Resepti tasapainoiseen työelämään: joustavuus, vaikutusmahdollisuudet ja palautuminen

Työn järkevä määrä ja työstä palautuminen ovat tärkeitä asiantuntijatyön peruspilareita. Palautumista ei voi tapahtua ilman riittävää vapaa-aikaa, mutta palautumiseen vaikuttavat myös monet työpäivän aikana tapahtuvat asiat, kertovat SD Worxin asiantuntijat Tiina-Katariina Taponen (kuvassa) ja Juha-Pekka Lekola.

Service Manager Lekolalle työn ja vapaa-ajan tasapaino tarkoittaa vapautta suunnitella arkensa mieleisellä tavalla. Hän arvostaa sitä, että voi hoitaa esimerkiksi lasten lääkärikäynnit työpäivän aikana ja vastaavasti aloittaa työpäivän aikaisemmin tai jatkaa päivää myöhempään. 

– Asiantuntijatyötä ei ole pakko tehdä jatkuvasti klo 8–16, vaan pystyn itse vaikuttamaan aikatauluihini ja siihen, että saan työt tehtyä. Vapaa-ajalla jaksaa sitten olla aktiivinen perheen kanssa, Lekola sanoo. 

Myös Application Consultant Taponen on samoilla linjoilla. Hän huomauttaa, että joustavuuteen kuuluu mahdollisuus määritellä itse työn tekemisen paikka ja jossain määrin myös ajankohta. 

Korona muutti työtavat 

Molemmat kertovat, että korona vaikutti paljon työn tekemisen. Lekola teki aiemmin yhden etätyöpäivän viikossa, mutta pahimmassa pandemiavaiheessa konttoripäiviä oli nolla. 

– Koronan aikana ymmärsin, että pystyn tekemään samat työt etänä. Määrällisesti teen jopa enemmän työtä kotona kuin toimistolla. Teen kansainvälistä työtä, eikä eurooppalaisille kollegoilleni ole merkitystä sillä, olenko kotikonttorilla tai toimistossa.

Taposelle etätyö on ollut työtä ja vapaa-aikaa tasapainottava tekijä. 

– Vapaa-aikani on aidosti lisääntynyt, kun pitkät, päivittäiset työmatkat ovat jääneet pois. Kroonisesti huonosti nukkuvana arvostan myös sitä, että etätyö mahdollistaa pidemmät yöunet. Hyvillä yöunilla on itseeni make it or break it -vaikutus; työpäivä onnistuu, kun olen saanut nukuttua hyvin. 

Lekola huomasi pahimpaan korona-aikaan, että työpäivän jälkeinen 20–25 minuutin kotimatka oli ollut oikeastaan palauttava hetki. 

– Se oli palauttavaa aikaa, jolloin ei pystynyt tekemään mitään. Kun lopetan etätyöt ja hyppään suoraan arjen rumbaan, on oma rauhoittumisaikani jäänyt pois, Lekola kertoo. 

Tauot, to do -listat ja ideointia läppäri kiinni 

Viime aikoina on käyty yhteiskunnallista keskustelua työpäivän aikana tapahtuvasta palautumisesta. Aihe pohdituttaa myös Lekolaa ja Taposta. 

Molemmat työskentelevät tiiviisti SD Worxin sisäisten tiimien kanssa, Lekola myynnin tukena ja Taponen asiakasviestinnän ja koulutuskoordinoinnin parissa sekä palkkahallinnon Business Partnerina. Kumpikin kokee työssään hallinnan tunnetta, joka syntyy mahdollisuudesta ja kyvystä johtaa omaa toimintaa.

Lekola kertoo että työpäivän aikana tapahtuva rasituksen ja palautumisen tasapaino onnistuu ajoittain paremmin ja välillä huonommin.

– Joskus sitä huomaa, että on ollut seitsemän tuntia putkeen palavereissa ja lounasaika on jäänyt kauas taakse. Etätyö voi imaista liiaksikin mukaansa, eikä taukoja tule pidettyä. Konttorilla työpäiviin tulee luontaisia taukoja, kun työkaverit tulevat juttelemaan tai keskustelua syntyy kahvihuoneessa. Siksi koen, että hybridimalli etä- ja konttoripäivineen tasapainottaa hyvin työntekoa, hän sanoo.

Lekola nostaa esille työmäärältään erilaiset viikot. Jos viikoittainen työmäärä on korkea ja aivokapasiteetti maksimaalisessa käytössä, ihminen saattaa olla palautunut vasta seuraavan viikon maanantaina.

– Harvemmin on toki niin, että on ihan pakko tehdä kaikkea heti. Ehkä vaikeus on siinä, että sitä haluaa aina saada työt tehtyä, jotta ne eivät paina mieltä. Tässä kohtaa balanssin löytäminen on oleellista; välillä riittää vähempikin aktiivisuus.

