Mistä aloitan palkkahallinnon vaatimustenmukaisuuden varmistamisen?

Ensimmäiseksi, kuten kaikessa muussakin verotuksen ja lainsäädännön noudattamisessa, sinun tulee vamistaa, että kirjanpito on täsmällistä, tehty oikein ja helposti tarkastettavissa. Palkkahallinnossa tähän tulee sisällyttää tiedot työtunneista ja poissaoloista, palkkatasoista ja verovähennyksistä kunkin työntekijän osalta sekä kaikki asiaankuuluvat henkilö- ja tilitiedot.

Riippumatta siitä, palkkaatko sisäisen asiantuntijan vai ulkoistatko palkkahallinnon kumppanille, varmista, että heillä on todistetusti asiantuntemusta ja kokemusta lainsäädännön sekä työehtosopimusten noudattamisesta monimutkaisissakin liiketoimintaympäristöissä. Monille yrityksille voi tuntua helpommalta ulkoistaa palkkahallinto kokonaan. Vastaavasti monia pilvipohjaisia (SaaS) palkkajärjestelmiä päivitetään aktiivisesti, jotta ne täyttävät alati muuttuvat vaatimukset.

Vaikka 71 prosenttia suomalaisista työnantajista saa jonkinlaista ulkopuolista oikeudellista neuvontaa HR-asioissa, on mielenkiintoista huomata, että 29 prosenttia yrityksistä ei hanki sitä ollenkaan. Tämä ei luultavasti johdu siitä, että yrityksiä ei kiinnostaisi lainsäädännön noudattaminen. Mitä suuremmaksi yritys kasvaa, sitä monimutkaisemmaksi palkkahallintoon liittyvien säännösten noudattaminen muuttuu – mikä tarkoittaa sitä, että palkkahallintoon liittyvän oikeudellisen osaamisen on oltava organisaatiokohtaisempaa. Yritykset, joilla on käytössään jokin työehtosopimus, voivat myös saada neuvontaa sekä oikeudellista apua työnantajajärjestön kautta; lisäksi viranomaiset, kuten Verohallinto, vastaavat tarvittaessa kysymyksiin.

60 prosenttia tutkimukseemme vastanneista suomalaisista yrityksistä uskoo pystyvänsä nopeasti vastaamaan palkkahallintoa koskeviin lainsäädännön muutoksiin. Vastaava luku Euroopassa on hieman pienempi, 55 prosenttia. Vastauksissa ei ole huomioitu sitä, onko vaatimustenmukaisuus hoidettu sisäisesti vai ulkoisesti.

Lainsäädäntö vaihtelee maasta toiseen, mikä vaikuttaa suuresti lakimuutosten noudattamiseen ja toteuttamiseen organisaatioissa. Ranskan, Belgian, saksankielisen DACH-alueen ja Kroatian kaltaiset maat ovat hyviä esimerkkejä siitä, kuinka monia erilaisia oikeudellisia kiemuroita on olemassa: monimutkaisista verosäännöistä lukuisiin poikkeuksiin ja työehtosopimuksiin – nämä asettavat melkoisia haasteita palkkahallinnolle. Tämän monimuotoisuuden vuoksi on tärkeää, että vaatimustenmukaisuus vastaa kunkin maan lainsäädäntöä ja säännöksiä.

Viime kädessä vastuu vaatimustenmukaisuudesta on yksinomaan organisaatiollasi – riippumatta siitä, minkä toimittajan tai asiantuntijan kanssa työskentelet. Jos uusien muutosten huomioimisen prosessi on hidas, vaatimustenmukaisuus vaarantuu. Varmista, että työskentelet jatkuvasti vaatimustenmukaisuuden parissa, vaikka uusia lakimuutoksia ei olisikaan tulossa. Oikeiden asioiden tekeminen tarkoittaa sitä, että etsitään jatkuvasti tapoja tehostaa prosessia, vaikka se tarkoittaisi nykyisten toimittajien tai toimintatapojen vaihtamista.