Rekrytointi ja perehdytys - milloin uudesta työntekijästä tulee tuottava?

Kokemukset rekrytointi- ja perehdyttämisprosesseista antavat uudelle työntekijälle kuvan yrityksestä ja vaikuttavat siihen, miten uuden henkilön ura yrityksessä alkaa. Yhä useampi yritys panostaa nyt laadukkaaseen perehdytykseen. Mutta miten tehokasta rekrytointi ja perehdytys oikeastaan on, ja onko uusista työntekijöistä mahdollista saada tuottavia nopeammin?

Rekrytointi pitkittyy ilman sähköisiä allekirjoitusmahdollisuuksia

Rekrytointiprosessi on työntekijän ensimmäinen kosketus yritykseen, minkä vuoksi on tärkeää, että yritys antaa jo sen yhteydessä parhaan mahdollisen kuvan itsestään. Varsinkin nuorempi sukupolvi vaatii, että työ on digitalisoitu.

Väärä rekrytointi tulee uskomattoman kalliiksi, ja työnantajalla, joka ei tarjoa digitaalisia työkaluja, on viisinkertainen riski, että uusi työntekijä lopettaa vuoden sisällä. Siksi rekrytointiprosessi on hyvä mahdollisuus kertoa uudelle työntekijälle, että juuri tässä yrityksessä käytetään digitaalisia apuvälineitä. Lisäksi digitaaliset työkalut tekevät prosessin paljon tehokkaammaksi.

Yksi esimerkki tästä on työsopimuksen allekirjoittaminen. Perinteisesti allekirjoittavien tahojen välillä on liikuteltu fyysisiä papereita. Se on hallinnollinen työvaihe, johon menee turhaa aikaa. Sen lisäksi on hankalaa pitää kirjaa siitä, kuka on jo tehnyt mitä, kun paperia lähetetään edestakaisin HR-osaston, työntekijän ja esimiehen välillä.

Koronapandemian alettua tämä työvaihe on jouduttu hoitamaan postin välityksellä, mikä tuo osaltaan lisää epävarmuutta, aiheuttaa kysymyksiä ja turhaa viivästymistä. Onko kirje varmasti tullut perille? Onko sopimus allekirjoitettu ja palautettu? Kenellä sopimus on tällä hetkellä?

Jos osapuolilla on mahdollisuus allekirjoittaa sopimus digitaalisesti, hoituu tehtävä mobiililaitteessa yhdellä klikkauksella riippumatta siitä, missä päin maailmaa henkilöt fyysisesti ovat. Näin saadaan myös yleiskuva siitä, kuka on jo allekirjoittanut ja kenen allekirjoitus vielä puuttuu. Lisäksi muistutuksia pystytään lähettämään oikeille henkilöille.

Miten käytät hyväksesi ajan rekrytoinnin ja ensimmäisen työpäivän välillä?

Työsopimuksen jälkeen työntekijällä on useimmiten irtisanomisaika edellisestä työpaikastaan. Tämä on aikaisemmin aiheuttanut tauon uuden työntekijän ja tulevan työnantajan välisessä viestinnässä. Yhä useampi yritys ymmärtää käyttää tämän siirtymäajan paremmin hyväksi. Kyseessä on ns. ennakkoperehdytysaika.

Ennakkoperehdytys tarkoittaa, että uusi työntekijä tutustuu tulevaan työhönsä, organisaatioon sekä uuden työnantajansa yrityskulttuuriin ennen kuin aloittaa uudessa työssä. Edistykselliset HR-järjestelmät tekevät mahdolliseksi sen, että uusi työntekijä pääsee esimerkiksi lukemaan henkilöstön käsikirjaa, jossa on tietoa yrityksestä, työroolista, eläkkeistä, eduista ja muista tärkeistä asioista. Tietoa, jota uusi työntekijä muuten saisi vasta työn aloittamiseen jälkeen ja joka pidentäisi aikaa, jolloin uudesta työntekijästä tulee työssään tehokas. Jos yritys pystyy tarjoamaan uudelle työntekijälle ennakkoon uuden työn kannalta tärkeää tietoa, on perehdytysprosessi nopeampi ja joustavampi.

