Digitaaliset toimintatavat luovat toimintavarmuutta organisaation HR-palveluihin

Digitaaliset työkalut tukevat ja tehostavat niin HR-asiantuntijoiden kuin esimiestenkin arkea kaikissa työvaiheissa, oli kyse sitten työntekijän palkkaamisesta työsuhteen päättymiseen tai muuhun työsuhteen aikana tapahtuvaan muutokseen ja tarpeeseen. Älykästä järjestelmää hyödyntämällä taataan sekä mielenrauhaa ja helppoutta järjestelmän käyttäjille, että toimintavarmuutta ja korkealaatuisia HR-palveluita kaikissa tilanteissa.

HR-prosesseihin liittyy yhä enemmän tehtäviä, jotka ovat siirtyneet HR-asiantuntijoilta esimiehille ja työntekijöille. Tämä kehitys on asettanut uudenlaisia vaatimuksia järjestelmien käyttäjäystävällisyydelle ja synnyttänyt uusia odotuksia esimerkiksi mobiiliratkaisuille. Nämä tarpeet ovatkin vaikuttaneet vahvasti HR-järjestelmien tuotekehitykseen: tuloksena markkinoille on julkaistu kokonaisvaltaisia HR-ratkaisuja, jotka tarjoavat oman käyttöliittymän kullekin käyttäjäryhmälle.

Jotta voidaan varmistua, että HR:n odotuksiin vastataan määriteltyjen toimintamallien mukaisesti ja ajallaan – ja että järjestelmissä liikkuva tieto on paikkansapitävää – edellyttää se sitä, että HR tarjoaa henkilöstölleen tarkoituksenmukaiset työkalut. Näiden työkalujen avulla he pystyvät hoitamaan työn edellyttämät tehtävät roolinsa mukaisesti missä ja milloin tahansa. Järjestelmän avulla voidaan erilaisin muistutuksin varmistua prosessien kaikista tärkeistä työvaiheista niin, ettei yksikään tehtävä pääse unohtumaan. Järjestelmä, joka ohjaa käyttäjää mm. sallimalla eri toimintoja roolin perusteella, estää myös virheiden syntymisen ja varmistaa käsiteltävän tiedon luotettavuuden.

Optimoidut HR-prosessit

Koronakriisi on pakottanut monet organisaatiot tarkastelemaan prosessejaan ja uudistamaan toimintamallejaan liiketoiminnan jatkuvuuden takaamiseksi. HR:n kehitystyössä on tärkeää aloittaa olennaisimmista prosesseista ja esimiehille sekä työntekijöille tarjottavasta tuesta. Vain näin kyetään luomaan edellytykset tärkeiden perustoimintojen varmistamiselle ja sen kautta tukemaan organisaatiota luotettavasti. 

Toimintamallien ja -tapojen kehittämisessä huomionarvoista on keskittyä toistuviin ja työläisiin prosesseihin, kuten tunti-, kuitti- ja poissaoloraportointiin, lomien suunnitteluun ja loma-anomuksiin. Parhaaseen lopputulokseen päästäkseen on tarkasteltava prosesseja kriittisesti, ja pohdittava missä tehtävissä ja toiminnoissa syntyy eniten virheitä. Mitä tehtäviä on tärkeää voida tehdä nopeammin ja helpommin jatkossa, ajasta ja paikasta riippumatta?

Tehokkuuden varmistamiseksi on välttämätöntä keventää taakkaa järjestelmien avulla, jotta asiantuntijat voivat hyödyntää aikaansa luovuutta ja ongelmaratkaisukykyä vaativiin tehtäviin. Erityisesti kriisitilanteissa tätä tarvitaan enemmän kuin koskaan, sillä kun toimintaympäristössä tapahtuu muutoksia, vaatii se energiaa ja keskittymistä tavallista enemmän.

Digitalisaatio vaatii toimintatapojen uudistamista

Kaikkiin prosesseihin ei ihminen tekemisellään tuo lisäarvoa ja siksi ne onkin järkevämpää tehdä tehokkaammin ja tarkemmin teknologiaa hyödyntämällä. On kuitenkin tärkeää huomioida, ettei vanhaa prosessia automatisoida sellaisenaan, vaan se mukautetaan nykypäivän ja tulevaisuuden tarpeita vastaavaksi. 

Olennaisinta HR:n digitalisaatiossa on kuitenkin liiketoiminnan kriittisten toimintojen jatkuvuuden turvaaminen: standardisoimalla ja digitalisoimalla HR:n prosesseja ja toiminnallisuuksia varmistetaan organisaation toimintavalmiudet myös yllättävissä tilanteissa. Kun esimiehet voivat esimerkiksi hyväksyä lomasuunnitelmia ja työaikakirjauksia, tai huolehtia kehityskeskusteluista ja tavoitteiden asetannasta kotikonttorilta käsin, jatkuu työ yhtä saumattomasti kuin normaalioloissa. Jatkuvuuden tunne luo työntekijöille turvaa, joka poikkeustilanteissa on kultaakin kalliimpaa.