Arvoa palkkadatasta – nykyaikainen palkkajärjestelmä tukee työntekijän hyvinvointia ja parantaa yrityksen kassavirtaa

 

Useimmille työntekijöille sanasta “palkkadata” saattaa tulla mieleen lähinnä palkan suuruuteen, veron osuuteen ja työnantajan lakisääteisiin maksuihin liittyvät tiedot. Nykyaikaisten palkkajärjestelmien ansiosta palkkadatasta on kuitenkin mahdollista saada hyötyä työsuhteen koko elinkaaren ajan. Lisäksi järjestelmät voivat auttaa myös laskutusprosessin nopeuttamisessa, projektien seurannassa ja liikevaihdon kehittämisessä. 

Palkkadatalla tarkoitetaan kaikkea henkilön työsuhteeseen liittyvää dataa. Lakisääteisistä syistä työnantajalla on oltava työntekijöistään tietyt perustiedot, kuten henkilön perustiedot ja verotukseen liittyvät tiedot.

– Henkilön työsuhteen ja palkkaprosessin aikana henkilöön liittyvää dataa rikastetaan eri lähteistä kerätyillä tiedoilla. Näihin kuuluvat esimerkiksi henkilön tuntikirjaukset, bonukset, edut, ammattiyhdistysliittojen jäsenmaksutiedot tai mahdolliset ulosottoon liittyvät tiedot. Palkkaprosessin lopussa syntyy palkanmaksuun liittyvää tietoa, joka jalostuu yrityksen kirjanpitomateriaaliksi sekä viranomaisille jaettavaksi dataksi, SD Worxin tuotekehityksestä vastaava johtaja Antti Herranen kertoo.

Palkkadatasta on moneksi

Herrasen mukaan palkkadataan liittyvät perustiedot ovat monelle itsestään selviä, mutta aina ei nähdä, että syntynyttä palkkadataa voidaan käyttää hyväksi myös monessa muussa yrityksen toiminnossa. 

– Palkkadata voi auttaa esimerkiksi projektiseurannan ja laskutusprosessin nopeuttamisessa, vaikka niitä ei mielletä perinteiseksi palkkajärjestelmän rooliksi. Prosessin nopeuttaminen onnistuu, kun palkkajärjestelmä toimittaa vastaanottamansa materiaalin mahdollisimman nopeasti laskutus- ja projektinseurantajärjestelmiin näiden prosessien tueksi.

Herranen huomauttaa, että esimerkiksi laskutusprosessin nopeudella on suora vaikutus yrityksen kassavirran tehokkuuteen ja sitä kautta yrityksen tulokseen.

– Jos palkkadatan avulla on mahdollista nopeuttaa kassavirtaa kuukaudesta esimerkiksi kahteen päivään, on se nykyisellä korkotasolla huikea lisäarvo! 

Datasta apua myös sairauksien ennaltaehkäisyyn 

Kun palkkajärjestelmä ja työterveysjärjestelmä keskustelevat keskenään, työnantaja ja työterveys voivat saada tietoja myös työntekijöiden hyvinvoinnin tukemiseen. Työnantaja pystyy esimerkiksi aloittamaan lakisääteiset ennaltaehkäisevät tukitoimenpiteet, jos työntekijällä on esimerkiksi paljon toistuvia poissaoloja.

– Tällaisten tietojen toimittaminen on aina erikseen sovittu työnantajan ja työterveyden välillä, ja palkkajärjestelmän rooli on mahdollistaa tietojen sujuva siirtyminen järjestelmien välillä. Tiedon tarkoitus on tehdä työterveysprosessiin kuuluva esimiehen ja työntekijän välinen keskustelu mahdolliseksi. Painopiste on nimenomaan ennaltaehkäisyssä ja varhaisessa puuttumisessa, Herranen selventää.

Sama pätee myös työhönpaluukeskusteluun pitkän poissaolon jälkeen. Järjestelmä hälyttää muistutuksilla, kun työntekijä on palaamassa työpaikalleen, jotta esimies voi aloittaa tapahtumaan liittyvän prosessin. Palkkaprosessiin ja -dataan liittyvä järjestelmä voi siis tuottaa dataa tukeville toimenpiteille, jotka liittyvät koko työsuhteen elinkaareen.

Palkkadatalla tehokkuutta verotietojen käsittelyyn 

Verokortin lähettäminen on tuttua jokaiselle suomalaiselle palkansaajalle, kuten myös työnantajille verotietojen käsittely. SD Worxin järjestelmissä on otettu askel siihen suuntaan, että verotietoja ei enää käsitellä manuaalisesti, vaan data siirtyy automaattisesti verojärjestelmästä palkkajärjestelmään.

– Tämä tarkoittaa sitä, että tulevaisuudessa muutosverokorttejakaan ei tarvitse lähettää työnantajalle. Tarpeen mukaan muutosverokortteja voi tehdä vaikka kuinka usein ja tiedot siirtyvät työnantajalle jopa päivittäin, Herranen selventää. 

Palkkadataan liittyvä automatisaatio tukee myös verottajan tavoitetta siirtyä reaaliaikaiseen verotukseen. Tällöin perinteisiä verokortteja ei laadita lainkaan, vaan verotiedot muuttuvat automaattisesti tulojen mukaan.

Palkkadatan suhteen kannattaa olla uteliaan innostunut

Antti Herranen toivoo, että yrityksissä alettaisiin pohtia ja jopa haastettaisiin sitä, mitä nykyjärjestelmistä saa irti.

– Palkkadata tukee kassavirta-ajattelun kautta jopa projektiseurantaa, mikä on monille uusi ajatus. Perinteisesti on totuttu ajattelemaan, että projektin laskutuksessa on aina tietynlainen viive, vaikka palkkajärjestelmä voisi auttaa asiassa huomattavastikin, hän toteaa.

Vaikka datan hyödyntämisessä on paljon kiinni yritysten ja niiden yhteistyökumppanien prosesseista ja kyvykkyyksistä, Herranen suosittelee suhtautumaan palkkajärjestelmään uteliaan innostuneesti.

– Sen sijaan, että yritykset tyytyvät siihen, että saavat palkat maksettua, kehotan havainnoimaan ja löytämään, mitä kaikkea palkkajärjestelmästä saa irti. Monesta järjestelmästä löytyy paljon muuta, jolla voi auttaa ja tukea koko organisaatiota.