Pilvipohjainen (SaaS) palkkajärjestelmä vai palkanlaskennan ulkoistus – kumpi on parempi ratkaisu?

SaaS on lyhenne sanoista "software as a service", joka tarkoittaa internetin kautta käytettävää ohjelmistoa, jota toimittaja kehittää ja ylläpitää ja joka päivittyy automaattisesti kaikille käyttäjille. Kun investoit pilvipohjaiseen palkkajärjestelmään, saat käyttöösi tekniikan, jonka avulla omat palkka-asiantuntijasi voivat hoitaa organisaatiosi palkanlaskennan.

Ohjelmiston on itsessään oltava tehokas ja helppokäyttöinen, olipa kyse sitten palveluntarjoajan huolellisesti suunnittelemasta käyttöönotosta, kattavasta koulutusmateriaalista, henkilökohtaisesta teknisestä tuesta tai mieluiten kaikesta edellä mainitusta.

Tutkimuksemme osoittaa, että eurooppalaiset organisaatiot käyttävät palkkajärjestelmiä hyvin eri tavalla. Osa vastanneista on ulkoistanut palkanlaskennan kokonaan, kun taas osa yrityksistä on itse rakentanut oman ratkaisunsa käyttämättä ulkopuolisia palveluntarjoajia. Noin puolet vastanneista tasapainoilee palkkajärjestelmien käytön ja palkanlaskennan ulkoistamisen välillä.

Vaikka pilviratkaisut antavat mahdollisuuden hallinnoida palkanlaskentaa itse, vapauttaa ulkoistaminen enemmän aikaa ja resursseja ydinliiketoimintaan. Ulkoistaminen saattaa ensi näkemältä vaikuttaa kalliimmalta kuin SaaS-ratkaisuun investoiminen. Kannattaa kuitenkin tiedostaa, että pilvipohjainen palkanlaskenta voi olla tehokasta vain silloin, jos sitä tekemään on palkattu asiantuntijoita. Palkanlaskennan ulkoistaminen tulisi nähdä enemmänkin vakuutuksena, jolla varmistetaan, että oikea osaaminen on aina saatavilla.

Jotta voit määrittää, onko pilvipohjainen palkkaohjelmisto paras vaihtoehto yrityksesi tarpeisiin, on sinun ensin tarkasteltava strategisia prioriteettejasi ja sisäisiä resurssejasi.

Skaalautuvuus: Työntekijöiden tämänhetkinen määrä on tärkeä kriteeri valitessa SaaS-ratkaisua. Sinun tulisi kuitenkin myös katsoa tulevaisuuteen ja varmistaa, että valitset skaalautuvan ratkaisun, joka kasvaa yrityksesi mukana.

Asiantuntemus: Löytyykö yrityksestäsi tarvittavaa palkanlaskennan asiantuntemusta? Kuinka haavoittuvainen yrityksesi on, jos palkka-asiantuntija sairastuu tai lähtee yrityksestä?

Suomessa 21 prosenttia yli 250 työntekijää työllistävistä yrityksistä on ulkoistanut palkkahallintonsa kokonaan. Vastaava luku on reilut 18 prosenttia pienten ja keskisuurten, alle 250 työntekijää työllistävien yritysten keskuudessa sekä noin 15 prosenttia yli 2 500 henkilöä työllistävien yritysten keskuudessa. Pk-yritysten luku on jopa yllättävän pieni, sillä pienessä organisaatiossa on vaikeampaa varmistaa riittävä asiantuntemus suurempiin yrityksiin verrattuna.

Kun valitset, miten palkka-asioita yrityksessäsi hoidetaan, tulisi sinun pitää yksi sana aina mielessäsi: työntekijäkokemus. Työtyytyväisyyden kannalta on tärkeää varmistaa, että työntekijöille maksetaan tehokkaasti, eikä se tarkoita vain sitä, että he saavat oikean rahasumman tililleen oikeana päivänä. Palkkahallinnolle on luotava rakenne, joka tekee siitä saavutettavan ja helppokäyttöisen, mutta silti luotettavan ja turvallisen, ja joka integroituu saumattomasti muuhun HR-ekosysteemiin.