Tulevaisuuden HR on kuin lempisovellus kännykässä

Henkilöstöhallinto on siirtymässä tietojärjestelmiin ja lähivuosina käyttömukavuus nousee tärkeäksi tavoitteeksi, linjaa ohjelmistoyritys SD Worxin tuote- ja markkinointijohtaja Eric Matsgård. 

– HR-järjestelmän tulisi olla kuin lempisovellus kännykässä. Sitä pitäisi voida käyttää sohvalla makoillessa. Omien tietojen seuraamisen ja päivittämisen pitäisi olla mielekästä ja helppoa. 

Matsgårdin visiossa kaikki HR-työ on paperitonta.

– LinkedInin kautta pääsee digitaaliseen rekrytointijärjestelmään, jossa täytetään työhakemus ja tehdään videohaastattelut. Kun henkilö palkataan, hän lataa yrityksen applikaation ja allekirjoittaa työsopimuksen. Työhön perehdytään digikurssien avulla ja applikaatiosta löytyy kontaktit, muistilistat, ajankäyttöraportit ja kehityskeskustelut. Sen kautta esimiehet ja työntekijät pitävät yhteyttä ja siellä käydään palkkaneuvottelut.

Säästää aikaa ja rahaa 

Matsgårdin vision mukaan tulevaisuus tuo enemmän aikaa keskittyä henkilöstöhallinnon ytimeen, eli ihmisiin.

– Kaikki alkaa siitä, että HR-data on järjestyksessä. Tätä dataa käytetään prosessien tehostamiseen ja yksinkertaistamiseen. Digitaalinen HR-järjestelmä vähentää esimerkiksi hallintoon ja raportointiin kuluvaa aikaa ja vapauttaa aikaa tärkeämmille, lisäarvoa tuottaville asioille, kuten koulutukselle, kehityskeskusteluille ja rekrytointiin. 

Jatkossa ehkä melkein unohdamme työstävämme HR-tietoja, koska tietojen käsittely ja päivittäminen on niin
yksinkertaista ja standardisoitua.

Yhteistyö ja analytiikka paranee

Digitaalinen henkilöstöhallinto parantaa turvallisuutta keskittämällä työntekijätietojen säilytystä ja lisäämällä läpinäkyvyyttä, sillä tiedot ovat reaaliaikaisesti henkilöstön käytettävissä. 

– Kommunikaation jäykkyys vähenee, koska yhteydenpito henkilöiden, osastojen sekä esimiesten ja alaisten välillä on nopeampaa, pohtii Matsgård.

Henkilöstöhallintoa ja palkkatoimintoja pidetään usein yrityksen tukitoimintoina ja monesti ajatellaan, että riittää, kun nykyiset järjestelmät toimivat.

Henkilöstödatan hyödyntäminen kuitenkin lisääntyy tulevaisuudessa. Ennakoivan analytiikan avulla pyritään ennustamaan yrityksen tulevia tarpeita, kuten rekrytointeja ja sijaistarpeita. Kerättävää dataa hyödynnetään entistä laajemmin.

– Henkilöstöhallinto ei ole vain HR-osaston asia, vaan se palvelee tulevaisuudessa yhä vahvemmin koko yrityksen päämääriä, toteaa Matsgård.

Alkuperäinen haastattelu on julkaistu Business Class -julkaisussa 05/2021.