Muutoskyky mitataan kriisissä

Digitalisaatiosta ja työn murroksesta on puhuttu jo pitkään, mutta maailmanlaajuinen koronavirusepidemia sysäsi muutoksen ennennäkemättömään vauhtiin. Lähes yhdessä yössä avokonttorit vaihtuivat kotikonttoreihin ja neuvotteluhuoneet videopuheluihin.

Ennen keskusteluetäisyydellä istuneet kollegat ja esimiehet ovat tällä hetkellä puheluiden ja viestien päässä. Organisaation tietojärjestelmät ja prosessit nousevatkin nyt keskeiseen asemaan. Ne saattavat ratkaista sen, miten nopeasti yritys nousee jaloilleen tai jopa kasvaa kriisinkin aikana.

Digitaaliset järjestelmät pitävät rattaat pyörimässä

Jos järjestelmät ja prosessit olivat kunnossa ja digitalisaatio pitkällä jo ennen kriisiä, on tiimeillä ja työntekijöillä valmiudet sopeutua muutokseen alkukankeuden jälkeen nopeasti. Uusien työtapojen omaksuminen vaatii muutaman päivän opettelua, mutta arki palaa nopeasti ennalleen.

Kun esimiehet voivat esimerkiksi antaa hyväksyntänsä lomasuunnitelmille ja projektien kuluarvioinneille sähköisesti, huippuasiantuntijoiden työ sujuu yhtä saumattomasti kotitoimistosta käsin kuin työpaikallakin. Uusi tilanne voi jopa lisätä joustavuutta ja innovatiivisuutta myös kriisin jälkeen.

Käyttääkö HR-osasto aikaansa skannaamiseen vai työhyvinvointiin?

Jos taas käytössä ovat kankeat vanhanaikaiset prosessit, uudessa tilanteessa asiantuntijoiden työaikaa kuluukin entistä enemmän manuaalisiin, toistuviin tehtäviin, eikä heidän aikansa ja energiansa riitä vaativaan ongelmanratkaisuun.

Ongelmanratkaisukykyä ja luovuutta kuitenkin tarvitaan kriisissä enemmän kuin koskaan. Kun ympäristö muuttuu, myös yritysten täytyy muuttua.

Monilla toimialoilla luovuutta onkin löytynyt. Esimerkiksi ravintolat myyvät kotiinkuljetusta ja ruokapaketteja, joiden avulla asiakkaat voivat helposti valmistaa itse ravintolalaatuisen aterian. Kosmetiikka-alan yritykset taas siirtävät resursseja käsidesin valmistukseen. Tällainen pikaloikka vaatii jokaisen työntekijän täyttä keskittymistä ja energiaa.

Jos organisaationne HR-osasto viettää edelleen päivänsä manuaalisissa tehtävissä, he eivät ehdi perehtyä työntekijöiden kouluttamiseen ja tukemiseen uusissa oloissa. Tämä näkyy paitsi yhtiön tuloksessa, myös pitkällä aikavälillä hyvinvoinnissa.

Automatisaation aika on nyt!

Automatisaation arvo korostuu poikkeusolosuhteissa: jos prosesseja on aikaisemmin uudistettu ja automatisoitu käyttäjien omat toiveet ja tarpeet huomioon ottaen, ammattilaisten aika jää kriisitilanteessa siihen, mitä he osaavat parhaiten. Tutkimusten mukaan se parantaa tuottavuutta ja siten myös kilpailukykyä.

Siksi kriisi voi olla aika investoida uusiin järjestelmiin ja teknologioihin. Vaikka ennakoimattomassa ja pelottavassakin tilanteessa tekisi mieli työntää pää pensaaseen, ei pensaasta käsin ratkota ennennäkemättömiä ongelmia.

Kriisi on hyvä aika myös opetella uutta ja uudistaa toimintaa. Se parantaa myös yrityksen kilpailukykyä välittömän murroksen jälkeen, kun uudet aseet ovat valmiina ja käyttökunnossa. Näin toiminta lähtee uuteen nousuun välittömästi kriisin väistyessä, toisin kuin niillä kilpailijoilla, jotka vasta alkavat vetää päätään pensaasta.