Miljoonavirheistä automaatioon – näin palkanlaskenta on muuttunut 25 vuoden aikana

Palkanlaskennan maailma on kokenut valtavan muutoksen viime vuosikymmenten aikana, kertoo Hanna Forsman, SD Worxin Head of Sales. Ala on siirtynyt manuaalisesta työstä ja kasvokkaisista asiakastapaamisista kohti automatisoituja, teknologisia prosesseja. Nykyaikaiset järjestelmät ja tiukat kontrollit varmistavat, että isoja virheitä on nykyään lähes mahdotonta tehdä. Tekoäly ja mobiilityökalut ennakoivat alan tulevaisuuden suuntaviivoja.

SD Worxin Head of Sales Hanna Forsman on uransa varrella todistanut monenlaisia kommelluksia. Harvinaisin tilanne tuli vastaan vuonna 1999, kun eräs työntekijä sai vahingossa tililleen noin miljoona markkaa. Työntekijän kuukausipalkka oli vahingossa käsitelty tuntipalkkana, ja virhe oli päässyt läpi palkanlaskentajärjestelmän. 

Yritys pyrki perimään liikaa maksetun summan takaisin työntekijältä, mutta suojaosuuden vuoksi se ei välttämättä olisi onnistunut kerralla. Tapaus kuitenkin päättyi onnellisesti, kun työntekijä palautti summan kerralla.

Forsmanin mielestä tarina kuvaa hyvin sitä, kuinka valtavasti palkanlaskenta on kehittynyt 25 vuoden aikana.

– Nykyään vastaava tilanne olisi mahdoton. Tiukat kontrollit ja kehittyneet järjestelmät havaitsevat mahdolliset poikkeavuudet, ja ihmisten osallistuminen prosessiin varmistaa, että virheet huomataan nopeasti.

Forsmanilla on monipuolinen kokemus HR- ja palkanlaskenta-alasta sekä paikallisesti että globaalisti. Hän on toiminut uransa varrella useissa eri rooleissa, ja erilaiset prosessit, data ja järjestelmät ovat hänelle tuttuja. 

Forsman aloitti uransa suuressa yrityksessä palkanlaskijana. Hän toimi konttorissa, joka muistutti pankkia. Asiakkaat, pääasiassa palkansaajat ja esihenkilöt, saapuivat toimipisteeseen selvittämään palkkoihinsa liittyviä asioita, ja heidät otettiin vastaan asiakaspalvelutiskillä.

– Olin inhouse-palkanlaskennassa. Meillä oli palkkakonttorissa suuri asiakaspalvelutiski, jossa koko tiimi työskenteli. Asiakkaat saattoivat tuoda meille palkkalaskelmansa varmistaakseen, onko palkka laskettu oikein.

Tuolloin Forsmanin työssä oli paljon kasvokkaisia asiakastapaamisia.

– Etätyöstä ei silloin juuri puhuttu. Se oli korkeintaan ajatuksen asteella joissain tehtävissä, Forsman muistelee.

Forsmanin uran alkutaipaleella työ oli manuaalista paperipinojen käsittelyä. Monet prosessit saattoivat perustua sähköpostiin, muistilappuihin ja kirjekuoriin. Palkkalaskelmat olivat paperisia dokumentteja, joita kuljeteltiin ympäri konttoria.

– Kaikki tulostettiin ennen pankkiin lähettämistä. Sitten papereita tarkasteltiin punakynän kanssa virheiden löytämiseksi. Silloin oli jo käytössä tietokoneet, mutta ne olivat valtavan kokoisia, Forsman kertoo.

HR-järjestelmiä ei ollut, vaan työntekijöiden tiedot näkyivät sopimuksissa ja erillisissä henkilötietolomakkeissa.

– Silloin odotettiin malttamattomina palkka-ajoa, jolloin kaikki palkkatapahtumat olivat valmiita ja ne voitiin lähettää pankkiin.

Forsmanilla on monia mieleenpainuvia tarinoita, jotka osoittavat, kuinka erilainen palkanlaskijan rooli oli ennen.

