Näin tuet tiimiä poikkeuksellisina aikoina

Olemme eläneet erilaisia poikkeusaikoja jo yli parin vuoden ajan. Poikkeukselliset olosuhteet asettavat erityiset haasteensa esimiesten työlle. Esimiehen on nyt äärimmäisen tärkeää tukea tiimiläistensä jaksamista. Poikkeusaikoina rutiinien merkitys korostuu, sillä ne lisäävät turvallisuudentunnetta myös työpaikoilla. Listasimme viisi konkreettista askelta, joiden avulla esimies voi nyt tukea tiimiään.

1.      Hanki tietoa luotettavista lähteistä

Esimiesten on syytä olla perillä meneillään olevasta tilanteesta ja vastata tiiminsä tiedontarpeeseen. Varmistathan kuitenkin, että antamasi tiedot pohjautuvat luotettaviin lähteisiin, eikä vahvistamattomiin huhuihin.

Tiimiä on syytä pitää ajan tasalla ensisijaisesti siltä osin kuin tilanne vaikuttaa työn arkeen ja omaan organisaatioon. Poikkeusaikoina tämä on voi tarkoittaa esimerkiksi maskienkäyttöä, kokoontumisrajoituksia toimistoilla tai talouspakotteiden vaikutuksia oman organisaation toimintaan. Esimiehet ovat niitä, joilta tiimin tulisi kuulla kyseisistä muutoksista ensimmäisenä.

2.      Kannusta tiimiläisiä viestimään

On tärkeää, että esimies kannustaa tiimiläisiään myös keskinäiseen viestintään. Vaikka etäpalavereita ei enää monissa organisaatioissa suosittaisi, kun pandemiarajoituksista on päästy, niitäkin hybridityön aikana edelleen pidetään paljon. Etäpalavereissa kannattaa kannustaa kaikkia laittamaan kamerat päälle.  

Hybridipalavereissa etä- ja läsnäosallistujat tulisi asettaa tasa-arvoiseen asemaan varmistamalla, että kaikkien osallistujien näkö- ja kuuloyhteys toimii saumattomasti. Näköyhteys pitää paremmin huolen, että kaikki tulevat kuulluksi ja nähdyksi, onhan jokaisen osallistujan kokemus tärkeä.

3.      Kuuntele aktiivisesti

Poikkeusaikoina tiimin toimivan vuorovaikutuksen merkitys korostuu. Moni ihminen kuormittuu joka puolelta tulvivasta tietomäärästä, eivätkä huoli ja murheet ainakaan helpota työtehtävistä selviämistä.

Tällaisina aikoina esimies on äärimmäisen tärkeää kysyä: “Kuinka voit?” ja pysytellä eri keinoin ajan tasalla tiimiläistensä jaksamisesta. Viimeistään nyt esimiehen kannattaisi ottaa käyttöön säännölliset 1:1-keskustelut omien tiimiläisten kanssa. Nyt jos koskaan on tärkeää harjoittaa aktiivisen kuuntelemisen taitoa. 

4.      Seuraa tiimin työmäärää ja hyvinvointia

Tiimiläisten työhyvinvoinnin seuranta on nyt tärkeää, mutta se voi olla haasteellista, jos tiimin jäsenet toimivat toisistaan fyysisesti kaukana.

Etätyön alkuaikoina hyvinvoinnin haasteet liittyivät ensisijaisesti ergonomiaan ja pian myös töiden organisoimiseen, kun työn ja vapaa-ajan raja alkoi hämärtyä.

Omien tiimiläisten työtunteja kannattaisikin nyt seurata aktiivisesti. Tämä ei ole kyttäämistä vaan huolehtimista.

Esimerkiksi HR-analytiikkasovellus pystyy tarjoamaan esimiehille kohdennetusti informaatiota esimerkiksi sairauspoissaolojen, tuntisaldojen ja kouluttautumiseen käytetyn ajan määristä.

Tarkkaile, onko työtunneissa nousua tai laskua ja ovatko työtunnit linjassa työn tuotosten kanssa? Jos tunneissa on poikkeamaa, puutu näihin ennakoivasti ja selvitä, mitkä poikkeamat ovat aiheuttaneet.

Henkinen työhyvinvointi on olennaisessa roolissa tiimin toiminnan kannalta. Kuormitus ei välttämättä tule itse työstä, vaan jo pelkkä monimutkainen ja epävarma maailmantilanne saattaa kuormittaa. Huolehdi poikkeusaikoina, että vastuu tiimissä jakautuu tasaisesti ja tarvittaessa varaudu keventämään kuormittuneiden taakkaa.

5.      Muistuta palautumisen merkityksestä

Raskaampina aikoina työstä palautumisen merkitys korostuu entisestään. Työkyvyn johtamisen näkökulmasta esimiehen kannattaa olla nyt erityisen kiinnostunut alaistensa palautumisesta. Keskusteluissa tiimiläisten kanssa esimies voi kysellä, milloin työntekijä on viimeksi ehtinyt tehdä jotain rentouttavaa ja millaisia ajatuksia poikkeustilanne herättää. Pelkkä muistutus siitä, että työkonetta ei tarvitse avata työajan ulkopuolella, voi olla iso asia.

Haluatko henkilöstö- ja palkkahallinnon ajankohtaisia uutisia ja näkemyksiä sähköpostiisi kerran kuussa?