Perehdytyksestä on vaikea saada yleiskuvaa ilman koordinoitua prosessia 

Monet perehdytysprosessissa mukana olleet muistavat listan asioista, joita pitää käydä läpi uuden työntekijän perehdytysaikana. Uusi työntekijä pitää esitellä eri osastoille ja hänelle pitää toimittaa materiaalia, jonka avulla hän pystyy tutustumaan yritykseen.

Uudelle työntekijälle pitää myös hankkia puhelinliittymä, kulkulupa, tietokone, sähköposti ja käyttöoikeudet järjestelmiin, joita työntekijä tulee työssään tarvitsemaan. Lyhyesti sanottuna: työntekijän pitää saada pääsy jokaiseen järjestelmään, joka on kytketty hänen toimenkuvaansa ja joiden avulla hän pystyy tekemään työnsä hyvin sekä oppimaan työtehtävänsä.

Perehdytysprosessin ongelma on, että sitä ei käsitellä prosessina, vaan tehtävät ovat erillisiä toimenpiteitä. Tämä aiheuttaa monenlaisia haasteita. Niitä asioita, jotka ovat muistilistalla, ei koordinoida ja on vaikeaa saada yleiskuva, mitä on jo tehty ja mitä ei.

Jokainen vaihe vaatii työpanosta eri puolilla organisaatiota. Jos prosessia ei koordinoida, kuluu siihen paljon aikaa, eikä uusi työntekijä pääse tekemään uutta työtään tehokkaasti. Tyhjäkäyntiin menetetty aika on tuntuva varsinkin yrityksissä, joissa rekrytoidaan paljon. Samoin käy myös silloin, jos yrityksessä on esimerkiksi paljon tuntityöntekijöitä, joiden pitää päästä nopeasti käsiksi töihin. Haaste on yleinen myös yrityksissä, joissa vaaditaan erityisiä, työntekijän työn kannalta olennaisia toimivaltuuksia.

Jos uuden työntekijän perehdyttäminen on digitalisoitu ja kaikki vaiheet integroitu samaan prosessiin, luodaan edellytykset tehokkuudelle. Tällaisessa digitaalisessa prosessissa kaikki vaiheet ovat jäljitettävissä ja prosessista tulee selkeä jokaiselle osapuolelle: työntekijälle, esimiehelle ja HR-osastolle. 

Prosessista näkee, jos jotain on jäänyt tekemättä. Automatisoidut tehtävät on helppo jakaa oikeisiin tukitoimintoihin – esimerkiksi IT:lle, palkkahallinnolle ja vastaanottoon. Viestit lähetetään sähköisesti ja niissä kerrotaan, mitä toimenpiteitä uuden työntekijän aloittaminen vaatii ja kuka on vastuussa. Jos perehdytysprosessissa joku asia laahaa, on sekin helposti todettavissa.

Uuden työntekijän digitaalinen perehdytys oikein toteutettuna vie nykyään vain tunteja, kun se ennen vei päiviä. 

Tiedätkö, kuinka paljon aikaa kuluu rekrytoinnista ja perehdytyksestä siihen, että uudesta työntekijästä tulee tuottava? Olemme SD Worxilla luoneet Business Case -laskurin, jonka avulla voimme auttaa sinua selvittämään, miten tehokkaita yrityksesi rekrytointi- ja perehdytysprosessit oikeasti ovat ja miten paljon prosessit sinulle maksavat. 

Lataa maksuton opas

Tiedätkö, millaisia kustannuksia vanha HR- ja palkkajärjestelmäsi tuottaa?

Vanha HR- ja palkkajärjestelmäsi maksaa organisaatiollesi todennäköisesti enemmän kuin luulet. Olemme koonneet tähän oppaaseen esimerkkejä vanhentuneiden HR- ja palkkajärjestelmien käytöstä aiheutuvista kustannuksista ja tietoa, miten niistä päästään eroon uudenaikaisilla ratkaisuilla.

Lataa opas ja lue, miten voit tehostaa palkkojen käsittelyä ja samalla leikata kustannuksia.