Esimerkiksi eräs yritys, jolla oli kaksi tehdasta, oli neuvotellut toisen tehtaan henkilöstölle paremmat palkat erityisolosuhteiden vuoksi. Palkanlaskija kuitenkin päätti omatoimisesti käyttää kallista sopimusta molempien tehtaiden palkanlaskennassa, koska: "En minä jaksanut laskea toista tehdasta eri tavalla." Virhe aiheutti merkittäviä kustannuksia yritykselle, eikä tilanteesta tiennyt kukaan.

– Sitten ihmettelimme, kun toisella tehtaalla ei ollut paikallista sopimusta, vaikka palkat oli laskettu samalla tavalla. Ennen palkanlaskija saattoi matalalla kynnyksellä tehdä suoraan yrityksen tulokseen vaikuttavia asioita, vaikka näin ei tietenkään silloinkaan virallisesti voinut toimia Forsman muistelee.

Yrityksen toimitusjohtaja yritti punastellen selittää henkilökunnalle, että raha ei oikeastaan ollut tarkoitettu heille, vaan toiselle tehtaalle. Lopulta kompromissi löydettiin ja virhe osoitettiin palkanlaskijan tekemäksi.

Forsmanin mukaan ennen vuosituhannen vaihdetta palkanlaskijan työ oli tiivistä vuorovaikutusta ihmisten kanssa.

– Se oli oikeastaan aika mukavaa hommaa nuorelle ihmiselle. Sain tavata monenlaisia ihmisiä erilaisissa elämäntilanteissa. Työ oli sosiaalista.

Työn luonteen vuoksi palkanlaskijat tunsivat kaikki hyvin ja tiesivät samalla myös heidän palkkansa. Tämä synnytti muissa työntekijöissä tietynlaista kunnioitusta palkkahenkilöstöä kohtaan.

Tuolloin palkka-asiantuntijat olivat tavallaan arjen sankareita. He olivat valmiita pelastamaan ihmiset, erityisesti palkkapäivinä, jolloin lankapuhelimet pirisivät heti aamusta taukoamatta.

Palkanlaskijat tunsivat kaikki ne henkilöt, joiden palkkoja laskivat, ja tiesivät näiden ilot ja surut sekä elämän käännekohdat.

– Meillä oli konttorissa arkistokaappi, jossa oli kortti jokaisesta yrityksen työntekijästä. Kortissa oli valokuva jokaisesta henkilöstä ja tiedot työhistoriasta, Forsman muistelee.

– Palkkakonttorissa olimme hieman uteliaita. Saatoimme tutkia arkistoja pohtien: "Ahaa, nyt täällä on aloittanut tämännäköinen herra." GDPR-asiat eivät vielä olleet osa sitä maailmaa. Keräsimme tietoa manuaalisesti, ja arkistoja oli valtavat määrät.

Joku saattoi myös pyytää palkkaa ennakkoon, ja palkanlaskijalla oli niin suuri päätäntävalta, että hän pystyi toteuttamaan pyynnön.

– Saatoin sanoa, että annetaan vaikkapa 500 markkaa ennakkoon, että pärjäät, Forsman nauraa.

Nykyään palkanlaskennassa käytetään modernia teknologiaa, ja prosessit on pitkälti automatisoitu. Aikoinaan ala oli erittäin naisvaltainen, mutta nyt alalla työskentelee sekä miehiä että naisia.

Kaikki palkanlaskennassa tarvittavat tiedot tulevat suoraan eri järjestelmistä. Esimerkiksi työntekijän tiedot siirtyvät suoraan HR-järjestelmästä palkanlaskentajärjestelmään.

Moderni HR-järjestelmä myös tuottaa tiedon automaattisesti kaikista tarvittavista muutoksista työsuhteessa. 25 vuotta sitten sellaista ei välttämättä ollut edes isoissa yrityksissä.

–  Järjestelmäympäristö on kehittynyt valtavasti. Se muodostaa laajan kokonaisuuden. Tietoja voidaan käsitellä sujuvasti järjestelmien välillä muutaman sekunnin välein, Forsman kertoo.

Kaikki tiedot, kuten työaikatiedot ja ylityöt, saadaan nykyään automaattisesti. Käytössä on myös tarkastusprosesseja, jotka ilmoittavat palkanlaskijalle mahdollisista virheistä.

– Esimerkiksi meillä SD Worxilla on käytössä online-palkkajärjestelmä, jossa ei tarvitse ajaa ollenkaan perinteisiä palkka-ajoja. Tapahtumat päivittyvät järjestelmään automaattisesti, Forsman kertoo.

