Kuinka ylläpidän palkkahallinnon vaatimustenmukaisuuden yrityksen laajentuessa?
Kun yritykset laajentavat toimintaansa ja työvoimaansa yli maarajojen, kasvaa myös palkkahallinnon vaatimustenmukaisuuden ylläpitämisen haaste ja merkitys voimakkaasti. Noin 38 prosenttia eurooppalaisista yrityksistä kertoi lainsäädännön noudattamisen olevan suurin investointi palkanlaskennan hallinnoinnissa. 37 prosenttia taas nosti palkkahallinnon tietoturvan parantamisen suurimmaksi investoinniksi. Kun otetaan huomioon, kuinka sensitiivistä dataa palkkatiedot ovat, ei tietoturvan tärkeys tule yllätyksenä. Molemmat investoinnit ovat välttämättömiä, jotta voit suojata yritystäsi taloudellisilta seuraamuksilta ja työntekijöitä tietoturvaloukkauksilta.
Mitä tutkimuksemme paljastaa
Yritysten kasvaessa, erityisesti kun ne ylittävät 500 työntekijän rajan, palkka-asiantuntijoiden ja työntekijöiden välinen suhde muuttuu usein merkittävästi. Työntekijämäärän kasvu lisää usein lainsäädännön ja työehtosopimusten noudattamiseen liittyviä riskejä, jos vaatimustenmukaisuutta ei ole hoidettu asianmukaisesti. Henkilöstö- ja talousjohtajien on tunnistettava palkkahallintoon vaikuttavat muutokset ja suunniteltava toimintoja niiden mukaisesti – olipa kyse palkkatiimin vahvistamisesta, kehittyneiden ohjelmistoratkaisujen integroimisesta tai ulkoisen tuen hankkimisesta. Ennakoiva suunnittelu on avainasemassa riskien pienentämisessä ja vaatimustenmukaisuuden varmistamisessa monimutkaisessa palkkahallinnossa.
Teknologian lisäksi on ratkaisevan tärkeää investoida kattavaan tukeen vaatimustenmukaisuuden saavuttamiseksi. Tähän kuuluu muun muassa yrityksen palkka-asiantuntijoiden jatkuva koulutus, johon tutkimuksemme mukaan investoi joka neljäs työnantaja. Lisäksi on tärkeää kysyä neuvoa palkkahallinnon lainsäädännön tuntevilta asiantuntijoilta ja mahdollisesti palkata kansainväliseen lainsäädäntöön erikoistuneita neuvonantajia. Näillä toimilla varmistat, että vaatimustenmukaisuus on osa palkanlaskentaprosessia eikä vain jälkikäteen mietitty asia.
Kun valitset kumppanin, joka pystyy hoitamaan palkkahallintoa useassa eri maassa niiden lainsäädäntöjen mukaisesti, voit virtaviivaistaa prosesseja, saavuttaa kustannustehokkuutta ja selkeyttää viestintää.
Vaatimustenmukaisuus voi edellyttää muutoksia
Monissa yrityksissä palkkahallinnon vaatimustenmukaisuuden täyttäminen voi edellyttää erinäisiä muutoksia. Tämä voi tarkoittaa järjestelmämuutoksia, HR-osaston uudelleenorganisointia, uusien vaatimustenmukaisuuteen keskittyvien roolien luomista tai jopa yrityskulttuurin muuttamista siten, että vaatimustenmukaisuus asetetaan etusijalle kaikilla tasoilla. Tällaiset muutokset auttavat tekemään vaatimustenmukaisuudesta osan päivittäistä toimintaa.
Kun yritykset laajentuvat kansainvälisesti, palkkahallinnon keskittäminen harvemmille päteville kumppaneille voi virtaviivaistaa toimintoja ja parantaa vaatimustenmukaisuutta. Kun valitset kumppanin, joka pystyy hoitamaan palkkahallintoa useassa eri maassa niiden lainsäädäntöjen mukaisesti, voit virtaviivaistaa prosesseja, saavuttaa kustannustehokkuutta ja selkeyttää viestintää.
