Kiihtyvä muutostahti haastaa totuttuja toimintatapoja

HR:n tavoite on perinteisesti ollut huolehtia hallinnollisista HR-tehtävistä. Koska henkilöstötyytyväisyydellä on vahva yhteys asiakaskokemukseen, on myös HR:ssä kehityksen fokus siirtynyt vahvemmin HR-prosessien kehittämiseen ja tehostamiseen tästä näkökulmasta. On entistä tärkeämpää, että HR tukee yrityksen liiketoimintaa ja tavoitteiden saavuttamista strategisesta lähtökohdasta. Liiketoimintatarpeiden kehittyessä ja muuttuessa nopeasti on reagoitava muutosten vaikutuksiin ja uudistaa toimintatapoja niiden mukaan. Digitalisaation myötä työn luonne on valtavassa muutoksessa. Perinteiset mallit ja toimitavat eivät enää ole tehokkaita, eivätkä tue henkilöstöä tarkoituksenmukaisesti. Etätyö ja uudentyyppiset työsuhteet yleistyvät: siksi myös HR-prosesseihin ja järjestelmiin on tehtävä päivityksiä.

Vaikka kehitystä tapahtuu jatkuvasti, on perinteisen HR-työn ydin kuitenkin edelleen sama. Kun perinteinen osaaminen yhdistetään strategiseen ajatteluun, varmistetaan HR:n lisäarvo niin henkilöstön kuin asiakkaiden näkökulmasta. Tämä edellyttää kuitenkin sitä, että HR rakentaa prosessinsa uudella tavalla, jotta toiminta tehostuu ja HR-asiantuntijan työaikaa vapautuu manuaalisista rutiineista strategisemmalle HR-työlle. Tämän myötä kyetään tuomaan lopulta lisäarvoa koko yritykselle.

Itsepalvelujärjestelmät tuovat HR-palvelut lähemmäs työntekijää

Kiihtyvä muutos edellyttää HR-prosessien jalkauttamista syvällisesti koko organisaatioon, muutoin järjestelmän tuoma hyöty jää varsin vaatimattomaksi. Yksi digitaalisen henkilöstöhallinnon ja järjestelmäratkaisujen isoista eduista on ehdottomasti se, että kun järjestelmää hyödynnetään koko organisaatiossa, pystyy esimerkiksi työntekijä itse hallinnoimaan omia henkilötietojaan. Työntekijä voi esimerkiksi kirjata ja päivittää omia perustietojaan – kuten tilitietoja – sekä tarkastella vaikkapa lomasaldojen määrää. Nämä ovat kaikki työtehtäviä, jotka HR-asiantuntija on perinteisesti hoitanut manuaalisesti. Itsepalvelujärjestelmien avulla voidaan siis vapauttaa niin työntekijän kuin HR-asiantuntijankin aikaa. Tietoja ei tarvitse enää käydä toimittamassa palkkatoimistoon – mahdollisesti vielä paperilla, josta ne sitten vietäisiin manuaalisesti eteenpäin järjestelmään.

Muuttuva työelämä on tuonut uusia tarpeita myös järjestelmien käytettävyyteen. Esimerkiksi etätyö tulee lisääntymään tulevaisuudessa entisestään. Helppokäyttöisillä pilvipohjaisilla ratkaisuilla ja mobiilisovelluksilla taataan, että HR-tehtävät voidaan tehdä juuri siellä, missä työntekijätkin ovat. Kun liiketoiminta muuttuu ja kehittyy, on ensiarvoisen tärkeää, että myös HR pysyy kehityksen mukana ja vastaa henkilöstönsä muuttuneisiin tarpeisiin.

Jotta johdolla, esimiehillä ja työntekijöillä on mahdollisimman hyvät valmiudet suoriutua HR-rutiineista, on välttämätöntä muuttaa ja kehittää totuttuja toimintatapoja. Asiantuntijoiden työ vaatii entistä enemmän luovuutta ja kykyä monimutkaisempien ongelmien ratkomiseen. Mikäli organisaation prosessit eivät ole tehokkaita, eikä asiantuntijalle voida taata hänen tarvitsemaansa työrauhaa, on tällä välittömiä vaikutuksia tuottavuuteen. HR:n on siis panostettava järjestelmien ja palveluprosessien kehittämiseen, jotta organisaatiossa kyetään automatisoimaan ja tehostamaan manuaalisia rutiinitehtäviä. Vain näin säästetään esimiesten ja työntekijöiden aikaa, helpotetaan heidän kokemaansa hallinnollista taakkaa, ja vähennetään virheitä HR- ja palkanlaskentaprosesseissa.

Järjestelmään tehty investointi voi maksaa itsensä takaisin vain, jos sitä oikeasti käytetään. Tästä syystä on ensiarvoisen tärkeää arvioida digihanketta myös käyttökokemuksen näkökulmasta – sitä, kuinka käyttäjät suhtautuvat järjestelmään ja kuinka se todellisuudessa vaikuttaa heidän työhönsä. Kun teknologia toimii aidosti työntekijän tukena ja sujuvoittaa arkea minimoimalla samalla virheiden mahdollisuuden, tulee teknologian ja työntekijän yhteistyöstä saumatonta ja tuottavaa. Käyttökokemus on siis varsin merkittävä tekijä työn tehostumisen näkökulmasta.