Kansainväliset tilanteet palkanlaskennassa

”Hei, voisinko lähteä ensi vuodeksi etätöihin vaikka Espanjan aurinkoon, sama kai se on mistä etätöitä teen?” Näitä kysymyksiä moni työnantaja saattaa kohdata erityisesti tietotyössä, sillä työstä on tullut entistä liikkuvampaa. Ja helpoltahan tämä kuulostaakin, joten miksei näin voisi toimia?

Asia ei kuitenkaan ole lainkaan niin yksinkertainen kuin se alkuun vaikuttaa, vaan siihen liittyy monia henkilö- ja jopa yritysverotuksellisia kysymyksiä, joita on hyvä pohtia ennen matkalippujen varaamista. Myös palkanlaskennassa tämänkaltaiset kansainväliset tilanteet ovat usein monimutkaisia ja vaativat tilannekohtaista mietintää ja selvittelyä.

Meillä SD Worxin palkkapalveluissa on osaaminen erilaisista kansainvälisistä palkanlaskennan tilanteista. Sovimme aina yhdessä asiakkaidemme kanssa vastuista liittyen ulkomaan komennuksiin tarvittaviin asiakirjoihin sekä käytännön prosesseihin viranomaisilmoittamiseen (esim. Suomi-päivät). 

Työnantajan tulee huomioida palkanlaskennan kannalta ainakin seuraavat seikat, kun työntekijä on lähdössä työskentelemään Suomen ulkopuolelle tai ulkomaalainen henkilö on siirtymässä työskentelemään Suomeen. 

Lähetetty työntekijä

On tärkeää tietää, onko henkilö lähdössä Suomesta ulkomaille vai onko yritys palkkaamassa omaan yritykseensä ulkomailta työntekijän. Sen jälkeen on mm. selvitettävä kuinka pitkään henkilö työskentelee ulkomailla, missä maassa hän on sosiaalivakuutettu ja kenellä on verotusoikeus. Kaikilla mainituilla asioilla on vaikutusta työntekijän palkkaan, sosiaaliturvaan ja verotukseen. Seuraavassa kuvaamme erilaisia huomioon otettavia tekijöitä. 

Sosiaaliturva: 

Sekä lähetetyn työntekijän että Suomeen tulevan työntekijän osalta yrityksen on hyvä olla ensin yhteydessä Eläketurvakeskukseen tai Kelaan, jossa selvitetään kansainväliset sosiaaliturvasopimukset. Mikäli työntekijä tarvitsee Suomesta ulkomaille lähtiessään todistuksia, niin ne saadaan Kelasta tai Eläketurvakeskuksesta. 

• Suomesta lähtevä työntekijä: Tässä tapauksessa selvitetään, säilyykö työntekijä ulkomaantyön ajan Suomen sosiaaliturvan piirissä. Mikäli näin on, suomalainen yritys maksaa työntekijästä sosiaaliturvaan liittyvät maksut edelleenkin Suomessa 
• Suomeen tuleva työntekijä: Tässä tapauksessa selvitetään, säilyykö työntekijä ulkomaantyön ajan oman kotimaansa sosiaaliturvan piirissä. Mikäli näin on, ulkomaalainen yritys maksaa työntekijästä sosiaaliturvaan liittyvät maksut edelleenkin kotimaassa. 

Vakuutuspalkka 

Pääsääntöisesti työnantaja selvittää ja ilmoittaa palkanlaskentaan, käytetäänkö vakuutuspalkkaa vai ei. Mikäli varsinainen palkka maksetaan kokonaisuudessaan ulkomailta ja henkilö kuuluu Suomen sosiaaliturvaan, on vakuutuspalkka määriteltävä. 

Ennen ulkomaantyöskentelyn alkamista työnantajan ja työntekijän olisi sovittava työntekijän eläkelain (395/2006) tarkoittamasta vakuutuspalkasta. Sillä tarkoitetaan palkkaa, joka maksettaisiin Suomessa vastaavasta työstä. Vakuutuspalkan määrittämisestä saa tietoa Eläketurvakeskuksesta tai eläkevakuutuslaitoksista. 