Ideat pulppuavat, kun lähtee lenkille

Taponen jakaa saman kokemuksen Lekolaan kanssa. Yllättäviä tilanteita saattaa tulla, jolloin aikapaine saada työtehtävät valmiiksi kasvaa. Tilannetta helpottaa, kun on mahdollisuus vaikuttaa omaan prioriteettilistaansa.

– Minulla on myös sellaisia työtehtäviä, joita pystyn jaksottamaan itseohjautuvasti kiireellisten tehtävien väliin. On palikoita, jotka joustavat ja palikoita, jotka eivät jousta. Molemmista voi muokata pystyssä pysyvän tornin, joka ei lähde kaatumaan.

Taposen työpäiviä tauottavat klassiset to do -listat.

– Kirjoitan listoja asioista, jotka täytyy saada tehtyä. Kun työ on tehty, pyrin pitämään tauon. Olen huomannut myös sen, että ideat lähtevät oikein pulppuamaan silloin, kun laittaa läppärin kiinni ja lähtee koiran kanssa lenkille. Töistä irti päästäminen kannattaa varsinkin, jos työ vaatii uuden ideointia ja ajattelua.

Sovellus apuna ajankäytön seurannassa

Asiantuntijatyössä työtuntien määrä voi kasvaa hyvinkin suureksi. SD Worxilla on ratkaistu haaste muun muassa SD Worx Workforce Management -työajanhallintasovelluksella, joka otettiin käyttöön vuoden 2022 lopulla.

Sovellukseen kirjataan sekä miinus- että plustunnit. Sovellus ohjaa plustuntien pitämiseen vapaana.

Taposen mukaan sovelluksen ansiosta työtuntien seuraaminen on mahdollista aiempaa tarkemmalla tasolla.

– Jos saldot paukkuvat yli sadassa, on todella tärkeää, että asialle tehdään jotain. Rajat ohjaavat työntekoa ja vaikuttavat osaltaan työn ja vapaa-ajan väliseen tasapainoon.

Lekola muistuttaa myös erilaisten työtuntien intensiteetistä. Työtunneista ei näy kuormittavuus.

– Jos teen etätyössä kuusi tuntia putkeen kuluttavaa ja kuormittavaa työtä, se vastaa konttorityömäärässä aika paljon enemmän. Joskus teen vapaa-ajalla töitä, jotta saan ne mielestä pois. Tehdyt tunnit olen merkinnyt sovellukseen ja sitten yhdistänyt ne kokonaisiksi vapaapäiviksi, Lekola kuvaa. 

Aktiivinen vapaa-ajan toimikunta

Työajanseurannan lisäksi SD Worxilla työn ja vapaa-ajan tasapainosta huolehtii vapaa-ajan toimikunta. Lekola on ollut mukana toimikunnassa jo useamman vuoden.

Toimikunnan kahdeksanhenkinen tiimi järjestää suurimpana tapahtumana jokavuotiset pikkujoulut. Muita tapahtumia ovat esimerkiksi Halloween- ja ystävänpäiväteemaiset juhlat sekä hyvinvointipäivät. Toimikunta kysyy henkilöstöltä ehdotuksia tapahtumiin.

Urheilupuolelta osallistutaan muun muassa jääkiekko-otteluihin ja järjestetään erilaisia lajikokeiluja kulttuuriin liittyviä konsertteja unohtamatta. Suosittuja ovat myös työntekijöiden itse järjestämät teemapajat, joista viimeisin oli vesivärityöpaja.

Taponen korostaa yhteenkuuluvaisuuden tunnetta, joka tapahtumissa syntyy.

– Pidän tärkeänä, että tunnemme toisemme ihmisinä eli muutenkin kuin työkavereina. Tapahtumat luovat yhteisöllisyyttä, ja omalta osaltaan nekin vaikuttavat työn ja vapaa-ajan tasapainoon.

Molemmat kertovat, että konsernitasollakin panostetaan selkeästi työntekijöiden hyvinvointiin ja jaksamiseen. Hyvinvointia tuetaan esimerkiksi järjestämällä asiantuntijavetoisia webinaareja ja digitaalisia hyvinvointipäiviä.

–Työpäivän aikana järjestettävät luennot ovat olleet kiva lisä peruspuurtamiseen, arvioi Taponen. 

Mielekäs työ vaikuttaa työn ja vapaa-ajan tasapainoon

Taponen muistuttaa, että työssä jaksamista lisää työn mielekkyys.

– Mielestäni työn ja vapaa-ajan tasapainossa työn mielekkyys on todella tärkeä asia. Ei haittaa, vaikka työhön liittyvät teemat tulevat joskus osaksi vapaa-aikaa, kun ne kokee mielenkiintoisina ja mielekkäinä.

Lekola muistuttaa myös, että avoimuus esihenkilön kanssa on oleellisessa asemassa.

– Jos on liikaa töitä, kerron asiasta esimiehelleni. Näin pystytään estämään lisäkuormitustilanteita. Pienessä tiimissä voimme joustaa puolin ja toisin, ja ei-akuutteja tehtäviä voi hyvin siirtää seuraavalle viikolle.