Välittäminen on keskeinen osa ulkoistettua palvelua

 

Palkkapalveluiden ulkoistaminen on kehittynyt viimeisen vuosikymmenen aikana isoin askelin. Toimiala on muuttunut asiakasyrityksen resursseja kuormittavasta itsepalvelumallista liiketoimintaa tukevaksi ja välittäväksi asiantuntijapalveluksi. Asiakkaan kannattaa vaatia ulkoistuskumppaniltaan operatiivisen työn lisäksi kokemuksen hyödyntämistä sekä asiantuntemusta. 

Miksi ulkoistaa palkkapalvelut? Mitä ulkoistuskumppanilta voi tänä päivänä vaatia? 

Jos yritys ulkoistaa palkanlaskennan, se siirtää tyypillisesti palkanlaskennan prosessit ulkopuoliselle taholle kuten palkanlaskentaan erikoistuneelle palveluntarjoajalle. Tämän jälkeen kumppani tarjoaa palvelut oman palvelukuvauksensa mukaisesti ja veloittaa asiakkaalta palvelusta sovitun hinnan kuukausittain. 

SD Worxin Senior Executive Advisor Hanna Forsman on nähnyt vuosien varrella monenlaisia palkkapalvelujen ulkoistuksia ja seurannut toimialan kehitystä paraatipaikalta. Hän kertoo, että palkanlaskennan ulkoistusprosessit ja koko ajatusmaailma ovat muuttuneet merkittävästi viime vuosien aikana. Asiakkaat ovat haastaneet kumppaneita kehittämään asiantuntijuuttaan. 

Kymmenessä vuodessa toimintamalli muuttunut 

Vielä 2010-luvulla oli yleistä, että vain ennalta varmistettujen prosessien viimeinen osuus ulkoistettiin, koska muuta ei ollut tarjolla. Tämä tarkoitti, että myös asiakkaalla oli oltava vahvat resurssit palkkapalvelussa, jotta palvelun sujuvuus voitiin varmistaa. 

– Vielä kymmenen vuotta sitten palkanlaskennan ulkoistus oli hyvin standardia, ja joskus myös ulkoistettiin vain osa koko palkanlaskennan end to end -prosesseista. Kysymys kuuluu, mikä oli tällaisen ulkoistuksen arvo asiakkaalle, Forsman pohtii. 

Forsman kertoo, että aikaisemmin ulkoistetun tiedon tarkkuus ja oikeellisuus olivat täysin asiakkaan vastuulla. Lisäksi aiempi palvelumalli vei aikaa pois asiakkaan omasta liiketoiminnasta ja sen kehittämisestä. 

– Nykyään tilanne on toisin, ulkoistaminen tuo oikeasti arvoa ja dynaamisia työkaluja asiakkaidemme liiketoiminnalle. 

Apua ja asiantuntemusta kaikenkokoisille yrityksille 

Asiakkaan päätös ulkoistaa palkkapalvelunsa saattaa syntyä riskien hallinnan kuten sijaistusten näkökulmasta, teknologian vanhenemisen vuoksi tai kustannussyistä. 

– Ulkoistaminen tarjoaa yritykselle luotettavamman palkanmaksuprosessin ja asiantuntijuutta työehtosopimuksista. Viime kädessä asiakas päättää työehtosopimusten tulkinnasta, mutta osaava kumppani konsultoi ja osaa antaa ehdotuksia. 

Forsman korostaa, että ulkoistaminen antaa asiakkaalle mahdollisuuden keskittyä omaan ydinliiketoimintaansa ja sen kehittämiseen. Silloin yrityksessä ei liiketoiminnassa toimivilta kulu enää aikaa palkanlaskennan rutiininomaisten tehtävien hoitamiseen, ja kumppani ohjaa sekä neuvoo rinnalla kaikissa HR:ään ja palkanlaskentaan liittyvissä asioissa. 

Kumppani pitää aina ajan tasalla 

Yritysten toimintakenttä on jatkuvassa muutoksessa. Työsopimuksia, lakeja ja työehtosopimuksia uudistetaan jatkuvasti. 

– Yksi keskeisistä palkkapalveluiden ulkoistamisen eduista on se, että lakimuutokset eivät jää huomaamatta. Ulkoistuskumppanin asiantuntijatiimi seuraa toimialan sopimuskäytäntöjä ja on aina ajan tasalla alan työehdoista. 

Forsman kertoo, että SD Worxin palkkajärjestelmä tukee kattavasti erilaisia työehtosopimuksia, joiden mukaan yritykselle nimetyt palkka-asiantuntijat ja tiimit hoitavat palkkapalvelut. 

– Asiakkaan ei tarvitse huolehtia järjestelmien toiminnasta, muutoksista, suojauksesta tai kustannuksista, vaan kumppani hoitaa kaiken asiakkaan puolesta. SD Worxin oma ISO-sertifioitu pilvipalveluratkaisu varmistaa, että tietoturva on aina ajan tasalla. 

Forsman huomauttaa, että SD Worx on myös kehittänyt asiantuntijatiimissään erilaisia työkaluja, joiden avulla tietoa voidaan kerätä intuitiivisesti, sähköisesti ja ketterästi asiakkaan organisaatiosta. 

Asiantuntijan avulla sujuvampaa arkea 

Forsman sanoo, että palkkapalveluiden ulkoistaminen tuo joustavuutta liiketoimintaan, kun asiakas voi skaalata palveluiden käyttöä liiketoimintaansa vaikuttavien muutosten mukaisesti. SD Worxilta hän saa tarvittaessa käyttöönsä myös kattavat raportointi- ja analytiikkamahdollisuudet liiketoiminnan suunnitteluun sekä päätösten tueksi. 

SD Worxilla yhteistyö asiakkaiden kanssa perustuu aina luottamukseen, läpinäkyvyyteen, proaktiivisuuteen ja kumppanuuteen, Forsman korostaa. Tämän toimintaperiaatteen pohjalta yhtiö kehittää jatkuvasti palveluitaan. 

– Meillä on yli 75 vuoden kokemus palkanlaskennasta ja henkilöstöhallinnosta. Globaalisti meitä on yli 6000, joista merkittävä osa on palkka-asiantuntijoita. Suomessa meiltä löytyy jo 300 asiantuntijaa, ja kasvua on tiedossa, Forsman jatkaa. 

 

Lue lisää palkanlaskennan ulkoistamisesta:

• Lataa opas: Palkanlaskennan ulkoistaminen
• Tutustu webinaaritallenteeseen: 6 vinkkiä onnistuneeseen palkkapalveluiden hankintaan
• Asiakastarina: LUMENE ja SD Worx yhteistyössä jo yli 10 vuotta