä asemassa yritystoiminnassa ja tulee säilyttämään tärkeytensä myös jatkossa. 

Tulevaisuudessa palkkahallinto kuitenkin kohtaa uusia haasteita, jotka edellyttävät syvällistä osaamista ja joustavaa reagointikykyä. Samalla kehitys tuo tullessaan myös mahdollisuuksia.

Tässä artikkelissa tarkastelemme palkkahallinnon kohtaamia haasteita ja pyrimme löytämään niihin parhaita ratkaisuja. Käsittelemme myös palkkahallinnon trendejä ja tulevaisuudennäkymiä.

Palkka-asiantuntijoilta vaaditaan paljon – nyt ja tulevaisuudessa 

Palkkahallinnon suurin lähitulevaisuuden haaste on palkka-asiantuntijoiden vaativa ja monipuolinen työnkuva. Työ vaatii laajaa substanssiosaamista kuten palkanlaskentaa, asiakaspalvelua ja järjestelmäosaamista. 

Lisäksi tarvitaan taitoa ymmärtää asiakkaan tarpeita ja toimintaympäristöä. Digitaaliset taidot ja automaatioymmärrys ovat myös olennaisia. Alalla on seurattava kehitystä ja lakimuutoksia, joten osaamisen päivittäminen on välttämätöntä. 

– Palkka-asiantuntijoiden työmäärä on usein suuri, mutta sijaisia ei aina ole tarjolla. Esimerkiksi sairaustapaukset voivat aiheuttaa haasteita, pohtii Katja Pulkkinen-Forsström, SD Worxin Service Development Manager.

Järjestelmien käyttö voi tuoda oman haasteensa, mikäli tarvittavaa osaamista ei ole. Oikean järjestelmän valitseminen ja ylläpito voivat olla vaikeita ilman asianmukaista osaamista.

Prosessi on monimutkaistunut viime vuosina

Viime vuosina palkkahallinnon rooli on ollut muutoksen kourissa. Lainsäädäntö ja teknologian kehitys vaikuttavat voimakkaasti palkkahallintoon.

– Muutoksia tulee jatkuvasti, kuten esimerkiksi tulorekisterin myötä. Palkkaprosessi on monimutkaistunut, Pulkkinen-Forsström kertoo.

Vaikka palkanmaksun taustalla oleva suuri työmäärä jää palkansaajalle näkymättömäksi, palkkahallinto on yritykselle elintärkeä toiminto. Luotettava ja oikea-aikainen palkanmaksu vaikuttaa suoraan työntekijöiden tyytyväisyyteen ja yrityksen maineeseen.

Palkkahallinnon ulkoistaminen vapauttaa resursseja

Monet yritykset päätyvät ulkoistamaan palkanlaskennan, ja SD Worx tarjoaa apua tähän tarpeeseen. SD Worx on erikoistunut palkka- ja henkilöstöhallintoon ja palvelee niin ulkoistettuja palkkapalvelun asiakkaita kuin järjestelmäasiakkaita.

Hyvin suunniteltu ulkoistaminen voi vapauttaa resursseja ja parantaa palkkahallinnon laatua. Ulkoistettu palkkahallinto tuo tarvittavaa osaamista ja mahdollistaa keskittymisen ydinliiketoimintaan.

Ulkoistamisessa on olennaista hallittu siirtymä

Ulkoistamisen yhteydessä nousee esiin useita seikkoja, erityisesti silloin, kun yritys ei vielä ole valmis siirtämään koko prosessia ulkopuolisen palvelun hoidettavaksi.

– Tästä voi seurata tilanne, jossa työtä syntyy yrityksen sisällä ennen varsinaista ulkoistamista. Tämä työ maksaa kuitenkin itsensä takaisin, sillä selkeät prosessit sujuvoittavat ulkoistusprojektia merkittävästi, kertoo Pulkkinen-Forsström.

