Viisi tärkeintä asiaa matka- ja kululaskujen hallinnassa

Matka- ja kululaskujen käsittely on osa yritysten arkea, mutta valitettavasti se aiheuttaa joskus myös harmaita hiuksia. Jos työvälineet eivät ole kunnossa, prosessiin kuluu paljon arvokasta työaikaa, SD Worxin tuoteasiantuntija Jaana Valli muistuttaa.

1. Kuittirumbasta älykkääseen kuluseurantaan

Kuittien kanssa puuhaillessa kuluu turhaa aikaa, jos niitä toimitetaan paperisina tai skannaillaan erikseen. Kuiteilla on myös paha tapa kadota, jos matkalaskuja tehdään paljon jälkikäteen. Tämä lisää työntekijän tuskaa ja vie lisää aikaa.

– Toimivalla mobiilisovelluksella kuitista voi napata nopeasti valokuvan matkalla, jonka sovellus sitten lisää matkalaskuun, Jaana Valli vinkkaa.

Mahdollisuus viedä kuitit helposti matka- ja kululaskujen hallintaan minimoi myös yrityksen riskejä. Ylimääräisiä kuluja ei tule turhasta ajankäytöstä, ja kaikki tarvittavat vähennyskelpoiset kuitit ovat tallella.

Yrityksen on myös mahdollista ottaa käyttöön toiminnallisuus, joka tekee liitteistä pakollisia. Silloin esimerkiksi matkalaskua ei ole mahdollista lähettää hyväksyntään ilman liitteitä.

2. Kirjausten automatisointi nopeuttaa ja vähentää virheitä

Toimivalla sovelluksella voidaan matka- ja kululaskulle tuoda automaattisesti oikea päiväraha- ja kilometrikorvaus. Samalla varmistetaan myös, että päivärahat maksetaan oikein huomioiden myös matkan kesto ja mahdolliset ateriaedut.

– Älykkäällä automatisoinnilla voidaan huolehtia siitä, että lasku tehdään kerralla oikein ja säästetään aikaa sekä kuluja, Valli kertoo.

3. Matka- ja kululaskujen käsittelyn integrointi muihin järjestelmiin

Yrityksen kannalta on tärkeää, että matka- ja kululaskujen hallinta on yhdistetty myös palkkahallintoon ja HR-järjestelmiin.

Kun maksut saadaan hoidettua automaattisesti ja henkilötietoja ei tarvitse päivittää erikseen matka- ja kululaskujen hallintaan, manuaalista työtä tarvitaan vähemmän.

4. Mobiilisovelluksella hoidat asiat helposti

Helppokäyttöinen mobiilisovellus keventää esimiesten arkea, kun hallinnolliset työt hoituvat sujuvasti mobiilissa, milloin vain.

– Automaattiset ilmoitukset ja muistutukset varmistavat, että prosessit toimivat myös tehokkaasti, Valli muistuttaa.

Mobiilisovellus vapauttaa työntekijöiden aikaa rutiinitöistä tuottavampaan työhön. Monelle on kätevintä hoitaa ne jo matkan aikana ottamalla nopeasti valokuvat kuiteista ja lisäämällä ne matkalaskulle saman tien.

5. Selkeät käytännöt ja toimivat ohjelmat tehostavat prosessia

Selkeä ohjeistus tekee työmatkakulujen käsittelyprosesseista sujuvampia.

Yrityksen pitää toki varmistaa, että kaikki tuntevat ohjeistuksen ja osaavat noudattaa sitä.

Kun yritys valitsee järjestelmää matka- ja kululaskujen hallintaan, ei asiassa kannata tuijottaa pelkkää hintaa.

– Kannattaa valita kokenut toimittaja, joka pystyy integroimaan järjestelmän osaksi yrityksen muuta toimintaa. Lisäksi valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota tehokkaaseen automaatioon kustannusten vähentämiseksi, Valli toteaa.

Tehokas käsittelyprosessi:

• vähentää kuluja ja virheitä
• nopeuttaa käsittelyä
• tukee läpinäkyvyyttä
• parantaa raportointia ja analytiikkaa

Jaana Valli, Product Specialist, SD Worx