Joka toinen henkilöstö- ja palkkahallinnon digihanke jää puolitiehen

Henkilöstöhallinnon ja erityisesti palkanlaskennan ammattilaiset tekevät yrityksissä edelleen toistuvia, mekaanisia työtehtäviä. Yhä useampi yritys etsiikin digiratkaisuista tehokkaampia tapoja hoitaa rutiineja. Kyselyn mukaan moni henkilöstöhallinnon teknologiahanke jää vielä puolitiehen. SD Worxin teettämä kyselytutkimus on kattava leikkaus suomalaisesta yritysmaailmasta.

”Henkilöstö- ja palkkahallinnon digitalisaatiohankkeiden tavoite on vapauttaa asiantuntijoiden aikaa tuottavampaan työhön. Tavoite jää yhä saavuttamatta useimmissa yrityksissä. Yli puolet vastaajista eli runsaat 57 prosenttia kertoo, että tavoitteessa ei ole onnistuttu tai siinä on onnistuttu vain osittain. Työn tuottavuus kasvaa ja toimintamallit sekä -tavat tehostuvat vasta, kun uudistajat malttavat katsoa henkilöstö- ja palkkahallinnon yksittäisiä toimintoja kokonaisuutena”, SD Worxin ulkoistuspalveluista vastaava johtaja Hanna Mattinen sanoo.

Digihankkeita nyt ennätysmäärä

Suomalaisyrityksissä on meneillään valtava määrä HR:n digihankkeita, paljastaa kysely. Yli 80 prosenttia kyselyyn vastanneista kertoo, että yrityksessä on toteutettu jonkinlaisia henkilöstöhallinnon digitalisaatioon liittyviä kehityshankkeita kolmen viime vuoden aikana. Useimmissa yrityksissä (yli 57 prosenttia) on hyödynnetty hankkeissa ohjelmistorobotiikkaa, jonka avulla pyritään automatisoimaan rutiininomaisia tehtäviä.

”Digihankkeiden kirjo on valtava. Moni mieltää digihankkeeksi jo siirtymisen papereista sähköisiin asiakirjoihin tai lomakkeisiin. Toisessa ääripäässä ovat tehtävien automatisointi robotiikan ja älykkäiden järjestelmien avulla”, Mattinen jatkaa.

Pieleen mennään, jos kokonaisuus on hukassa

Henkilöstö- ja palkkahallinnon toiminta liittyy tiukasti toisiinsa, mutta monissa organisaatioissa nämä kaksi yksikköä ovat etäällä toisistaan. Mattisen mukaan HR:n digiprojekteissa puhutaan usein IT-järjestelmähankkeista, jotka monesti onnistuvat vain näennäisesti.

”Järjestelmän maksaja voi esimerkiksi kuvitella, että hanke on onnistunut, kun tietty henkilöstö- tai palkkahallinnon työtehtävä suoritetaan paperityön sijaan sähköisesti. Seuraus kuitenkin voi olla, että manuaalinen työ on vain siirtynyt yhdestä paikasta toiseen. Näissä tapauksissa on kyse näennäisestä digitalisaatiosta, jossa mennään ojasta allikkoon”, Mattinen sanoo.

Alimitoitettu hanke jää kauas tavoitteista

Syyt hankkeiden heikkoon onnistumiseen voidaan jäljittää hankkeiden suunnitteluun. Lähes kuudesosa SD Worxin kyselyn vastaajista (noin 58 prosenttia) kertoo, että kehityshankkeen suunnitteluun ja toteutukseen varattiin liian vähän työvoimaa, aikaa ja varoja.

SD Worxin kyselytutkimukseen vastasi 96 henkilöstöhallinnon päättäjää 65 yrityksestä. Tutkimusta ei tehty edustamaan kaikkia suomalaisia yrityksiä, mutta otanta on kooltaan ja koostumukseltaan riittävä antamaan suuntaa suomalaisyritysten tilanteesta.

Kuusi vinkkiä: Näin onnistut HR:n digihankkeissa

1. Ota mukaan oikeat osaajat. Ihannetilanteessa henkilöstö- ja palkkahallinnon toimintaa tehostaviin digihankkeisiin otetaan jo suunnitteluvaiheessa mukaan henkilöstö- ja palkkahallinnon toiminnan tuntevat asiantuntijat. Jos he ovat mukana määrittelemässä vaatimuksia uudelle järjestelmälle, hankkeella on paremmat onnistumisen mahdollisuudet.

2. Älä siirrä paperisysteemiä digimuotoon. Kun digihankkeita ryhdytään suunnittelemaan, lähtökohdaksi kannattaa ottaa tavoitteet. Metsään mennään, jos hankkeessa vain yritetään siirtää manuaaliset, paperisiin lomakkeisiin perustuvat toimintamallit sähköiseen muotoon.

3. Kirkasta tulevaisuuden tarpeet. Kun suunnittelet HR:n digitaalisia toimintatapoja, arvioi, millaisiin tarpeisiin toimintojen pitää vastata tulevaisuudessa. Ihannetilanteessa esimerkiksi saman järjestelmän eri työkalujen avulla voidaan täyttää myös tulevaisuuden tarpeet ilman, että pitäisi hankkia erillisiä uusia järjestelmiä tai järjestelmien välisiä liittymiä.

4. Asioi yhdellä luukulla. Kun pohdit HR-järjestelmän hankintaa, puntaroi tarkkaan, hankitko kokonaisuuden yhdeltä vai useammalta toimittajalta. Jos ostat ratkaisuja useilta eri toimittajilta, kaikkien tuotteiden kehitystyö kulkee omia polkujaan. Kun hankit kokonaisuuden yhdeltä taholta, kokonaisuuden kehitys kulkee samaan suuntaan.

5. Estä inhimillisten virheiden mahdollisuudet. HR:n toimintamalleja tukevat järjestelmät kannattaa rakentaa niin, että ne ohjaavat käyttäjäänsä mahdollisimman paljon tietojen täyttämisessä. Kun jo määrittelyvaiheessa keskityt siihen, että järjestelmien käyttäminen on helppoa, käyttäjien tekemät inhimilliset virheet vähenevät.

6. Varaa aikaa käyttöönottoon. Minkä tahansa järjestelmän tai toimintamallin käyttöönotto on iso muutos. Ota ne käyttöön silloin, kun organisaatiossa ei ole meneillään muita isoja muutoksia. Varmista hankkeen alusta alkaen riittävä sisäinen viestintä. Anna riittävä aika kokonaisuuden hahmottumiselle ja yhteisen ymmärryksen syntymiselle. Älä unohda hanketta, kun päätökset ja perusta on luotu.