Miten HR voi auttaa rakentamaan organisaatiokulttuuria digiaikana?

Yrityksen HR-osaston ei tarvitse olla vanhanaikainen, vahtiva ja raportteja kyselevä poliisi. Se voi kannustaa koko organisaatiota kohti uutta työkulttuuria – myös esimerkin voimalla. 

SD Worxin henkilöstöjohtaja Tuula Rinkinen näkee HR:n roolin muuttuneen monissa organisaatioissa. Digiaikana on mahdollista ottaa käyttöön työkaluja, jotka vapauttavat HR-osaston monista perinteisemmistä tehtävistään, hän kertoo. SD Worxille ratkaisevan sysäyksen antoi korona.

– Viime kevät antoi meille lopullisen potkaisun omien HR-prosessiemme digitalisoimiseen viimeistä piirtoa myöten. Papereita ei vain enää pystynyt pyörittämään, Rinkinen kertaa äkillistä siirtymää etätöihin.

– HR:n piti ensin itse ottaa työkalut haltuun. Sitten lähdettiin yhtenäistämään käytäntöjä. Siinä HR joutui ottamaan rohkean roolin. Kokeileminen tuli mukaan: erehdysten kautta onnistumisiin.

HR-osasto raporttivahdista kannustajaksi

Tuula Rinkisen näkemys HR:n uudesta asemasta on suhteessa aiempaan:

– Ollaan onneksi tultu aika kauas niistä ajoista, kun HR koettiin poliisiksi, jolle raportoidaan asioita, ja joka katsoo, että sanamuodot ovat oikein.

Nyt tilalle tarjoutuu esimerkin näyttäjän ja kannustajan osa.

– Teimme aika isojakin kokeiluja ja näytimme muille, että kyllä tämä onnistuu. Näytimme myös omat kasvomme kameran kautta, vaikka se ei välttämättä suomalaisessa kulttuurissa olekaan ihan helppoa.

– Meidän piti myös kyetä vastaamaan kysymykseen, että miksi me emme sitten tekisi kaikkea sitä, kun se kerran meiltä sujui niin nopeasti. Kannustimme organisaatiota: nyt kun tämän harjoittelette, niin teette sen seuraavalla kerralla ihan yhtä nopeasti kuin mekin.

Etätyössä etäisyydet pienenevät

Etätyö voikin yllättäen lähentää tekijöitä. Rinkisen kokemuksen mukaan digivälineiden hyvin ohjatulla käytöllä henkiset etäisyydet kaupungista ja maasta toiseen saa lyhenemään.

– Etäjohtaminen tuskin jää mitenkään tilapäiseksi asiaksi, vaan se tulee säilymään jonkinlaisena hybridinä siinäkin vaiheessa, kun toimistolle palataan, hän toteaa.

– Olemme tarjonneet esimiehille verkkovalmennuksena etäjohtamiseen koulutusta. Siellä on noussut esiin, että kun yhteydenpito on verkossa, etäisyydet pienenevät. Meillä on toimipisteitä monessa paikassa Suomessa ja Virossa, ja lisäksi pohjoismaista yhteistyötä. Ihmisistä on tullut rohkeampia ottamaan yhteyttä. ”Ai tuon niminen? No, minäpä soitan hänelle!”

Strategiaan saa mielenkiintoa ja merkityksellisyyttä välitavoitteilla

Entä päivittäistä tekemistä kauaskantoisemmat perspektiivit? Niissäkin yhdistelmä HR-ammattitaitoa ja digiapuja saa kestävää kulttuuria aikaan.

– Meillä on suoritusten johtamiseen ja tavoitteiden asetantaan ja strategisten tavoitteiden jalkauttamiseen omat sähköiset työkalut. Eikä kyse ole siitä, että vain kirjoitettaisiin työkaluun tekstiä ja oltaisiin tyytyväisiä siihen, vaan tietenkin asiat käydään läpi keskustellen, Rinkinen sanoo.

– Näin korona-aikanahan meillä on liikkuva maali. Koko ajan odotamme, että ihan kohtahan tämä helpottaa, mutta ei vain vieläkään. Siksi olemme pyrkineet paitsi pitkän tähtäimen strategisiin tavoitteisiin, myös katsomaan hiukan lyhyemmällä tähtäimellä eteenpäin. Kaikilla on koko ajan jotain, mitä odottaa ja mikä on helposti ja nopeasti saavutettavissa.

– Näin saadaan pidettyä koko ajan mielenkiintoa työhön yllä ja tuotua siihen merkityksellisyyttä.

Ihmisyys esiin

Laskeudutaan strategisista kaarista vielä jokapäiväiselle tasolle. Mikä inspiroi Tuula Rinkistä jaksamaan poikkeustilanteessa eteenpäin?

– Itse olen innostunut siitä, että ihmisistä tulee vielä enemmän ihmisiä toisilleen.

– Vaikka emme ole kohtaamassa toisiamme työpaikalla, olen oppinut henkilöstöstämme valtavasti tänä aikana. Nyt tiedän kenellä on minkäkin ikäisiä lapsia ja kenellä on minkäkin värisiä kissoja, Rinkinen naurahtaa.

– Eivät tällaiset asiat kuitenkaan toimistolla välttämättä tulisi puheeksi. Nyt meillä on kanavia, joissa pyritään oikeasti tuomaan esiin sitä, ”kuka minä olen”. Se on mielestäni aivan mahtavaa.

Tuula Rinkinen lähettää terveisinä kollegoille toiveensa saman otteen vaalimisesta koronan jälkeenkin:

– En halua, että tämä toiminta loppuu ikinä! Nämä asiat pitää säilyttää jatkossakin.

Tuula Rinkinen, SD Worx, People Operations Director, Finland & Estonia