Työaikajärjestelmät tuovat avun suunnitteluun ja resurssointiin – tekoälyn hyödyntäminen vaikuttaa myös työhyvinvointiin

Nykyään työntekijä voi hakea itselleen vapaita lyhyelläkin varoajalla, vain muutamalla klikkauksella. Enää ei siis välttämättä tarvitse keskustella esimiehen kanssa, saati rynnätä paniikissa HR-osastolle. Työaikajärjestelmien vahvuuksia ovat esimerkiksi reaaliaikaisuus, joustavuus ja järjestelmien tuomat helpotukset palkanlaskentaan. Lisäksi järjestelmien avulla on mahdollista suunnitella resurssit tehokkaammin ja ottaa henkilöstö mukaan työajan suunnitteluun.

Aiemmin työajanseuranta on palvellut lähinnä työnantajia; työntekijän näkökulmasta se on saatettu nähdä kielteisessä valossa ensisijaisesti valvontatyökaluna. Nykyään erilaisten työaikajärjestelmien käytöstä on kuitenkin hyötyä niin yritykselle kuin työntekijälle itselleenkin, SD Worxin tiiminvetäjä Daniel Södergård sanoo.

Södergårdin mukaan työntekijöiden kiinnostus itseään koskevaa dataa kohtaan on kasvanut jatkuvasti. Kiinnostus ei kohdistu vain omien loma- ja tuntikertymien seuraamiseen, vaan ihmiset haluavat osallistua entistä kokonaisvaltaisemmin työnsä suunnitteluun. Siihen liittyy keskeisesti työelämän ja vapaa-ajan yhteensovittaminen, ennakointi ja osallistumisen mahdollisuus.

Teknologiakehitys ja tekoäly ovat modernien järjestelmien taustalla: nykyään lähes kaikki omistavat älylaitteen, jolla työaikajärjestelmän käyttämät tiedot kirjataan ylös. Samalla ihmiset ovat vähitellen huomanneet, että helppokäyttöinen systeemi omassa kännykässä tarjoaa ajan tasalla olevaa dataa. Tiedosta on hyötyä, joten sitä mielellään seuraa hieman tarkemminkin.

Työaikasuunnitteluun osallistuminen helppoa ja nopeaa

Tekoälyn ansiosta myös omien toiveiden esittäminen on helppoa ja nopeaa: ne näppäillään mobiililaitteella työaikajärjestelmään. Näin työntekijä osallistuu työaikasuunnitteluun – järjestelmä puolestaan laskee yrityksen reaaliaikaista resurssitarvetta ja työvoiman saatavuutta.

– Myös tiimityön merkitys ja kollegoiden huomioiminen lomien suunnittelussa on korostunut. Vastaavasti yrityksissä annetaankin tänä päivänä mielellään työntekijöille vastuuta työaika- ja lomasuunnittelussa. Työntekijät mukaan ottamalla on saatu aikaan hyviä tuloksia, Södergård sanoo. Lisäksi työn kuormitukseen liittyvät tekijät on nyt mahdollista huomioida entistä tehokkaammin työaikasuunnittelussa. Esimiehet ja HR-henkilöstö näkevät työaikajärjestelmästä selkeästi, missä kohtaa viikkoa yrityksessä joudutaan tekemään säännöllisesti ylitöitä. Se on viesti siitä, että kyseisille viikonpäiville täytyy jatkossa hankkia enemmän työvoimaa. Kehittyneimmät työaikajärjestelmät helpottavat resurssin hallintaa, ja samalla ennakointi sekä suunnitelmallisuus vähentävät työssä uupumisen riskiä.

Edelläkävijät kaupan ja tuotantoteollisuuden aloilla

– Kaupan ja tuotantoteollisuuden ala ovat Suomessa tällä hetkellä edelläkävijöitä erilaisten työaikajärjestelmien hyödyntämisessä, Södergård kertoo.

Syy on yksinkertainen: näillä aloilla on suurin tarve entistä tehokkaampaan resurssointiin. Kaikkein perinteisimmillä tavoilla työaikavalvontaa ja siihen liittyviä muita asioita hoidetaan esimerkiksi kunnissa ja eri sairaanhoitopiireissä. Niissä on usein käytössä ne samat työkalut, joita on käytetty jo parikymmentä vuotta, eikä joustavuus esimerkiksi työaikasuunnittelussa ole työntekijän kannalta aina optimaalisinta.

