Kannattaako palkkahallinto ulkoistaa vai hoitaa itse?

Palkanlaskennan ulkoistaminen tuo monia etuja: se esimerkiksi minimoi virheet palkanmaksussa ja säästää HR-tiimin aikaa muihin tehtäviin. Nämä eivät ole kuitenkaan ainoita hyötyjä, sillä oikean palkkapalvelukumppanin tulisi tarjota paljon muutakin kuin operatiivista tehokkuutta ja vaatimustenmukaisuuden varmistamista. Ulkoistamalla palkanlaskennan pätevälle kumppanille voit keskittyä ydinliiketoimintaasi ja voit olla varma, että palkat maksetaan oikein ja oikea-aikaisesti − ilman huolta siitä, onko organisaatiosi sisäinen osaaminen varmasti riittävä ja ajan tasalla.

Monet organisaatiot voivat olla haluttomia palkanlaskennan ulkoistamiseen, sillä ne pelkäävät menettävänsä palkanlaskentaprosessin hallinnan ja läpinäkyvyyden. Pätevä kumppani voi kuitenkin selkeän ohjausmallin avulla tarjota sinulle paitsi operatiivisen asiantuntemuksen, myös läpinäkyvyyden strategisen ja taktisen viestinnän kautta. Ulkoistamisen myötä hyödyt myös siitä osaamisesta ja kokemuksesta, jota toimittaja saa muiden asiakkaidensa kautta ja joka tehostaa myös sinun organisaatiosi palkanlaskentaa.

Palkanlaskennan ulkoistaminen on kuin vakuutus: yrityksesi palkanlaskenta ei katkea oman palkka-asiantuntijasi sairastuessa, lähtiessä yrityksestä, jäädessä vanhempainvapaalle tai lomaillessa.

Koko palkanlaskennan hoitaminen sisäisesti voi tarjota tunteen paremmasta hallinnasta ja joustavuudesta. Yrityksen palkka-asiantuntijat voivat mukauttaa prosessit mieltymystensä mukaan ja samanaikaisesti tarjota työntekijöille personoitua palvelua.

Kun palkanlaskenta toteutetaan pilvipalvelun kautta, huolehtii ulkoinen toimittaja palkkajärjestelmän ylläpidosta ja toiminnasta. Tarvittavat muutokset järjestelmään on mahdollista tehdä nopeasti, jos organisaatiostasi löytyy tarvittava osaaminen. Tätä osaamista tulee kuitenkin kehittää ja ylläpitää tai vaihtoehtoisesti hyödyntää ulkopuolisia konsultteja.

Suurin heikkous sisäisessä palkanlaskennassa on sen haavoittuvuus. Yritykselle voi olla kriittistä, jos oma palkka-asiantuntija sairastuu tai irtisanoutuu.

Tutkimuksemme osoittaa, että vaikka 93 prosenttia eurooppalaisista yrityksistä hoitaa palkkahallintonsa jossain määrin sisäisesti, vain 46 prosentilla yrityksistä henkilöstö osallistuu aktiivisesti palkkahallinnon tehtäviin ja prosesseihin. Kun tarkastellaan suurempia, yli 2 500 henkilöä työllistäviä organisaatioita, vastaava luku nousee 54 prosenttiin. Jos yrityksen tavoitteena on kasvaa, on selvästi tärkeää kehitää palkkahallinnon asiantuntemusta yrityksen sisällä, mutta on kannattavaa tehdä yhteistyötä myös ulkoisten kumppanien kanssa, sillä nämä voivat tarjota skaalautuvuutta ja joustavuutta palkanlaskentaan.

Ei ole siis yllätys, että suurin osa eurooppalaisista yrityksistä valitsee sisäisen ja ulkoistetun palkkahallinnon yhdistelmän. Kaikista tärkeintä on löytää näiden kahden välinen tasapaino, joka vastaa yrityksesi yksilöllisiä tarpeita.

Oikean palkkapalvelukumppanin tulee olla joustava ja pystyä räätälöimään palvelu tarpeittesi mukaan. Kumppanin tulee työskennellä rinnakkain sisäisen tiimisi kanssa, jakaa tietoa avokätisesti ja mahdollistaa tiimisi asiantuntemuksen kehittyminen.