Työajanhallintajärjestelmällä yhdenmukaisuutta yli maiden rajojen
Accor on maailman suurin hotelliketju, joka työllistää yli 300 000 työntekijää. Konserni valitsi hiljattain SD Worxin työajanhallintaratkaisuihin kuuluvan Protimen Euroopassa ja Pohjois-Afrikassa sijaitseviin hotelleihinsa.
Accor on alkujaan ranskalainen hotelliketju, mutta viime vuosikymmeninä siitä on kasvanut kansainvälinen konserni, jolla on lähes 5 500 eri hotellia 110 maassa. Hotelleissa on yhteensä 805 000 huonetta, ja konsernin tavoitteena on lisätä noin 217 000 huonetta, joka tarkoittaa 1 300 uutta hotellia. Hotellit eivät ole kuitenkaan Accorin omistuksessa, vaan niitä hallinnoidaan konsernin toimesta kahdella eri sopimuskumppanuudella: Managed- tai Franchising-sopimuksella.
Konsernilla on yli 40 eri tuotemerkkiä, jotka on jaettu eri segmentteihin. Luksussegmenttiin kuuluvat muun muassa Orient Express, Raffles ja Sofitel. Premium-segmentin hotelleja ovat Grand Mercure ja Pullman. Midscale-segmenttiin taas kuuluvat esimerkiksi Mercure ja Novotel, ja Economy-segmentti tunnetaan lähinnä edullisemmista hotelliketjuista, kuten ibis ja hotelF1.
Accorilla on maailmanlaajuisesti yli 300 000 työntekijää. "Tällainen työvoima vaatii hyvää organisointia", sanoo Emilien Felix, Talent & Culture Engagement and Digital Services Project Manager, Europe & Africa, Accor. "Excel-taulukoita käytettiin edelleen työajan ja läsnäolojen kirjaamiseen. Suuressa konsernissamme oli vain yksi maa, joka käytti digitaalista ratkaisua. Se ei kuitenkaan vastannut täysin tarpeitamme."
"Accorin kaltaisella suurella kansainvälisellä toimijalla ei ole muuta vaihtoehtoa kuin standardoida tietyt prosessit. Tästä syystä tarvitsimme kattavan HR-ratkaisun, jota voitaisiin käyttää laajalla alueella eri maissa. Ei vain globaalin yleiskuvan saamiseksi, vaan myös siksi, että tiimimme ovat nykyään usein kansainvälisesti hajautettuja", Emilien kertoo.
Accorin kaltaisen suuren, kansainvälisen yrityksen on standardoitava prosesseja. Tarvitsimme siis kattavan HR-järjestelmän, jota voitaisiin käyttää useissa maissa.
Paikallinen työlainsäädäntö edellyttää dokumentoitua järjestelmää
"Espanjan ja Portugalin tiimiemme johtajat on usein hajautettu neljään tai viiteen eri maahan", vahvistaa Fernando Martins, joka aloitti Espanjan ja Portugalin Talent & Culture Business Partnerina Accorilla tammikuussa 2023. ”Kansainvälinen ulottuvuus tekee kaikesta monimutkaista, etenkin kun paikalliset työlait eroavat toisistaan. Lainsäädännön noudattaminen edellyttää siis hyvin dokumentoitua järjestelmää."
"Tutkimme useita toimittajia, ja Protime osoittautui parhaaksi kumppaniksi", Emilien sanoo. "Ei ainoastaan joustavuuden, käyttäjäystävällisyyden ja yhdenmukaisuuden kannalta, vaan myös mielenkiintoisen hintatarjouksen vuoksi."
Työajanhallintajärjestelmä yhdenmukaistaa käytäntöjä ja tekee prosesseista läpinäkyvämpiä kaikille
"Protime antaa työntekijöillemme aikaisempaa suuremman riippumattomuuden ja vapauden: he voivat hallinnoida poissa- ja läsnäolojaan itse. Ennen heidän oli mentävä tätä varten esihenkilönsä luokse", Emilien lisää.
