EU:n whistleblowing-direktiivi tulee pian pakolliseksi myös yli 50 hengen yrityksille – näin täytät vaatimukset

EU:n whistleblowing-ilmoittajansuojalaki on jo pakollinen kaikille yli 250 hengen yrityksille ja julkisen sektorin organisaatioille sekä valtion virastoille. 17.12.2023 mennessä se tulee pakolliseksi myös yli 50 hengen yrityksille.

Whistleblowing-direktiivi velvoittaa yritykset ja organisaatiot tarjoamaan sisäisen ilmoituskanavan, jonka kautta kuka tahansa voi anonyymisti ilmoittaa väärinkäytöksistä. Kanavan kautta voidaan käydä keskustelua ja pyytää tarvittaessa lisätietoja. 

Direktiivi perustuu siihen, että joku ilmoittaa anonyymisti yrityksen sisällä havaitsemansa huolestuttavan epäkohdan tai näkemänsä laittomuudet. Ilmoituksen jälkeen luotettu taho, joka voi olla yrityksen nimeämä henkilö tai kokonaan ulkopuolinen toimija, saa ilmoituksesta tiedon ja aloittaa tutkinnan. 

Luotettu toimija voi käydä ilmoituksen perusteella keskustelua yrityksessä ja pyytää lisätietoja tilanteesta ilmoituksen jättäneeltä henkilöltä. Tarvittaessa asiassa käännytään viranomaisten puoleen. 

Luotettava toimija varmistaa turvallisen ilmoituskanavan 

EU:ssa on päätetty laajentaa direktiivi koskemaan myös yli 50 henkilön yrityksiä, sillä pienemmät yritykset eivät ole automaattisesti vapaita laittomuuksista. 

– Väärinkäytökset voivat tapahtua yrityksen koosta riippumatta, ja niiden vaikutukset voivat olla yhtä haitallisia. Kun direktiivi laajenee, työntekijät kaikenkokoisissa yrityksissä voivat ilmoittaa turvallisesti havaitsemistaan epäkohdista, SD Worxin liiketoimintajohtaja Petteri Hannula toteaa. 

Jotta direktiivin vaatimukset täyttyvät, yritykset yleensä hankkivat sisäisen ilmoituskanavan ulkopuoliselta taholta, joka tarjoaa tällaisen alustan. Alustan lisäksi tukea tarvitaan usein myös sen käyttöönotossa. 

Miten yritys tai organisaatio voi varmistua, että ilmoituskanava on turvallinen? Hannula painottaa, että yrityksen on arvioitava toimijan luotettavuutta huolellisesti. Jos ilmoituskanava hankitaan isommalta ohjelmisto- tai tietoturva-alan yritykseltä, on todennäköistä, että alusta on turvallisessa ympäristössä. 

– SD Worxilla on vahva osaaminen ohjelmisto- ja tietoturva-asioissa. Työskentelemme joka päivä näiden asioiden parissa, joten pystymme tarjoamaan luotettavan ja turvallisen sisäisen ilmoituskanavan. 

Ilmoituskanava on enemmän kuin palautelaatikko 

Sisäisen ilmoituskanavan kautta jätetty ilmoitus aloittaa aina kaksisuuntaisen prosessin, sillä yrityksen on aina kerrottava ilmoituksen jättäneelle, mihin toimenpiteisiin ryhdytään. Jos ilmoituksia ei käsitellä lain edellyttämällä tavalla, koko yrityksen maine voi kärsiä, Hannula painottaa. 

– Ilmoituksia ei tule painaa villaisella, vaan jokainen ilmoitus on tärkeä ja käsiteltävä viipymättä. Ongelmat eivät häviä, vaan ne pitää hoitaa mieluiten ennemmin kuin myöhemmin. Ne tulevat joka tapauksessa jossain kohdin vastaan. 

Hannula muistuttaa, että ilmoitukset ovat ensisijaisesti yrityksen vastuulla. Tarvittaessa asia voi edetä jopa viranomaistahoille. 