– Kahden viime vuoden aikana toimihenkilöiden ja toimistotyöntekijöiden tilanne on muuttunut työaikavalvonnan ja erilaisten järjestelmätarpeiden osalta selkeästi enemmän kuin vaikkapa kaupan ja tuotantoteollisuuden alalla. Syy löytyy koronapandemiasta ja autioituneista toimistoista. Seinään kiinnitetyt leimasinkoneet menettivät merkityksensä, kun väki siirtyi etätöihin.

Reaaliaikaiset saldokertymät järjestelmien vahvuus

Jos esimerkiksi kauppaketjussa pitää olla 50 hengen työntekijäryhmästä aina noin kymmenen ihmistä paikalla, työvuorolistojen suunnittelu ilman työaikajärjestelmien hyödyntämistä – ja vieläpä työntekijöiden toiveiden mukaisesti – on vähintään kokonaisen työpäivän urakka.

– Kokemukseni mukaan tämä on yleensä tarkoittanut käytännössä sitä, että esimiehet eivät ole pystyneet pahemmin toiveita huomioimaan, Södergård kertoo.

Myös saldokertymät ovat työaikajärjestelmien vahvuus, kun puhutaan reaaliaikaisuudesta. Jos palkkakuitissa on mukana tiedot kertyneiden lomapäivien saldosta, tieto on Södergårdin mukaan yleensä työntekijän tavoittaessaan jo vähintään kaksi viikkoa vanhaa. Työaikajärjestelmän avulla tietoa myös saldokertymistä pystyy sen sijaan seuraamaan ajantasaisesti.

Modernit järjestelmät parantavat työnantajamielikuvaa

Reaaliaikaisten työaikajärjestelmien käyttäminen on nykypäivänä yrityksissä myös keino vahvistaa työnantajakuvaa.

– Puskaradio vaikuttaa asiaan. Kun ihmiset vaihtavat työpaikkaa, he vertailevat, miten esimerkiksi työaikaan ja palkanlaskentaan liittyvät asiat hoidettiin entisessä yrityksessä ja miten ne hoidetaan nykyisessä. Näin organisaatioissa syntyy herkästi muutospaineita käytettävien menetelmien helpottamiseksi ja parantamiseksi, Södergård kertoo.

Uusien työaikajärjestelmien käyttämisestä on innostuttu myös koska ne ovat niin yksinkertaisia. Nykyaikaisen järjestelmän käyttöön työntekijä ei tarvitse erillistä koulutusta. Södergård uskookin, että helppokäyttöinen työaikajärjestelmä voi nykyään olla jopa yksi ratkaiseva asia työpaikan valinnassa.

Osana työnantajakuvan kohentamista – ja askelena pois vanhahtavalta kuulostavasta valvontasysteemistä – työnantajat puhuvat mielellään työaikaseurannan sijaan workforce managementista.

– Kehittyneimpiä workforce management -ratkaisuja on hyödynnetty muualla Euroopassa jo parikymmenen vuoden ajan. Suomalaisyrityksissä on perinteisesti seurattu työaikaa ennen kaikkea siksi, että se on lain mukaan välttämätöntä. Suomeen uusimmat menetelmät ovat rantautuneet vasta kuluvana vuonna paikallisten sopimusten yleistymisen sekä työelämän muutosten vuoksi. Uusimmat Suomen-markkinoille saadut järjestelmät tukevat maamme lainsäädäntöä ja työehtosopimuksia.

Lue lisää kattavasta SD Worx Workforce Management -työajanhallintaratkaisustamme

Webinaaritallenne

SD Worx Workforce Management – Näin viet päivittäiset hallinnolliset tehtävät nykyaikaan

Tässä webinaarissa kerromme, miten SD Worx Workforce Management -työajanhallintaratkaisumme avulla voit koordinoida henkilöstöresursseja, maksimoida tuottavuutta ja hallita kustannuksia reaaliaikaisesti. Näet myös demon ratkaisustamme.