Teräsyhtiö SSAB:lla on Ruotsissa tuhansia työntekijöitä ja yhtä paljon sopimuksia, palkkoja ja todistuksia. Tärkeän asiantuntijaosaamisensa turvaamiseksi tulevaisuudessa yhtiö päätti ulkoistaa osia henkilöstöhallinnosta SD Worxille, ja yhteistyö on osoittautunut erittäin menestykselliseksi. Christine Bollvik Ruotsin SSAB:lta antaa tässä parhaat vinkkinsä, joiden avulla palkkahallinnon ulkoistaminen onnistuu.
Työaikakirjaukset ja palkka ovat kaksi suurta prosessia ruotsalaiselle SSAB:lle, jolla on 14 500 työntekijää ympäri maailman, joista 6 000 virkamiestä ja työntekijää Ruotsissa. SSAB jakoi yli kahdenkymmenen vuoden ajan työn kolmen palkkatoimiston välillä luottaen laajoihin ja raskaisiin tietoteknisiin järjestelmiin, joita koulutettu ja kokenut henkilöstö käsitteli. Mutta kun tärkeä asiantuntemus oli katoamassa, SSAB:lla oli edessään uusi haaste: voisivatko he todella selviytyä henkilöstöhallinnon prosesseista tarvittavaan tahtiin?
– Meidän oli yksinkertaisesti pakko istua alas ja alkaa miettiä tulevaisuutta. Menettäisimme tärkeää asiantuntemusta, ja aukkojen paikkaamisesta tulisi valtava projekti. Pitkän analyysin jälkeen tulimme siihen tulokseen, että palkkahallinnon ulkoistaminen oli meille ehdottomasti paras vaihtoehto, kertoo Christine Bollvik, joka vastaa SSAB:n henkilöstöhallinnon palveluista.
Mahdollistaa keskittymisen ydinliiketoimintaan
Henkilöstöhallinnon helpottamiseksi SSAB on pyrkinyt useaan otteeseen laatimaan yhteisen suunnitelman kaikille palkkatoimistoille. Tietoja ja toimintatapoja tulkittiin kuitenkin usein eri tavoin, koska organisaatio ja palkkatoimistot olivat eri yrityksissä ja sijaitsivat eri paikkakunnilla. Se teki työstä entistä rönsyilevämpää, kun taas rakenteen perustamisen tarve kasvoi.
– Vaikka olemme teräsalan edelläkävijöitä, emme ole parhaita kaikessa, mikä liittyy palkkahallintoon ja palkanlaskentajärjestelmiin. Miksi emme siis antaisi ammattilaisten hoitaa työn? SSAB päätti soveltaa niin sanottua hybridimallia, jossa palkkahallinto ulkoistetaan samalla, kun yhtiöllä on edelleen pieni yksikkö työaikakirjauksia, matkustuksenhallintaa ja tukea varten.
Varmistaa asianmukaiset tiedot
Aivan kuten kaikissa hankkeissa, siirtymävaihe tuntui alussa haastavalta, mutta jälkeenpäin huomattiin nopeasti, että SD Worx oli ehdottomasti paras mahdollinen ratkaisu.
– Tuntuu turvalliselta voida luottaa siihen, että kumppanillamme on tarvittava asiantuntemus. Säästämme uskomattoman paljon aikaa siirtämällä palkkavastuun jollekin, jolla on oikeaa asiantuntemusta. Vaikka työntekijämäärämme on vaihdellut suuresti, SD Worx onnistuu aina olemaan joustava ja luotettava kumppani. Kun sopimukset ja säännöt muuttuvat, SD Worx varmistaa palkkojen asianmukaisen käsittelyn ja asianmukaiset järjestelyt. Meidän täytyy vain syöttää tiedot tavanomaiseen tapaan. Vaikka joku työntekijämme sairastuisi, palkkatietojen toimittaminen on aina turvattu.
Christinen 5 parasta vinkkiä niille, jotka suunnittelevat palkkahallinnon ulkoistamista:
1. Hyvä pohjatyö
– Meillä oli kolme palkkatoimistoa, joilla oli omat paikalliset sopimuksensa, laskentamallinsa ja palkanlaskentajärjestelmänsä, ja sen huomasi, kun ulkoistamisprosessi alkoi. On mahdotonta ulkoistaa mitään, jos et hallitse sitä itse. Mielestäni on tärkeää, että luottaa prosesseihin ja tietää tarkalleen, mitä haluaa tilata – mitä meidän täytyy tehdä ja mitä kumppanimme täytyy tehdä?
2. Hyvä kommunikaatio
– Pyri ylläpitämään hyvää vuoropuhelua ulkoistuskumppanin kanssa, jotta kaikki sujuu paljon nopeammin. Säännölliset täsmäytykset on hyvä varmistaa kumppanin kanssa, jotta kaikki voivat seurata prosessia ja nähdä, mikä toimii hyvin ja mitä voidaan kehittää. Pidämme ulkoistamista kumppanuutena, jossa meidän tulee tehdä yhteistyötä saavuttaaksemme kaikille osapuolille edullisen tilanteen ylimmästä johdosta työntekijöihimme saakka.
3. Jaa tehtäviä yrityksen sisällä
– Varmista, että joku yrityksessäsi vastaa ulkoistamisesta. Kuka on tilaaja, kenellä on vastuu sopimuksesta ja siitä, että vuoropuhelua ja täsmäytyksiä seurataan? On tärkeää, että joku pitää työn kasassa ja varmistaa, että kaikki sujuu niin kuin pitääkin.
4. Älä unohda yrityksen asiantuntijoita
– On helppo istua johtoryhmissä ja tehdä päätöksiä, jotka sitten epäonnistuvat käytännössä. Yleinen virhe on, että unohdat sisällyttää prosessiin jonkun yrityksestä. Jonkun, jolla on käytännön tietoa siitä, mikä on mahdollista ja mikä antaa parhaan lopputuloksen.
5. Ole nöyrä ja joustava
– Uudet toimintatavat ovat aina haastavia ja tämän matkan alussa ulkoistimme myös palkkatukemme. Jonkin ajan kuluttua huomasimme kuitenkin, että monet työntekijöiden kysymyksistä kaipasivat vastauksia niistä liiketoiminnan osista, joita emme olleet ulkoistaneet. Silloin on yksinkertaisesti oltava nöyrä ja hyväksyttävä, että asioita ei tehty oikein alusta asti. Kokeilkaa erilaisia ratkaisuja, niin löydätte taatusti omalle yrityksellenne parhaan ratkaisun, sanoo Christine lopuksi.