Business Case helpommin ja tarkemmin – ota avuksi valmis malli

Tai miten osoittaa, kuinka paljon kustannuksia aiheutuu siitä, jos järjestelmää ei päivitetä uuteen? Investoinnin perusteluissa voi auttaa maksuton Business Case -laskuri.

Vanhentuneita prosesseja hyödyntävät HR-järjestelmät aiheuttavat kuluja. Osa kuluista voi tulla yritykselle yllätyksenä, mutta osa on jo HR-päättäjien tiedossa.

– Monissa yrityksissä ymmärretään, että uudelle, modernille järjestelmälle on selkeä tarve. Hankintaa pitäisi viedä eteenpäin, mutta investoinnin perusteluiksi vaaditaan dataa: selkeitä kustannusarvioita, säästöjä sekä todisteita investoinnin tuottamasta lisäarvosta, SD Worxin Suomen myyntijohtaja Ossi Lauronen kertoo.

Arvota HR-prosessit ja tunnista kipupisteet

HR- ja palkkajärjestelmän uudistuksessa on olennaista arvottaa yrityksen HR-prosesseja. Tämän kautta on mahdollista osoittaa, miksi uuteen HR- ja palkkajärjestelmään investoiminen kannattaa.

– Säästöjen ja tehokkuuden lisäksi järjestelmäuudistus tuo lisäarvoa, kun HR-osastolla vapautuu työaikaa. Silloin HR-asiantuntijat voivat keskittyä vaativampiin, strategisiin tehtäviin, Lauronen muistuttaa.

Lauronen kertoo, että SD Worxin kehittämässä viitekehyksessä HR-prosessit on jaettu yhteentoista kokonaisuuteen, joissa kaikissa on omat haasteensa. Näitä ovat muun muassa rekrytointi, työsuhdetiedot, matkakulut ja datan hallinta.

Laskuri hyödyntää tarkkoja lukuja

Lauronen vinkkaa, että konkreettisia lukuja investointipäätöksen tueksi voi tarjota SD Worxin tarjoama maksuton Business Case -laskuri.

Laskurin käyttö alkaa kaksivaiheisella, tarkalla Business Case -analyysilla, jonka SD Worx toteuttaa yhdessä asiakkaan kanssa.

– Yhteistyön ensimmäisessä vaiheessa käymme läpi viitekehyksemme ja keskustelemme asiakkaan tarpeista, toiveista sekä nykyisestä HR- ja palkkajärjestelmän tilanteesta. Seuraavaksi syötämme laskuriin asiakkaan organisaation tarkkoja lukuja. Eri parametrejä vertaamalla voidaan laskea sopivan järjestelmän kustannukset ja kuinka nopeasti investointi maksaa itsensä takaisin.

Kuusi syytä, miksi uuteen järjestelmään vaihtaminen kannattaa

Uusi HR- ja palkkajärjestelmä tuo mukanaan lukuisia etuja. Laurosen mukaan yleisimpiä hyötyjä on ainakin kuusi:

1. Saat kaikki resurssit hyötykäyttöön
Yhteydenottoihin reagoiminen sekä manuaalinen tiedon syöttäminen vähenevät, kun työntekijät voivat itse päivittää omat tietonsa järjestelmään. Kaikilta säästyy aikaa, ja HR:n resursseja voidaan ohjata hyödyllisempiin toimiin.

2. Mahdollisuus alhaisempiin järjestelmäkustannuksiin
Eri paikoista tulevien laskujen pyörittämisestä aiheutuvat kustannukset pienenevät, kun HR- ja palkkajärjestelmän palvelut keskitetään yhdelle tarjoajalle ja yhdelle laskulle. Selkeää säästöä löydetään myös, jos käytössä ei ennen ole ollut pilvipohjaista järjestelmää.

3. Turvallisuus ja ajantasainen lainsäädäntö
Korkean turvallisuustason varmennus, tietoturvasertifikaatti sekä säännölliset päivitykset parantavat järjestelmän turvallisuutta. Ne varmistavat myös, että yrityksen käytössä on aina ajantasaiset tiedot niin lainsäädännöstä kuin työehtosopimuksista. Lisäksi henkilöihin liittyvät riskit pienenevät, kun palkanlaskusta vastaa luotettava ulkopuolinen taho.   

4. Parempi käyttäjäkokemus ja työnantajamielikuva
Helppokäyttöiset ja selkeät mobiilisovellukset tuovat joustavuutta työntekoon ja helpottavat ajanhallintaa, kun järjestelmän käyttö onnistuu näppärästi missä vain. Modernit ratkaisut auttavat luomaan myönteistä työnantajamielikuvaa ajan hermolla olevasta organisaatiosta.

5. Parempi tiedonlaatu
Laadukas, ajantasainen ja GDPR-yhteensopiva tieto on avainehto tehokkaalle, datalähtöiselle työskentelylle sekä liiketoimintapäätöksiä tukevalle johdon raportoinnille.

6. Lisää organisaation joustavuutta ja tehokkuutta
Yrityksen toiminta kehittyy joustavammaksi ja sitä kautta tehokkaammaksi, kun vastuiden jakaminen eri yksiköiden välillä onnistuu ilman sen suurempaa päänvaivaa. Tämä on mahdollista muun muassa helposti rakennettavien organisaatiokaavioiden, osaajahaulla löytyvien osaajaprofiilien sekä seuraajasuunnittelun avulla.