Rototec ja SD Worx: Saumaton yhteistyö varmistaa sujuvan palkanlaskennan

Rototec Oy on geoenergia-alan yritys, joka poraa maalämpökaivoja sekä tarjoaa alan konsultointi- ja suunnittelupalveluita. Yritys palvelee monipuolisesti eri asiakkaita, kuten asunto-osakeyhtiöitä, julkisia hankkeita, uudisrakennusprojekteja ja kiinteistösijoittajia. Kansainvälisesti toimivan yrityksen Suomen henkilöstöön kuuluu reilu 60 asiantuntijaa.

Palkanlaskentaprosessin kehittäminen käynnisti muutoksen

Aiemmin Rototecin taloushallinto ja palkanlaskenta oli ulkoistettu kirjanpito- ja taloushallintopalveluihin erikoistuneelle toimijalle. Yrityksen kasvaessa taloushallinto haluttiin ottaa omiin käsiin ja samalla myös palkanlaskentajärjestelmä jouduttiin vaihtamaan. Muutoksen myötä Rototec päätti kilpailuttaa myös palkanlaskentapalvelut, sillä aiempi ratkaisu ei enää vastannut yrityksen tarpeita.

"Halusimme parantaa raportointia, ennustettavuutta ja saada parempaa näkyvyyttä taloushallintoon. Palkanlaskennan työkalu oli kiinteä osa aiempaa palvelua, joten oli luontevaa miettiä samalla myös uutta palkanlaskentakumppania", kertoo Rototecin HR Business Partner Pirjetta Peltola.

SD Worx valikoitui palkanlaskentakumppaniksi

Keväällä 2023 Rototecin palkanlaskenta siirtyi SD Worxille. Kilpailutuksessa SD Worxin palvelukonsepti, toimintamallit ja hinnoittelu vastasivat parhaiten yrityksen tarpeita. Tärkeä valintakriteeri oli myös SD Worxin globaali organisaatio, joka tarjoaa mahdollisuuden keskittää palkanlaskentaa myöhemmin myös muihin toimintamaihin.

"SD Worx erottui edukseen palvelukonseptillaan ja hinnoittelullaan. Myös mahdollisuus laajentaa palvelua myöhemmin kansainvälisesti oli meille iso etu", Peltola kertoo.

Palkkaprosessi etenee selkeästi ja ennustettavasti

SD Worxin palveluiden myötä Rototec on saanut tehokkuutta ja ennustettavuutta palkanlaskennan prosesseihin. Samalla manuaaliset työvaiheet ovat vähentyneet integraatioiden ansiosta. Palkanlaskenta sujuu järjestelmällisesti, ja SD Worxin asiantuntijat ovat helposti saavutettavissa, mikä on ollut yksi yhteistyön keskeisistä vahvuuksista.

"Se, että saamme vastauksia nopeasti ja asiat etenevät mutkattomasti, on ollut meille todella tärkeää. Arvostamme myös SD Worxin asiantuntemusta erityisesti loma-asioissa ja muissa monimutkaisemmissa palkanlaskentakysymyksissä", Peltola toteaa.

Säännölliset yhteistyöpalaverit ovat osoittautuneet arvokkaiksi. ”Tykkään siitä, että on joku säännöllinen foorumi, jossa käydään läpi laatuasioita, tulevia muutoksia sekä palvelun tasoa. Nämä palaverit voivat olla välillä lyhyitäkin, mutta olen kokenut ne erittäin hyödyllisiksi”, Peltola kertoo.

Palkanlaskennassa tärkeintä on, että palkat ovat oikein ja maksetaan ajallaan. Rototec arvostaa myös sitä, että palkanlaskentaprosessille on selkeä kuukausittainen aikataulu, mikä helpottaa oman työn suunnittelua ja vähentää kiirettä.

Luotettava kumppani ja toimiva yhteistyö

Rototecille tärkeää on sujuva ja nopea yhteydenpito sekä selkeät toimintamallit. SD Worxin asiantuntijat ovat helposti tavoitettavissa, ja sähköinen arkistointipalvelu on helpottanut palkanlaskennan dokumentointia ja materiaalien säilyttämistä.

"Palkanlaskennan osalta on kriittistä, että yhteistyö sujuu saumattomasti ja palveluntarjoaja pystyy reagoimaan nopeasti muuttuviin tilanteisiin. SD Worx on tässä ollut meille todella hyvä kumppani", Peltola summaa.