– Sisäistä ilmoituskanavaa ei tule sekoittaa palautelaatikkoon. Ilmoituskanava tekee mahdolliseksi myös kaksisuuntaisen vuoropuhelun, joka harvemmin onnistuu palautelaatikon palautteiden kohdalla, Hannula huomauttaa. 

Käyttöönotto on helpompaa kuin moni luulee 

Yksi suurimmista haasteista whistleblowing-direktiivin toteutuksessa on monen yrityksen mielestä ilmoituskanavan käyttöönotto. Yrityksen on varmistettava, että lainsäädännön kaikki vaatimukset otetaan huomioon ja että henkilöstöä on informoitu riittävästi. 

Hannulan mukaan ilmoituskanavan käyttöönottoa ei tule turhaan lykätä, vaan asia kannattaa hoitaa kuntoon viivyttelemättä. 

– Kanava on tosiasiassa helppo ottaa käyttöön, ja käyttöönottoon saa apua. Kanavan käyttöönotosta seuraa vain positiivisia asioita. Väärinkäytökset tulevat esille, luottamus lisääntyy ja ennen kaikkea lainsäädännön vaatimukset täytetään, Hannula sanoo. 

Ilmoituskanava kaikkien tietoon 

Whistleblowing-direktiivi vaikuttaa koko yritykseen ja johtamistapaan. Avoimuus lisääntyy, kun kenellä tahansa on mahdollisuus ilmoittaa epäkohdista ja sopimattomasta käytöksestä ja asiat selvitetään. 

Yrityksen on kuitenkin syytä tarjota henkilöstölle koulutusta sisäisestä ilmoituskanavasta, Hannula huomauttaa. Henkilökunnan on tiedettävä kanavasta ja miten sitä käytetään. Näin pystytään myös ennaltaehkäisemään väärinkäsityksiä. 

– Sisäinen ilmoituskanava on positiivinen asia koko organisaatiolle. Kanava luo mahdollisuuden avoimuuteen, vastuullisuuteen ja eettisyyteen. Henkilöstön luottamus kasvaa, kun kaikki ovat mukana rakentamassa turvallista työympäristöä, jossa jokaista kohdellaan oikeudenmukaisesti ja kunnioittavasti, Hannula kiteyttää. 

Direktiivin ytimessä on ilmoittajan suoja 

• Whistleblowing-direktiivin tarkoitus on tehdä työntekijöille mahdolliseksi raportoida yrityksissä tapahtuvista väärinkäytöksistä ja laittomuuksista.
• Whistleblower eli pilliinpuhaltaja on ilmiantaja, joka ilmoittaa yrityksen tai organisaation sisältä sen epäkohdat.
• Direktiivi on suunniteltu, jotta työntekijät voivat nostaa esiin huolestuttavat asiat ilman, että heidän tarvitsee pelätä joutuvansa syrjityksi, kiusatuksi, asetetuksi epäedulliseen asemaan tai jopa irtisanotuksi.
• Direktiivin ansiosta kuka tahansa yrityksen tai organisaation työntekijä voi ilmoittaa epäkohdista ilman pelkoa kostotoimenpiteistä.
• Ilmoittaja voi olla myös itsenäinen ammatinharjoittaja tai henkilö, jonka työsuhde on jo ehtinyt päättyä.
• Pilliinpuhaltajalla on lain suoja. Sisäisen ilmoituskanavan idea on, että pilliinpuhaltaja pysyy anonyymina koko prosessin ajan.
• Jos ilmiantajan henkilöllisyys paljastuu ja hänen työsuhteensa päätetään heti ilmoituksen jälkeen, yritys voi joutua maksamaan tuntuvia korvauksia irtisanotulle. Irtisanomisen peruste on pystyttävä osoittamaan.
• Ilmoituskanavan ansiosta yritys saa mahdollisuuden tietää rikkomuksista. Silloin niihin myös pystytään puuttumaan jo varhaisessa vaiheessa, ennen kuin ongelmat kasvavat liian isoiksi.