Tämän vuoksi vanhat HR- ja palkkajärjestelmät tulevat kalliiksi

Moni, joka suunnittelee HR- ja palkkajärjestelmän vaihtoa ja vertailee järjestelmien hyviä ja huonoja puolia, tietää, että pilvipohjaiset palvelut tulevat halvemmiksi kuin paikallisella palvelimella olevat ratkaisut. ”Halvemmiksi” on kuitenkin ympäripyöreä käsite. Liikkeelle pitäisi lähteä siitä, mihin uutta järjestelmää verrataan ja mikä vanhoissa järjestelmissä aiheuttaa kustannuksia. Esittelemme seuraavaksi tarkemmin, miten kustannukset eroavat riippuen siitä, onko käytössäsi palvelinpohjainen vai uudenaikainen, pilvipohjainen ratkaisu.

Vanhat palvelinratkaisut ovat kalliimpia

Vanhemmat HR- ja palkkajärjestelmät asennetaan lähes aina paikallisille palvelimille, joista niitä myös hallitaan. Tietoturvan takaamiseksi käytetään usein ns. terminaalipalvelimia, joissa kustannuksia aiheutuu palvelin- ja asiakaslisensseistä. Niiden lisäksi tarvitaan usein erityyppisiä ohjelmistoja kirjautumiseen.

Tällaiset palvelinratkaisut tuovat mukanaan suuren määrän pakollisia rutiineja: ohjelmistojen päivityksiä ja ohjelmointivirheiden korjaamista. Myös käsittelyyn, päivittämiseen, ylläpitoon ja järjestelmätukeen vaaditaan resursseja. Iso osa näiden vanhempien, palvelinpohjaisten ratkaisujen kustannuksista muodostuu hallinnoinnista. 

Monet palvelinpohjaisista ratkaisuista ovat olleet käytössä pidemmän aikaa. Ne suunniteltiin alun perin rajoitetulle määrälle käyttäjiä, jotka käyttivät järjestelmää ainoastaan toimistossa. 

Vuosien kuluessa on kuitenkin syntynyt uusia tarpeita, jotka ovat tuoneet mukanaan uusia käyttäjiä, palveluja ja toiminnallisuuksia. Tämä on vuorostaan aiheuttanut eri tekniikoiden ja järjestelmien tilkkutäkin. Integraatiot ja näiden tekniikoiden pyörittäminen vaativat työpanosta IT-henkilöiltä, ja jokainen toiminnallisuus, joka lisätään vanhaan järjestelmään, tuo lisäkustannuksia.

Päivittäiseen työskentelyyn tarvitaan resursseja yrityksen sisältä, mutta usein myös teknistä konsultointiapua. Ja koska käytössä on järjestelmien tilkkutäkki, ei tarve koske ainoastaan teknistä konsultointiapua, vaan tarvitaan myös useita järjestelmätoimittajia ja huoltosopimuksia heidän kanssaan. Konsultointikustannuksia voi siis kertyä useilta eri toimittajilta. 

HR- ja palkkajärjestelmät eivät ole prioriteetteja IT-osastolle 

Suurin osa IT-osastojen vetäjistä tietää, että nykyiset palkka- ja HR-järjestelmät ovat vanhentuneita ja tulevat kalliiksi. Kuitenkin monessa yrityksessä priorisoidaan esimerkiksi järjestelmiä, jotka tukevat myyntiä tai joilla uudistetaan yrityksen verkkosivuja.

HR- ja palkkajärjestelmät eivät ole prioriteettilistalla korkealla, koska ne toimivat yrityksen tukitoimintoina. Riittää, että ne toimivat. Tämän takia ei mielellään muuteta mitään.

Talousosastolla taas ollaan tietoisia kustannuksista. IT-kustannukset ovat usein piilossa, koska kyse on erikoisosaamisalueesta, ja asiaan perehtymättömät eivät ymmärrä, mistä kustannukset muodostuvat. Siksi on vaikeaa tietää, onko jokin liian kallista tai ei.

Tämän vuoksi pilvipalvelut tulevat halvemmiksi 

Miten pilvipalvelun avulla alennetaan kustannuksia? Iso osa kustannuksista aiheutuu vanhempien ratkaisujen tekniikasta, joka jää usein omien työntekijöiden hoidettavaksi. Uusissa ratkaisuissa taas järjestelmätoimittaja ottaa niistä vastuun. Järjestelmätoimittaja vastaa ohjelmointivirheiden korjaamisesta ja taustalla tapahtuvasta huollosta niin, ettei palvelun käyttäjä edes huomaa sitä. 

Pilvipalvelun hintaan kuuluvat varmuuskopiot, rutiinit, tietoturvallisuus ja päivitykset. Palvelun käyttäjä tarvitsee ainoastaan yhden laitteen: tabletin, älypuhelimen tai tietokoneen. Kiinteä kustannus palvelulle riippuu asiakkaan yksilöllisistä tarpeista. Näin on mahdollista joko karsia tai kasvattaa kuluja riippuen esimerkiksi käsiteltävien palkkojen määrästä. 

Monet sovellukset, joita käytettiin aikaisemmin vanhan järjestelmän pyörittämiseen, voidaan nyt unohtaa, koska ne ovat perustoimintoja pilvipalvelussa. Kun lisäjärjestelmiä ei tarvita, ei tarvita myöskään sopimuksia ja työpanosta monen järjestelmätoimittajan kanssa. Kustannukset pienenevät ja toiminta selkenee.

Lataa maksuton opas

Tiedätkö, millaisia kustannuksia vanha HR- ja palkkajärjestelmäsi tuottaa?

Vanha HR- ja palkkajärjestelmäsi maksaa organisaatiollesi todennäköisesti enemmän kuin luulet. Olemme koonneet tähän oppaaseen esimerkkejä vanhentuneiden HR- ja palkkajärjestelmien käytöstä aiheutuvista kustannuksista ja tietoa, miten niistä päästään eroon uudenaikaisilla ratkaisuilla.

Lataa opas ja lue, miten voit tehostaa palkkojen käsittelyä ja samalla leikata kustannuksia.