Digitaaliset henkilöstöhallinnon työkalut luovat arvoa koko yritykselle

Modernit ja digitaaliset HR-ratkaisut ovat yrityksessä kaikkien etu. Niiden avulla taataan, että sekä esimiehet että työntekijät saavat keskittyä olennaiseen eli tehokkaaseen työskentelyyn. Kun hallinnollisiin töihin kuluu vähemmän aikaa, voivat yrityksen kaikki työntekijät keskittyä siihen missä he ovat hyviä, ja missä tuovat organisaatiolleen eniten arvoa.

Elämme digiaikaa, jossa työntekijät asettavat aivan uudenlaisia vaatimuksia työnantajalleen. Odotus siitä, että kaikki digitalisoituu, onkin nykyään enemmän sääntö kuin poikkeus. Digitaalinen HR ei hyödytä ainoastaan yrityksen työntekijöitä, vaan siitä hyötyvät yhtä paljon esimiehet ja henkilöstöhallinnon ammattilaiset.

Itsepalvelun mahdollistavat digitaaliset työkalut helpottavat työntekijää luomaan selkeän kokonaiskuvan

Yksi digitaalisen henkilöstöhallinnon ja järjestelmäratkaisujen isoista eduista on ehdottomasti se, että työntekijä pystyy itse hallinnoimaan tietojaan järjestelmässä ja kirjaamaan ja päivittämään omia perustietojaan. Nämä työtehtävät HR on perinteisesti hoitanut manuaalisesti. Järjestelmäratkaisut siis helpottavat ja tehostavat työntekoa.

Digitaalisessa itsepalvelujärjestelmässä työntekijä voi ajasta tai paikasta riippumatta hoitaa esimerkiksi työajan raportoinnin ja tehdä matkalaskut näppärästi omalla tietokoneillaan, tabletillaan tai älypuhelimellaan. Digitaalinen HR-työkalu antaa työntekijälle myös kokonaiskuvan yrityksestä, hän löytää järjestelmästä kaiken organisaatiokaaviosta kollegojen yhteystietoihin ja vaikka osaston yhteisen lomasuunnittelun. Kaikki nämä helpottavat oman työn suunnittelua.

Työntekijä voi itse päivittää järjestelmään omat tietonsa, kuten esimerkiksi henkilötiedot tai pankkitunnukset. Tämä vapauttaa molempien, työntekijän ja HR-asiantuntijan aikaa, kun tietoja ei tarvitse enää käydä toimittamassa palkkatoimistoon, jossa ne aikaisemmin vietiin manuaalisesti järjestelmään.

Selkeä kokonaiskuva, tuki ja arjen helpotus esimiehille

Kun kaikki pääsevät itse raportoimaan työaikaansa ja täyttämään poissaolojaan järjestelmään, esimies saa kokonaiskuvan työntekijöiden poissaoloista, eikä hänen tarvitse pyytää enää raportteja henkilöstöhallinnolta. Kun puolestaan on palkkaneuvottelujen tai budjetoinnin aika, saa esimies järjestelmästä tärkeää tietoa, esimerkiksi palkkatilastot ja tiedot kaikkien toimenkuvista. Eikä digitaalinen lomien suunnittelu hyödytä vain työntekijöitä: esimies saa järjestelmästä koko tiimin lomakalenterin ja pystyy sen avulla suunnittelemaan loma-ajan miehityksen.

Uuden työntekijän tullessa taloon unohtuu helposti mitä kaikkea hänelle piti valmistella ja hoitaa. Digitaalinen checklist muistuttaa esimiestä tärkeistä toimenpiteistä, kuten tietokoneen ja puhelimen tilaamisesta, sähköpostin hankkimisesta tai perehdytyssuunnitelman tekemisestä. Digitaalisen HR-työkalun avulla säästetään esimiesten aikaa ja saadaan uusille työntekijöille laadukkaampi alku uudessa työpaikassa.

Esimiehet hyötyvät siitä, että he saavat päivittäisessä työssään muistutuksia esimerkiksi koeajan umpeutumisesta, tai kun työntekijän sairaslomaa tai ylitöitä pitää seurata, tai vaikka syntymäpäivää juhlia.

Prosessien digitalisointi tukee henkilöstöhallinnon työskentelyä

Digitaaliset työkalut tukevat henkilöstöhallintoa kaikissa työvaiheissa aina työntekijän palkkaamisesta työsuhteen päättymiseen ja myös työsuhteen aikana tapahtuvissa muutoksissa. Järjestelmä muistuttaa prosessin tärkeistä työvaiheista niin, ettei yksikään asia pääse unohtumaan. Näin varmistetaan samalla HR-palveluiden hyvä laatu.

Kun prosessit on digitalisoitu, pysyvät kaikki muutoksissa ajan tasalla. Aikaa säästetään hyvin toimivan HR-järjestelmän ansiosta, jossa työntekijät pääsevät itse muokkaamaan tietojaan. Aikaa kuluu siis vähemmän hallinnolliseen ja manuaaliseen HR-työhön ja näin HR-asiantuntijat voivat keskittyä strategiseen työskentelyyn kehittää ja ylläpitää osaamistaan ja turvata sen, että yritys on houkutteleva.  

HR-tehtävien digitalisointi hyödyttää koko yritystä

Parhaiten HR-tehtävien digitalisointi onnistuu, kun sen arvo nähdään koko organisaatiota hyödyttäväksi. Yrityksen muutostyö on hyvä aloittaa käymällä ensin läpi manuaaliset rutiinitehtävät ja prosessit. Digitalisointi kannattaa aloittaa niistä osa-alueista, joissa tehostamisen tarve on suurin ja joiden digitalisointi tuo suurimman hyödyn. Digitaalisten mahdollisuuksien hyödyntäminen luo sujuvammat, selkeämmät ja läpinäkyvämmät prosessit, jotka hyödyttävät siis koko yritystä.

Mitä tapahtuu, jos HR putoaa digitalisaation kelkasta, ja mitä asialle voi tehdä? Lataa maksuton oppaamme alta, niin saat käytännön neuvoja siitä, mitä digihankkeissa on tärkeä ottaa huomioon ja kuinka yrityksesi voi ottaa tärkeimmät askeleet kohti digitaalista henkilöstöhallintoa.