Haluatko saada lisää asiantuntijaneuvoja suurimmista palkkakysymyksistä?
Varmista palkkahallintoon vaikuttavan lainsäädännön noudattaminen tulevaisuudessa
Tutkimuksemme osoittaa, että yleisin syy käyttää tekoälyä palkkahallinnossa on lainsäädännön seuraaminen. Tulevaisuuden teknologioita voisivat olla esimerkiksi vaatimustenmukaisuusanalyysi, jolla ennakoidaan mahdollisia vaatimustenmukaisuusrikkomuksia ennen kuin ne tapahtuvat, sekä automaattiset päivitykset palkkajärjestelmiin, kun uusia lakeja tulee voimaan.
Vaatimustenmukaisuuden turvaaminen skaalautuvasti
Henkilöstöhallinnosta vastaavien tulisi huomioida kolme keskeistä tekijää, jotka ovat ratkaisevia palkkahallinnon vaatimustenmukaisuuden turvaamisessa erityisesti yrityksen kasvaessa:
- Jatkuva oppiminen: Edistä jatkuvaa oppimista ja koulutusta liittyen lainsäädäntöön ja määräyksiin – erityisesti kansainvälisessä kontekstissa, jos yrityksesi on kansainvälinen.
- Hyödynnä teknologiaa: Hyödynnä tekoälyä ja palkanlaskentajärjestelmien kehittyneitä ominaisuuksia vaatimustenmukaisuusmenettelyn automatisoimiseksi ja virtaviivaistamiseksi.
- Vahvat kumppanuudet: Tee yhteistyötä ulkoisten asiantuntijoiden kanssa, jotka pystyvät tarjoamaan tukea työlainsäädännön ja määräysten noudattamiseen liittyvissä kysymyksissä eri toimialueilla.
Lataa Palkkakompassi-opas kokonaisuudessaan - saat sen suoraan sähköpostiisi!
Lue seuraavaksi
Blogit
Miten integroin palkkajärjestelmän muuhun HR-teknologiaan?
Jatkuvasti kehittyvässä HR-ympäristössä palkanlaskentateknologian integrointi ei ole vain mukavuusasia, vaan strateginen välttämättömyys. Tutkimuksemme kuitenkin osoittaa, että kymmenesosalle eurooppalaisista yrityksistä integroidun ja tehokkaan palkkajärjestelmän saavuttaminen on edelleen ajankohtainen, mutta silti ratkaisematon haaste.
2024-12-17
Blogit
Mitä pitäisi ottaa huomioon palkkajärjestelmää valitessa?
Aikana, jolloin organisaatioiden tehokkuus on suora kilpailuetu, oikean palkkaratkaisun valinnalla voi olla suuri merkitys. Palkanlaskennan haasteiden selättäminen on henkilöstö- ja talousjohtajille välttämätöntä tehokkaiden prosessien luomiseksi. Siksi on yllättävää, että niin suomalaiset kuin muut eurooppalaiset yritykset kertovat nopeuden ja tehokkuuden olevan suurin haaste palkanlaskennassa.
2024-12-16
Blogit
Mistä aloitan palkkahallinnon vaatimustenmukaisuuden varmistamisen?
On selvää, että palkkahallinnossa lainsäädännön ja työehtosopimusten noudattamisen tulee olla etusijalla. Näiden noudattamatta jättämisellä on vakavia oikeudellisia ja taloudellisia seurauksia, kuten korkeat sakot, tarkastusten ja oikeudenkäyntien riski sekä mikä pahinta: yrityksesi maineen pysyvä vahingoittuminen. Tällainen toiminta rajoittaa myyntipotentiaalia, vaarantaa asiakassuhteet sekä rikkoo työntekijöiden luottamuksen.
Palkkahallintoon liittyvien riskien välttämiseksi on tärkeää varmistaa palkkahallinnon vaatimustenmukaisuus.
2024-12-10