Kolme askelta onnistuneeseen HR-järjestelmän käyttöönottoon

SD Worxin laajan pohjoismaisen tutkimuksen mukaan joka toinen henkilöstö- ja palkkahallinnon digiprojekti jää puolitiehen. Se tarkoittaa, ettei järjestelmiin käytetylle ajalle ja rahalle saada tuloksia: esimerkiksi rutiininomainen työ ei vähenekään odotetusti. 

Näiden kolmen askeleen avulla organisaatiot voivat välttää käyttöönottojen yleisimmät sudenkuopat ja päästä nauttimaan uuden järjestelmän eduista täysin rinnoin. 

1. Ymmärrä organisaatiosi tarpeet

Onnistunut HR- tai palkkajärjestelmähanke lähtee oikeiden tarpeiden ymmärtämisestä. Siksi järjestelmähankkeen ensimmäinen askel on kuvata toimintamallien ja prosessien kokonaisuus tarkasti. 

Toimintamallien ja prosessien kartoitus voi tuntua työläältä ja aikaa vievältä, mutta kun se tehdään huolellisesti alussa ja siihen varataan realistisesti aikaa, se nostaa hankkeen onnistumistodennäköisyyttä hurjasti. 

Ota työhön mukaan jo alkuvaiheessa ne asiantuntijat, jotka tuntevat prosessit kuin omat taskunsa ja työskentelevät niiden parissa. Heidän avullaan varmistetaan, että järjestelmä vastaa sen todelliseen tarpeeseen. 

On tärkeää ottaa huomioon myös tulevaisuuden tarpeet, että järjestelmä esimerkiksi skaalautuu mahdollisten kasvavien tarpeiden mukana.

2. Perusta kuntoon

Tarpeiden kartoittamisen jälkeen on syytä priorisoida ne asiat, jotka vaativat ensimmäisenä järjestelmien tukea. Ensimmäiseksi kannattaa hoitaa niin sanotusti perusta kuntoon. 

Monissa yrityksissä esimerkiksi pre-payroll-vaiheessa on iso digitalisoinnin paikka.  Työaikakirjaukset, työsuhdemuutokset, master datan hallinta, tiedon välittäminen eteenpäin palkkahallinnolle sekä palkanlaskentaratkaisu muodostavat usein niin sanotun perustan, joka tulisi panna kuntoon ensimmäisenä. 

Tärkeää on myös kiinnittää huomiota siihen, että perustaan liittyvä kokonaisuus on digitalisoitu, eikä vain osa siitä.   

Kun perusta on kunnossa, sen päälle voidaan tarvittaessa lisätä uusia elementtejä ja toiminnallisuuksia. Ensimmäiseksi kannattaa kuitenkin digitalisoida ne prosessit, joiden avulla voidaan säästää eniten aikaa ja jotka vaikuttavat eniten työntekijäkokemukseen. 

3. Projektille oikea tiimi 

Kolmas askel matkalla onnistuneeseen järjestelmähankkeeseen on tarvittavien avainhenkilöiden tunnistaminen ja sitouttaminen mukaan hankkeeseen. Jalkautustiimiin tulisi kuulua ainakin sponsori, vaikuttaja, lähettiläs ja asiantuntijoita eri puolilta organisaatiota, joita prosessit koskettavat.  

Sponsori on esimerkiksi toimitusjohtaja tai muu korkeimman johdon edustaja, joka ymmärtää hankkeen tarpeen ja tärkeyden. 

Vaikuttaja on henkilö, jonka mielipiteitä muut kuuntelevat. Hän voi auttaa esimerkiksi muutosvastarinnan murentamisessa.  

Lähettiläät ovat kehitysmyönteisiä henkilöitä, jotka ovat usein innoissaan uudesta ja levittävät innostusta myös ympäristöönsä. Heitä on tärkeää saada mukaan eri henkilöstöryhmistä. 

Ennen kaikkea ne asiantuntijat, joita prosessit koskettavat, ovat korvaamattoman tärkeitä koko hankkeen onnistumisen kannalta. Heitä tulisi olla mukana jo alun tarvemäärittelyissä. 

Tällä unelmatiimillä uusi järjestelmä saadaan käyttöön ja sen todelliset hyödyt irti niin, että järjestelmän koetaan aidosti helpottavan ihmisten työtä ja vapauttavan heidän aikaansa. Tämä on yksi oleellisimmista asioista onnistuneen järjestelmähankkeen kannalta.