7 yleisintä piilokustannusta, joita aiheutuu, jos HR:n digitalisointiin ei investoida

SD Worxin viime vuonna teettämän kansainvälisen tutkimuksen mukaan suomalaisista yrityksistä vain 28 prosenttia on integroinut henkilöstöhallinnon käyttämiä järjestelmiä ja vain reilu puolet (56 %) on sitoutunut digitalisointiin työpaikoilla. Miksi useammat yritykset eivät panosta digitalisointiin? Hitaasta etenemisestä tai digitalisoimatta jättämisestä aiheutuu yrityksille monia piilokustannuksia. Listasimme niistä seitsemän yleisintä tähän blogikirjoitukseen.

Digitaalisen työpaikan rakentaminen oli pitkään vaikea tehtävä. Syynä olivat paikalleen jämähtäneet teknologiat, sekavat IT-standardit, monimutkainen integrointi ja yksinkertaisten ohjelmistotyökalujen puute. Ilman IT-alan tohtorikoulutusta tai syviä taskuja digitalisointi oli lähes mahdotonta.

Onneksi näin ei enää ole. Monet teknologiakumppanit tarjoavat nykyään HR-teknologiaa, joka on helppokäyttöistä ja edullista sekä tarjoaa etuja kaikille tahoille − niin yritykselle, henkilöstöhallinnolle kuin työntekijöille. On toinenkin tärkeä syy digitalisoida ennemmin kuin myöhemmin: digitalisoimatta jättämisen piilokustannukset. Vanhaan jääminen voi maksaa enemmän kuin luuletkaan.

HR-toimintoihin liittyvien tehtävien kuten palkanlaskennan, keskeisten HR-prosessien ja työajanseurannan hoitaminen on usein monimutkaista ja aikaa vievää. Kun kaikki energia menee hallinnollisten yksityiskohtien hoitamiseen, jäävät arvoa lisäävät tehtävät kuten työnantajabrändin vahvistaminen odottamaan, ”kun on aikaa”. 

Kehittyneen teknologian avulla on mahdollista vapauttaa itseltään paljon resursseja. Hyvä HR-järjestelmä minimoi manuaalista työtä ja tehostaa prosesseja esim. tarjoamalla sähköisen allekirjoituksen, valmiit sopimusmallit ja tarkistuslistat. Tämän operatiivisen tehokkuuden saavuttaminen on yleensä jokaisen digitalisaatiomatkan ensimmäinen askel.

Työntekijöistä, erityisesti nuoremmista sukupolvista, on tullut päivittäisessä elämässään riippuvaisia käyttäjäystävällisistä sovelluksista, kuten Netflixistä, Spotifysta ja TikTokista. Jos et pysty tarjoamaan heille samankaltaista käyttäjäkokemusta yrityksen digitaalisista HR-työkaluista, he todennäköisesti eivät sitoudu näiden käyttämiseen.

SD Worxin tutkimuksesta selviää, että 39 prosentilla kaikista työikäisistä suomalaisista on vaikeuksia pysyä mukana digitalisaatiossa. Digitaalisten työkalujen käytettävyyden optimointi intuitiivisista käyttöliittymistä saumattomiin integraatioihin ja mobiiliystävällisyyteen voi olla ratkaisevan tärkeää henkilöstöhallinnon digitalisointimatkan onnistumiseksi. Tätä kutsutaan myös toiseksi vaiheeksi vahvan digitaalisen työpaikan rakentamisessa.

Vero-, työ- ja tietosuojalainsäädännön noudattaminen on jokaisen HR-tiimin prioriteettilistan kärjessä. Yksikin virhe voi johtaa suuriin sakkoihin ja työnantajabrändin vahingoittumiseen. Hankalinta on se, että lainsäädäntö muuttuu koko ajan ja vaihtelee maittain. Luottamalla automaattisia päivityksiä sisältävään HR-teknologiaan voit säästää itsesi vaatimustenmukaisuuden hallinnan aiheuttamalta stressiltä.

Taloudellisen epävarmuuden ja työvoimapulan aikana työntekijöiden sitoutumisen, kasvun ja tuottavuuden edistämisen pitäisi olla toiminnan keskiössä. Kyvykkyyksien ja osaamisen johtamisessa auttavat oikeanlaiset digitaaliset työkalut, kuten HR-järjestelmä, oppimisalustat, työhyvinvointi- ja osaamiskartoitussovellukset, perehdyttämistyökalut jne. Nämä työkalut antavat työntekijöillesi mahdollisuuden saavuttaa täyden potentiaalinsa, mikä lisää tuottavuutta ja siten myös kasvua. Tämä tunnetaan myös digitalisaatiomatkan kolmantena askeleena.

HR-osasto käsittelee suuria määriä arkaluonteisia tietoja − oli kyse sitten organisaatiota koskevista luottamuksellisista tiedoista tai työntekijöiden henkilötiedoista. Manuaalisella järjestelmällä on vaikea valvoa pääsyä näihin tietoihin. Joten kyllä, digitalisaatio avaa oven mahdollisille tietoturvaongelmille, mutta jos valitset HR-palveluntarjoajan huolellisesti, hyödyt toimittajan sisäänrakennetuista yksityisyydensuoja- ja tietoturvatoimista, jolloin sinun ei enää tarvitse huolehtia strategisten tietojen menettämisestä tai muista vakavista seuraamuksista.

Avoin viestintä on jokaisen menestyvän organisaation ydin. Tämä pätee vielä enemmän silloin, kun kyseessä on hybridityövoima. Miksi asia on näin? Sitoutuneimmat työntekijät ovat usein niitä, joilla on selkeä kuva organisaation suunnasta. He ovat asiantuntevia, ja heillä on vahva tunne kuulumisesta joukkoon. Jos näin ei ole, he siirtyvät todennäköisemmin toisen työnantajan palvelukseen, jolloin yritykselle aiheutuu kustannuksia heidän korvaamisestaan. Yksi asia on varma: digitaalisen HR-ekosysteemin avulla tavoitat tiimisi hetkessä, olivatpa he missä tahansa.

Luomalla digitaalisen ekosysteemin − joka on digitalisaatiomatkan viimeinen vaihe − voit säästää monien päivien manuaalisen työn tietojen keräämisessä, analysoimisessa ja koostamisessa. Monissa integroiduissa järjestelmissä on myös sisäänrakennettuja raportointi- ja analyysityökaluja, jotka täydentävät HR-tiimin business intelligence -valmiuksia. Kaikki tämä johtaa älykkäämpiin, tietoon perustuviin päätöksiin, joiden avulla voit muun muassa optimoida budjetin käytön.