Forsman toimi aikoinaan kouluttajana esihenkilöille ja opetti heille teknologian käyttöä. Hän muistelee erästä koulutustilannetta, jossa esihenkilöt eivät tienneet, miten käyttää hiirtä.

– Nykyään kaikki osaavat käyttää hiirtä ja muita työvälineitä. Jos osaat käyttää Netflixiä, osaat käyttää myös esihenkilötyössä vaadittavia järjestelmiä.

Modernin teknologian lisäksi nykyään palkanlaskennan tarkastusprosesseja on standardoitu.

– 25 vuotta sitten tällaisia standardeja ei vielä ollut. Esimerkiksi meillä SD Worxilla palkkapalvelu noudattaa kokonaan ISAE3402-standardeja, Forsman kertoo.

Järjestelmäympäristön ja teknologisen kehityksen lisäksi palkka-asiantuntijan työ on muuttunut muillakin tavoilla merkittävästi. Aiemmin esimerkiksi palkanlaskijan vastuu oli huomattavasti suurempi, kun taas nykyään yrityksissä kiinnitetään enemmän huomiota esihenkilöiden vastuuseen.

– Aiemmin palkanlaskijan vastuulla oli käytännössä varmistaa, että kaikki palkkamateriaali oli oikein. Palkanlaskijat siis toimivat myös esihenkilöiden puolesta – eli tekivät tavallaan heidän töitään.

Ennen esihenkilö sai luottaa siihen, että palkanlaskija tarkastaa ja korjaa mahdolliset virheet palkkamateriaalissa. Palkanlaskijat saattoivat myös oikaista esihenkilöitä, jos nämä olivat tehneet virheitä. Nykyään esihenkilöiden tulee tarkistaa työntekijöiden tiedot, kuten työvuorot ja lisät, ja palkka-asiantuntijan on luotettava siihen, että tiedot ovat oikein.

– Koska olemme ammattilaisia, huomaamme virheet ja viestimme niistä tarvittaessa esihenkilölle, jotta asiat saadaan oikaistua. Aiemmin palkanlaskijat saattoivat itse korjata virheet suoraan ilman vuorovaikutusta. Nykyisin esihenkilöt kuitenkin tietävät, että heidän on oltava tarkempia tiedon syöttämisessä, sillä palkka-asiantuntija ei voi enää korjata virheitä omatoimisesti. Hän voi korjata virheen ainoastaan, jos esihenkilö antaa siihen erillisen valtuutuksen.

Nykyään palkka-asiantuntijan työ ei enää ole sidottu tiettyyn paikkaan, sillä kasvokkaisia tapaamisia ei enää tarvita. Vuorovaikutus asiakkaiden kanssa tapahtuu videopalavereissa, sähköpostilla tai järjestelmien kautta.

Enää palkanlaskentaan ei liitykään vahvaa henkilöitymistä, ja palkka-asiantuntijan työ on tavallaan näkymätöntä.

– Tämä on toisaalta sääli, Forsman miettii.

Jo 25 vuotta sitten Forsman pohti, voisiko palkanlaskentaa automatisoida. Nykyään hän näkee, että tekoäly muuttaa työn luonnetta merkittävästi.

– Manuaalinen työ tulee entisestäänkin vähenemään. Tulevaisuudessa tekoäly lisää toiminnan ennustettavuutta ja tekee mahdolliseksi arvioida erilaisia skenaarioita.

Tulevaisuudessa palkka-asiantuntijat hyödyntävät entistä enemmän mobiilityökaluja ja palvelevat asiakkaita uusilla ja moderneilla työkaluilla, minkä seurauksena manuaaliset tehtävät vähenevät entisestään.

Järjestelmien rooli työssä tulee kasvamaan, mutta järjestelmät eivät todennäköisesti enää vie paljoa ihmisten aikaa.

– Palkanlaskijat ovat joutuneet opiskelemaan monenlaisia järjestelmiä. Tulevaisuudessa järjestelmät ovat entistä helpompia ja intuitiivisempia. Vaikka koneet tekevät paljon, ihmisen panos on jatkossakin erittäin tärkeä, Forsman kiteyttää.