Yleisesti vs. rajoitetusti verovelvollinen 

Yleisesti verovelvollisia ovat Suomessa asuvat henkilöt ja rajoitetusti verovelvollisia ulkomailla asuvat henkilöt. Yleisesti verovelvolliset maksavat Suomeen veroa sekä Suomesta että ulkomailta saamistaan tuloista (maailmanlaajuinen verovelvollisuus), rajoitetusti verovelvolliset maksavat Suomeen veroa vain Suomesta saamistaan tuloista. Näin ollen siis Suomi verottaa rajoitetusti verovelvollisia ainoastaan Suomesta saaduista tuloista. Ratkaisevaa verotuksen kannalta on, onko työskentely suoritettu suomalaisen vai ulkomaisen työnantajan lukuun ja onko työskentely tapahtunut Suomessa vai ulkomailla. 

Verosopimukset 

Jos palkansaaja saa tuloja muusta maasta kuin asuinmaastaan, hän saattaa olla verovelvollinen molemmissa maissa. Jotta palkansaaja ei joudu maksamaan samasta tulosta veroa kahteen kertaan, maat ovat solmineet keskenään erilaisia verosopimuksia. Niissä sovitaan, millä maalla on kussakin tilanteessa verotusoikeus ja miten kaksinkertainen verotus poistetaan. 

Verosopimuksia tehdään ja päivitetään säännöllisesti, joten aina kannattaa varmistaa minkälainen verosopimus Suomella on joko lähetettävään maahan tai maahan, josta henkilö tulee. Verosopimukset löytyvät Valtion säädöstietopankista (Finlex). 

Tarvittava dokumentaatio 

Erilaisissa kansainvälisissä tilanteissa tarvitaan viranomaisten todistuksia tai lomakkeita. 

• NT1: Ilmoitus ennakonpidätyksen toimittamisesta Suomessa, kun työ tehdään muussa Pohjoismaassa  
• NT2: Ilmoitus ennakonpidätyksen toimittamatta jättämisestä Suomessa – ulkomaantyö  
• A1/E101: Osoittaa minkä maan sosiaaliturvalainsäädäntöä todistuksen haltijaan sovelletaan  
• Y 38T: Työnantajan ilmoitus työskentelystä ulkomailla  

Jos tarvittavia todistuksia tai lomakkeita ei hankita, on mahdollista, että työnantaja ja työntekijä joutuvat maksamaan sosiaaliturvamaksuja ja ennakonpidätyksiä kotimaan lisäksi työskentelyvaltiossa. 

Palkanlaskennan kansainvälisiä tilanteita käsitellessä tulee huomioida, että usein tapaukset ovat erilaisia, joten jokainen tapaus kannattaa käydä perusteellisesti läpi palkkapalveluiden kanssa. Huomionarvoista on myös se, että merkittävä osuus tapauksiin liittyvästä työstä tapahtuu ennen kuin palkansaaja lähtee ulkomaille tai tulee Suomeen, joten asiat tulee selvittää hyvissä ajoin. 

Laki työntekijöiden lähettämisestä muuttuu 

Laki Suomeen lähetetyistä työntekijöistä muuttuu ja lakimuutoksen tarkoituksena on edistää työntekijöiden yhdenvertaista kohtelua ja yritysten tasavertaista kilpailua. Jatkossa Suomeen lähetettyihin henkilöihin tulee noudattaa Suomessa alan palkkausta, joko TES:n tai vastaavasta työstä maksettavan palkan mukaan. 

Lakimuutos tuli voimaan 1.12.2020 ja 7 §:n mukaiset työntekijöiden lähettämisen ilmoittamista koskevat säännösmuutokset tulevat voimaan ilmoitusmenettelyn muutosten edellyttämien teknisten muutosten valmistuttua 1.10.2021. 

Haluatko kuulla lisää SD Worxin palkkapalvelusta? 

Puhumme mielellämme kanssasi siitä, miten SD Worxin palkkapalvelut voi auttaa yritystäsi sujuvoittamaan palkkahallintoa ulkoistettuna palveluna. Ota yhteyttä, niin asiantuntijamme ovat sinuun mahdollisimman pian yhteydessä ja kertovat tarkemmin, miten palkkapalvelumme voi tukea sinua ja organisaatiotasi.