HR:n digitalisaatio tehostaa yrityksen kilpailukykyä

Koronapandemia on monille yrityksille ollut ”reality check”, jolla on testattu, toimiiko digitalisaatio yrityksessä. Nopea siirtyminen etätyöhön osoitti, miten manuaalinen työ hidastaa prosesseja sekä lisää liiketoiminnan kuluja.

Liiketoiminnan ja HR:n digitalisaatiosta on puhuttu jo kauan, mutta ennen koronapandemiaa monet digitalisaation hyödyistä olivat jääneet saavuttamatta, SD Worxin henkilöstöjohtaja Tuula Rinkinen kertoo.

Koronavirusepidemian yhteiskunnalle tuomat rajoitustoimenpiteet sysäsivät digitalisaatiota vauhdilla eteenpäin monissa yrityksissä.

– Poikkeustilanne loi toisaalta paineita digitalisaation kehittämiselle, mutta toisaalta myös antoi kehittämiselle aikaa sekä toi esiin kehittämiskohteita. Silti yritysten digitalisaation kypsyysaste vaihtelee edelleenkin paljon, Rinkinen sanoo.

Digitalisaatiossa on kyse uudistumisesta

Digitalisaatio ei tarkoita vain yrityksen prosessien tehostamista ja manuaalisen työn poistamista. Yrityksen kilpailukyvyn kannalta on olennaisempaa, että luodaan mahdollisuuksia kokonaan uudenlaisille toimintatavoille.

– Poikkeustila on tuonut koko henkilöstön osaksi digitalisaatiota. Tämä on edistänyt muutosta ja tuonut esille digitalisaation kehityskohteita, Rinkinen toteaa.

– Samalla kokemusten jakaminen on helpottunut. Lisäksi käyttäjien palautteen avulla digiloikkaa voidaan viedä yhä paremmin eteenpäin niin, että käyttäjät saavat entistä paremmin hyötyä järjestelmistä.

Digitalisaatio auttaa ennakoimaan tulevaisuutta

Kukaan ei voi ennustaa tulevaisuutta, mutta digitalisaation avulla organisaatiot voivat varautua siihen paremmin, Rinkinen korostaa.

– Organisaatiot ovat tehostaneet toimintaansa ja automatisoineet rutiinitöitä digitalisaation kautta. Tämä antaa asiantuntijoille mahdollisuuden keskittyä tuottavampaan työhön samalla, kun prosessit nopeutuvat. Samanaikaisesti aikaa vapautuu myös itsensä kehittämiseen ja uuden oppimiseen.

Kun toimintoja automatisoidaan, virheet vähenevät. Tähän päästään, koska tietoja ei enää käsitellä manuaalisesti ja data voidaan tarkastaa automaattisesti. Monessa yrityksessä digitalisaatio ja sen mahdollisuudet onkin nyt valjastettu täydellä teholla käyttöön.

Mitä huomioida toimivassa digistrategiassa?

Tuula Rinkisen mukaan tärkeintä digitalisaation suunnittelussa on ottaa mukaan kaikki sidosryhmät prosessien huomioimisessa.

– Suunnittelussa kannattaa myös asettaa tavoitteet niin, että niiden avulla voidaan todentaa järjestelmän hyödyt ja arvioida investoinnin kannattavuutta.

Digitalisoinnille onkin hyvä määritellä kannattavuuslaskelma. Sen liiketoiminnalle tuoma hyöty on myös voitava osoittaa selkeästi, jotta digitalisointi ei ole vain ylimääräinen menoerä.

– Toisaalta kannattavuuden ohella on hyvä huomioida myös vaikutus käyttäjäkokemukseen: miten muutos vaikuttaa käyttäjien työhön ja miten he kokevat sen. Eli helpottaako uusi järjestelmä oikeasti työtä, vai jääkö työhön kuitenkin manuaalisia vaiheita tai siirtyvätkö ne vain pois silmistä muualle.

Hyvin suunnitellussa digistrategiassa myös käyttäjäkokemus on huomioitu, Rinkinen painottaa.

– Yrityksen kannattaa valita digitalisaatioon kumppani, joka pystyy tarjoamaan tukea HR:n kokonaisratkaisuna ja huomioi myös osaamisen johtamiseen tarvittavan tuen.

Digitalisaation vaikutus HR-henkilöiden työhön ja jaksamiseen

Hyvin suunnitellut uudet HR-järjestelmät antavat henkilöstöosaajille mahdollisuuden hyödyntää olemassa olevaa dataa paljon enemmän ja miettiä henkilöstön kehittämistä. Pitkälle automatisoidut järjestelmät vähentävät rutiinityötä ja antavat HR-asiantuntijoille mahdollisuuden keskittyä strategisempaan työhön. HR pystyy silloin tukemaan paremmin myös johtoa ja liiketoimintavastuullisia esimiehiä siinä, miten talossa jo olevaa osaamista voidaan hyödyntää ja kehittää entistä tehokkaammin.