"Työajanhallinta- ja työvuorosuunnittelujärjestelmä tekee prosesseista paljon läpinäkyvämpiä", Fernando myöntää. "Aiemmin ei ollut selvää esimerkiksi se, miten esihenkilöt käsittelivät työtehtäviin liittyviä sääntöjä silloin, kun työntekijä siirtyy väliaikaisesti työskentelemään toiseen maahan. Protimen ansiosta pystyimme ottamaan käyttöön globaalin politiikan, joka on sama kaikille. MyProtimen kaltaisen yhtenäisen työkalun lisäetuna on se, että työntekijät voivat jatkaa sen käyttöä silloinkin, kun he muuttavat maasta toiseen."
"Työajanhallinta- ja työvuorosuunnittelujärjestelmän ansiosta työntekijöillämme on aina hyvä yleiskuva tiimikalenteristaan: he näkevät heti, kuka työskentelee milloin ja kuka ei", Emilien täydentää. "Lisäksi esihenkilöt saavat yleiskatsauksen alaistensa läsnä- ja poissaoloista. Protimen avulla kaikki saavat lisänäkyvyyttä, ja prosessiemme automatisointi ja digitalisointi vähentävät virheitä sekä säästävät henkilöstömme aikaa."
MyProtimen yhdenmukaisuuden ansiosta työntekijämme voivat siirtyä maasta toiseen helposti.
Integraatio paikallisen palkanlaskentajärjestelmän kanssa
Joissakin Accorin toimintamaissa Protime-ratkaisu on integroitu paikallisen palkanlaskentajärjestelmän kanssa. Fernando Martins: "Järjestelmien integraatio mahdollistaa helpomman viestinnän eri virallisten tahojen kanssa ja sen, että henkilöstöpäällikkö voi keskittyä olennaisiin HR-tehtäviin sen sijaan, että joutuisi hoitamaan hallinnollisia askareita."
Ohjelmistoratkaisun vaihtaminen kansainvälisessä ympäristössä on joka tapauksessa melkoinen haaste. "Työajanhallintajärjestelmän käyttöönotto tapahtui samanaikaisesti Espanjassa ja Portugalissa, vaikka ne ovat kaksi eri maata, joilla on omat sääntönsä", Fernando havainnollistaa. "Lisäksi Espanjassa on vielä useita yhteisöjä, joilla on omat työlainsäädäntönsä. Onneksi voimme turvautua asiantuntijaan, joka tuntee paikalliset säädökset kaikkialla."
Ensi vuonna Accor aloittaa käyttöönoton Ranskassa. "Siitä tulee toinen suuri haaste, koska Ranska on hyvin monimutkainen maa palkanlaskennan, työlainsäädännön ja työsuhde-etuuksien osalta", hän toteaa.
"Sujuva käyttöönotto edellyttää tietysti myös joustavuutta. Ei ainoastaan järjestelmältä tai toimittajalta, vaan myös käyttäjältä itseltään. Uudet järjestelmät herättävät aina tiettyä vastustusta työpaikalla. Näin se vain on. Vankka muutoksenhallinta on ratkaisevan tärkeää, jotta tästä voidaan selviytyä", Fernando lisää.
Sujuva käyttöönotto edellyttää joustavuutta: ei ainoastaan järjestelmältä tai toimittajalta, vaan myös käyttäjältä itseltään.
Työajanhallinta ja työvuorosuunnittelu konserneista hotelleihin
Accor ottaa parhaillaan työajanhallinta- ja työvuorosuunnittelujärjestelmää käyttöön yritystensä eri pääkonttoreissa Euroopassa ja Pohjois-Afrikassa, ja tämän jälkeen on suunnitelmissa laajentaa käyttöä myös konsernin yksittäisiin hotelleihin. "Tämä tarkoittaa Protimen esittelemistä hotellinomistajille ensisijaisena yhteistyökumppanina", Emilien Felix sanoo. "Tällaiselle ratkaisulle hotellityöntekijöiden työajankirjauksia varten on ehdottomasti tarvetta. Varsinkin, kun he eivät työskentele yhdeksästä viiteen, vaan hotellit ovat toiminnassa kellon ympäri."