Tärkeää on varmistaa, että siirtymä on suunniteltu huolellisesti ja hallitusti, jotta lopputulos olisi mahdollisimman onnistunut. Avainasemassa on selkeiden prosessien lisäksi myös riittävä aika osaamisen siirrolle . Siirtymisen onnistumisen kannalta olennainen rooli on myös sillä henkilöllä, joka vastaa osaamisen siirrosta.

Muutosvalmius tärkeää tulevaisuudessa

Palkkahallinnon tulevaisuuteen kuuluvat erottamattomalla tavalla muun muassa data-analytiikka, tekoäly ja automaatio. Asiantuntijuuden rooli korostuu entisestään.

Joustavuus ja kyky reagoida nopeasti muutoksiin ovat tulevaisuuden palkkahallinnolle olennaisia. Palkkahallinnolla on merkittävä rooli yrityksen strategisten tavoitteiden tukemisessa, ja se vaatii asiantuntijoiden monipuolista osaamista.

– Tulevaisuudessa työnkuva tulee olemaan entistä monimuotoisempi. Palkkahallinnon on pystyttävä vastaamaan uusiin tarpeisiin ja vaatimuksiin, Pulkkinen-Forsström pohtii.

Tekoäly ja automaatio tulevat helpottamaan prosesseja, jolloin aikaa jää syvällisemmälle asiantuntijuudelle ja konsultoinnille.

– Uusia mahdollisuuksia avautuu, mutta samalla tarvitaan lisää osaamista. Järjestelmäpuolella vapautuva aika mahdollistaa uusien, syvällisten tehtävien hoitamisen.

Kuinka varautua tulevaisuuden muutoksiin?

Jos yritys hoitaa itse palkkahallinnon, on tärkeää pitää osaaminen ajan tasalla. Lakimuutokset, työehtosopimukset ja EU-direktiivit vaativat jatkuvaa seurantaa. Myös taitojen laajentaminen esimerkiksi tekoälyn ja automaation saralla voi tehostaa prosesseja.

Oman osaamisen ylläpitämiseksi on suositeltavaa lukea alalla julkaistuja materiaaleja, seurata alan uutisia ja pysyä perillä verottajan, Kelan ja Tulorekisterin uutiskirjeistä.

Yrityksen on tärkeää myös huolehtia siitä, että henkilöillä ja sijaisilla on vastuu seurata lainsäädännön muutoksia. Ulkoistaessa palkkahallintoa asiantunteva kumppani auttaa lakimuutosten noudattamisessa.

Pulkkinen-Forsström kuitenkin muistuttaa, että tulevaisuuden menestyminen palkkahallinnossa ei perustu pelkästään teknologiseen osaamiseen tai lakipykälien hallitsemiseen. Inhimillisyyden ja empatian merkitys korostuu entisestään.

– Empaattisuus ja inhimillisyys ovat avainasemassa tulevaisuuden asiakaspalvelussa, hän huomauttaa.

Palkkahallinto auttaa yrityksiä menestymään

Tulevaisuudessa menestyvät parhaiten ne yritykset, jotka kykenevät tarjoamaan asiakkailleen henkilökohtaista ja laadukasta palvelua. Tekoälyn ja automaation keskellä yritykset voivat erottautua tarjoamalla laadukasta asiakaspalvelua, joka perustuu vuorovaikutukseen ja aitoon välittämiseen.

Palkkahallinto ei nyt eikä tulevaisuudessa ole pelkästään palkkojen laskemista, vaan se on toimintaa, joka tukee yrityksen menestystä ja takaa työntekijöiden tyytyväisyyden.

Tulevaisuuden palkkahallinto on ennen kaikkea mahdollisuus: mahdollisuus parantaa prosesseja, kehittää asiantuntemusta ja tarjota entistä parempaa palvelua. Nämä elementit yhdessä muovaavat palkkahallinnon roolia ja auttavat yrityksiä menestymään muuttuvassa liiketoimintaympäristössä.