Digitalisaation avulla HR-liiketoiminnan strategiseksi kumppaniksi

HR:n painopiste on henkilöstössä, joka on yrityksen tärkein voimavara. HR:n tehtävä on auttaa työntekijöitä onnistumaan. Toteutuuko tämä todellisuudessa? Aivan kuten palkkahallinnossa, myös HR:llä on monia hallinnollisia tehtäviä. Ne vievät aikaa ja sellaisia resursseja, joita olisi voitu hyödyntää muihin työtehtäviin. Miten resursseja olisi mahdollista vapauttaa?

Hallinnollinen työ vie HR-osaston, esimiesten ja työntekijöiden aikaa

Moni yritys pyrkii siihen, että HR-osasto toimii strategisena kumppanina, joka auttaa henkilöstöä suoriutumaan tehtävistään niin hyvin kuin mahdollista. Tämän kautta yritys menestyy pitkällä tähtäimellä.

Pyrkimys HR:n strategiseen toimintaan on ollut monen yrityksen tavoite jo kauan, mutta todellisuudessa HR-osaston työn painopiste on usein hallinnollisissa töissä. Osasto keskittyy säännösten ja lakien tulkitsemiseen, dokumentointiin, neuvotteluihin ammattiliittojen kanssa, vakuutusasioihin ja sairauslomailmoituksiin. Lisäksi HR-osastolle tulee jatkuvasti kysymyksiä, joihin pitää vastata.   

Työntekijät ja esimiehet käyttävät suhteettoman paljon aikaa paperitöihin, joita tarvitaan esimerkiksi vapaiden, sairauspoissaolojen, vanhempainvapaiden ja muiden vastaavien käsittelyyn. Niihin menevä aika pitäisi käyttää varsinaiseen työhön.

Vapauta aikaa täysin digitalisoiduilla prosesseilla 

Aikaa vapautuu, jos työtekijät hoitavat itse osan hallinnollisesta työstä ilman, että heidän tarvitsee käyttää aikaa tiedon etsimiseen. Kun lasketaan yhteen päivät, tunnit ja minuutit, voi hallinnollinen työ vastata 1000 hengen yrityksessä jopa 10-15 täysipäiväisen työntekijän panosta.  

Tämä aika voitaisiin käyttää myös työhön, joka lisää arvoa ja auttaa työntekijöitä onnistumaan. Silloin voidaan sanoa, että on siirrytty henkilöstöhallinnosta strategiseen HR:ään. Käytännössä ajansäästö työntekijöille ja esimiehille voi tarkoittaa esimerkiksi useampien asiakkaiden tapaamista, kasvavaa myyntiä tai aikaa tuotekehitykseen. 

Oikeat edellytykset tarkoittavat täysin digitalisoituja prosesseja ja standardisoituja toimintatapoja. HR:n digitalisointi voi tarkoittaa sitä, että tieto on helposti työntekijöiden saavutettavissa ja että osa työstä voidaan automatisoida. Tämän lisäksi työntekijät voivat täyttää ja hallinnoida tietojansa mobiilisovellusten avulla.

Mistä löydämme aikavarkaat? 

Samalla kun hallinnolliset työt vähenevät, HR:n työn sisältö muuttuu. Strategisena kumppanina HR-osasto auttaa työntekijöitä onnistumaan kehittämällä osaamista, tekemällä onnistuneita rekrytointeja ja auttamalla tiimejä arjen työskentelyssä. Työ on motivoivaa ja kehittävää. Moni luulee, että HR-osastot toimivat jo nykyään näin, mutta osastojen ajankäytön valossa tavoite ei toteudu.  

Miten saada selville, kuinka paljon työaikaa kuluu eri työtehtäviin? Haasteena on, ettei aika- ja kustannuslaskelmia ole aikaisemmin tehty. Aikavarkaiden tunnistaminen on tärkeää, eli olennaista on löytää ne tekijät, jotka vievät tarpeettoman paljon sekä HR-osastolla työskentelevien että esimiesten ja työntekijöiden aikaa. Kun aikavarkaat on löydetty, voidaan verrata nykytilannetta siihen, miten digitaaliset työkalut ja prosessit voisivat helpottaa, sujuvoittaa ja nopeuttaa työtä.

Me SD Worxilla haluamme, että pystyt työskentelemään hallinnollisten tehtävien sijasta strategisen HR:n parissa. Olemme kehittäneet Business Case -laskurin, jonka avulla voidaan laskea, mitä ei-digitaaliset prosessisi maksavat. 

Lataa maksuton opas

Tiedätkö, millaisia kustannuksia vanha HR- ja palkkajärjestelmäsi tuottaa?

Vanha HR- ja palkkajärjestelmäsi maksaa organisaatiollesi todennäköisesti enemmän kuin luulet. Olemme koonneet tähän oppaaseen esimerkkejä vanhentuneiden HR- ja palkkajärjestelmien käytöstä aiheutuvista kustannuksista ja tietoa, miten niistä päästään eroon uudenaikaisilla ratkaisuilla.

Lataa opas ja lue, miten voit tehostaa palkkojen käsittelyä ja samalla leikata kustannuksia.