Sähköinen arkistointi - Keep säilyttää asiakirjasi turvassa
SD Worx Keep on pilvipohjainen arkistointijärjestelmä palkanlaskennan ja muiden oikeudellisten asiakirjojen turvalliseen ja luotettavaan säilytykseen. Tämän helppokäyttöisen työkalun avulla pidät huolen siitä, että säilytät asiakirjojasi lain vaatiman ajan.
Asiakirjojen lataaminen ja etsiminen helposti ja nopeasti
Voit ladata asiakirjoja mistä tahansa järjestelmästä suoraan sähköiseen arkistointipalveluun tai automaattisesti integraation kautta, jos käytät SD Worx W -palkkajärjestelmää tai Expense-työkalua matka- ja kululaskujen hallintaan. Soveltuva materiaali mahdollistaa myös muut integraatiot.
Voit hakea arkistossa olevaa aineistoa hakutoiminnolla useiden hakutekijöiden perusteella. Sen lisäksi, että voit hakea asiakirjoja dokumentin nimellä, voit myös hakea organisaatioon kuuluvaa asiakirjaa, tiettyä asiakirjatyyppiä, säilytysaikaa tai käyttää vapaata tekstihakua. Lisäksi voit muokata hakuasetuksia.
Pidämme asiakirjasi turvassa
Voit luottaa siihen, että asiakirjasi arkistoidaan turvallisesti, ja kun niiden säilytysaika päättyy, Keep poistaa ne automaattisesti. Arkistoitavan aineiston säilytysaika määräytyy ennalta määriteltyjen asiakirjatyyppien mukaan. Arkistointipalvelu huolehtii myös GDPR:n eli yleisen tietosuoja-asetuksen noudattamisesta.
Palvelussa käytettävät kirjautumis-, salaus- ja purkutunnukset on tallennettu salatussa muodossa palveluun, joka sijaitsee SD Worxin pilvipalveluympäristössä Suomessa.
Usein kysytyt kysymykset sähköisestä arkistointipalvelustamme
Voit luottaa siihen, että asiakirjasi ovat turvassa. Arkistointipalvelussa käytettävät kirjautumis-, salaus- ja purkutunnukset on tallennettu salatussa muodossa palveluun, joka sijaitsee SD Worxin pilvipalveluympäristössä Suomessa.
Voit ladata arkistoon yhden tai useamman tiedoston. Tiedostojen arkistointi aloitetaan "Tiedoston lataus" -välilehdeltä valitsemalla ensin arkistoitavan tiedoston asiakirjatyyppi ja valitsemalla määritetyt hakutekijät.
Aineistoja voidaan selata ja hakea arkistosta hakutekijöiden perusteella. Yrityskohtaisissa hakutekijöissä käyttäjä ylläpitää arkistoitavan aineiston yhteisiä hakutekijöitä.
Sähköiseen arkistointipalveluun ladatuille tiedostoille määritetään asiakirjatyyppi ja säilytysaika. Tiedostot säilytetään palvelussa asiakirjatyyppikohtaisen säilytysajan mukaisesti, minkä jälkeen tiedostot poistetaan automaattisesti ja turvallisesti arkistosta. Ajantasainen listaus asiakirjatyyppi- ja maakohtaisista säilytysajoista on tarkistettavissa SD Worx Keep -arkistointipalvelusta.
Kyllä! Lue lisää SD Worxin vaatimustenmukaisuudesta verkkosivuiltamme: Customer data processing
Haluatko kuulla lisää ratkaisuistamme?
Jos haluat saada lisätietoa tuotteistamme ja palveluistamme tai miten voimme auttaa sinua palkka- ja henkilöstöhallintoon liittyvissä haasteissa, täytä alla oleva lomake. Otamme sinuun yhteyttä mahdollisimman pian!