Vanha palkkajärjestelmä tulee yllättävän kalliiksi – näistä kustannuksista et ehkä tiennyt

Suuri osa käyttäjistä ei tiedä, miten kalliiksi vanha järjestelmä voi osoittautua. Perehdymme tässä artikkelissamme tarkemmin kustannuksiin, joita muodostuu vanhoista palkkajärjestelmistä. Selvitämme myös, miten voit leikata kustannuksia nykyaikaisilla järjestelmillä.

Vähennä manuaalisiin kirjauksiin menevää aikaa

Vanha sanonta ”aika on rahaa” pätee myös palkkahallintoon. Iso aikavaras palkka-asiantuntijan työssä ovat manuaaliset kirjaukset, jotka tehdään kuukausittain. Se on yksitoikkoista työtä, joka ei ainoastaan vie työaikaa, vaan palkka-asiantuntijan on vaikea keskittyä laadukkaampaan ja arvoa lisäävään työhön.

Iso osa manuaalisista kirjauksista voidaan automatisoida uusilla järjestelmäratkaisuilla. Silloin aikaa vievät, toistuvat työtehtävät vähenevät ja aikaa vapautuu muihin työtehtäviin.

Anna järjestelmätoimittajan hoitaa päivitykset 

Kustannuksia muodostuu myös henkilöstön osaamisen ylläpitämisestä. Osaamista tarvitaan järjestelmän päivittämiseen, kun esimerkiksi työehtosopimus muuttuu, tai lakiin tulee muutoksia. Niitä koskevaa osaamista tulee pitää ajan tasalla. Muutokset vaativat suuria panostuksia, ja muutosten seuranta ja niiden toteuttaminen vievät aikaa.

On suuri apu, jos järjestelmätoimittaja ottaa vastuun muutoksista ja pitää huolen siitä, että päivityksiä tehdään jatkuvasti ja automaattisesti. Sinun ei silloin tarvitse ostaa osaamista ulkopuolelta tai ylläpitää sitä organisaation sisällä, mikä aiheuttaa isoja kustannuksia. Voit olla varma siitä, että kaikki on oikein. Tärkeää on toki selvittää etukäteen, että tällainen tuki kuuluu järjestelmätoimittajan tekemään tarjoukseen.

Anna tekoälyn tehdä tarkastukset ja korjaukset 

On tärkeää, että palkat lasketaan oikein. Vanhojen palkkajärjestelmien kanssa työskentelevät tietävät, miten paljon aikaa kuluu tarkastuksiin ja korjauksiin joka kuukausi.

Edistykselliset järjestelmätoimittajat käyttävät tekoälyä ratkaisujen kehittämiseen. Tekoälyn avulla järjestelmä oppii näkemään tietyn kuvion palkkadatassa ja erottamaan poikkeamat. Tekoäly toimii lisäresurssina, joka pysyy analysoimaan palkkadataa, jolloin sinun ei tarvitse enää tehdä sitä. Virheiden ja korjausten määrä vähenee ja sen seurauksena palkkojen parissa työskenteleville jää enemmän työaikaa. Jokaisen palkka-ajon jälkeen tekoälyn analyyseistä tulee varmempia, ja tekoäly oppii, mihin virheisiin pitää puuttua ja mihin ei.

Nykyaikaiset järjestelmät säästävät työntekijöiden ja palkka-asiantuntijoiden työaikaa 

Vanhemmat järjestelmät, joita on käytetty esimerkiksi työajan, kulujen tai matkalaskujen kirjaamiseen, ovat hankalia ja kaukana käyttäjäystävällisistä. Ne aiheuttavat usein väärinkäsityksiä ja väärinkirjauksia, jotka vievät palkka-asiantuntijoiden sekä muiden työntekijöiden työaikaa.

Uusien palkkajärjestelmien etuna ovat esimerkiksi esijärjestelmät, jotka voidaan kytkeä järjestelmään. Työntekijä hallinnoi niitä itse, työ sujuu nopeasti ja tietoja on helppo käyttää älypuhelin- tai tablettisovelluksilla.

Kun järjestelmä ohjaa käyttäjää ja kertoo, jos jotain menee vikaan tai jotain puuttuu, kirjauksista tulee sujuvampia ja virheiden määrä vähenee. Kaikki sujuu oikeaoppisesti alusta asti sen sijaan, että palkkojen parissa työskentelevän pitää ensin löytää virheet ja ottaa sitten yhteys työntekijään virheiden korjaamiseksi. Nykyaikaiset järjestelmät säästävät palkka-asiantuntijoiden ja työntekijöiden aikaa ja he voivat keskittyä varsinaiseen työhönsä byrokratian sijaan.

Kerää kulut pilvipalveluun 

Monet vanhojen palkkajärjestelmien kustannukset juontavat juurensa IT-ratkaisuihin. Kiinteät palvelinratkaisut aiheuttavat kustannuksia, jotka johtuvat lisensseistä, seurannasta ja virustentorjunnasta.

Pilvipohjaisessa palkkajärjestelmässä pääset palveluihin suoraan verkkoselaimesta, ja monet kustannukset jäävät pois. Lisenssi- ja muut kiinteiden ratkaisujen kustannukset kerätään pilvipalveluun. Kun aikaa kuluu vähemmän teknisten ratkaisujen käsittelyyn, kustannukset pienenevät.

Lue lisää, miten pilvipalvelut auttavat vähentämään IT-kustannuksia.

Haluatko selvittää HR:n ja palkkojen aiheuttamat kustannukset? SD Worx on luonut Business Case -laskurin, jolla pystymme laskemaan nykyisen järjestelmäsi aiheuttamat kustannukset. 

Lataa maksuton opas

Tiedätkö, millaisia kustannuksia vanha HR- ja palkkajärjestelmäsi tuottaa?

Vanha HR- ja palkkajärjestelmäsi maksaa organisaatiollesi todennäköisesti enemmän kuin luulet. Olemme koonneet tähän oppaaseen esimerkkejä vanhentuneiden HR- ja palkkajärjestelmien käytöstä aiheutuvista kustannuksista ja tietoa, miten niistä päästään eroon uudenaikaisilla ratkaisuilla.

Lataa opas ja lue, miten voit tehostaa palkkojen käsittelyä ja samalla leikata kustannuksia.