Marva Groupissa on palkanlaskentaan hyödynnetty Aditron Personec W -järjestelmää (nyk. SD Worx W) jo usean vuoden ajan, lisäksi käytössä on ollut myös SD Worxin (ent. Aditro) arkistoratkaisu. Palkanlaskentaohjelmisto oli Marvassa pitkään käytössä ns. omakoneympäristössä, eli omalle palvelimelle paikallisesti asennettuna. Omakoneympäristö edellyttää organisaatiolta paljon erilaisia tukitoimia ohjelmiston toiminnan takaamiseksi. Monet palveluntarjoajat julkaisevat päivityksiä ja uusia ominaisuuksia ohjelmistoon nykyisin säännöllisesti ympäri vuoden yhden suuren päivityksen sijaan. Tästä syystä ICT-osaston resurssit ovat sidottu päivityksiin säännöllisesti joka käy yrityksille helposti työlääksi.
”Ohjelmistopäivitykset ovat IT:n näkökulmasta aikaa vieviä ja kuluttavat asiantuntijoidemme työaikaa muilta tärkeiltä tehtäviltä. Tästä syystä halusimme kartoittaa muita mahdollisia tapoja asian ratkaisemiseksi. Pääsimme nopeasti SD Worxin myyntipäällikön kanssa yhteisymmärrykseen siitä, kuinka voimme hoitaa päivitykset jatkossa huolettomammin ja tehokkaammin”, kertoo Marva Groupin ICT Manager Antti-Pekka Tammisto.
Palkka- ja henkilöstöhallinnossa eletään muutoksen aikaa. Erilaiset lakimuutokset ja muut viranomaisvaatimukset vaikuttavat suuresti mm. palkanlaskentajärjestelmiin. Lisäksi teknologiat kehittyvät huimaa vauhtia ja uusia toiminnallisuuksia otetaan jatkuvasti käyttöön.
”Koska muutos on nopeaa, on myös järjestelmien vastattava ketterästi muuttuviin vaateisiin. Siksi on luonnollisesti hyvä ja tärkeää, että päivityksiä saadaan ohjelmistoihin nopealla syklillä. Päivitykset vaativat kuitenkin IT:n näkökulmasta paljon valmisteluja ja edellyttää myös käyttökatkoja ohjelmiston käytössä. Meillä omakoneympäristö edellytti IT-asiantuntijoiden saatavuutta toisinaan jopa yömyöhään, sillä päivityksiä ei voida toteuttaa toimistoaikoina, kun ohjelmistot ovat käytössä”, toteaa Tammisto.
Kun ohjelmistoja hallitaan omalla palvelimella, IT-asiantuntijoiden aikaa vaaditaan myös muihin tehtäviin, kuin esimerkiksi palkkaohjelmiston päivitykseen. Palvelimet itsessään vaativat huoltoa ja päivityksiä, ja niistä on huolehdittava asianmukaisesti, jotta ne toimivat luotettavasti ja tukevat näin liiketoimintaa. Lisäksi omakoneympäristö vaatii esimerkiksi Windows-ohjelmien säännöllisiä päivityksiä, tietoturvasta puhumattakaan.
”Oli siis nopeasti selvää, että ratkaisumme on siirtyä käyttämään SD Worxin palkkaohjelmistoa pilvipalveluna. Nyt päivitykset tulevat automaattisesti, tietoturva on korkeinta mahdollista tasoa ja palkka-asiantuntijoilla on pääsy ohjelmistoon mistä ja milloin vain – vaikka sieltä kuuluisasta laiturinnokasta. SaaS-palvelut ovat myös helposti skaalautuvia, ja mukautuvat joustavammin organisaation tarpeisiin”, summaa Antti-Pekka.
Kun puhutaan palkkahallinnon ratkaisusta, on sanomattakin selvää, että tietoturva on yksi olennaisimpia tekijöitä. Kun järjestelmä hankitaan pilvipalveluna, myös tietoturvasta huolehtii tuolloin palveluntarjoaja. Tämä vapauttaa yritysten omia IT-resursseja ja takaa korkeatasoisen tietoturvan kaikkina aikoina.
Itse SaaS-palveluun siirtyminen sujui Marva Groupin osalta varsin mallikkaasti. Käyttäjän näkökulmasta ohjelmiston käyttöön ei tullut minkäänlaisia muutoksia, vaan järjestelmän käyttö jatkui samaan tapaan kuin aiemminkin. Ainoa muutos käyttäjälle oli se, kuinka ohjelmisto käynnistetään, joka sekään ei muutoksena ollut merkittävä ja niinpä siirto saatiin toteutettua helposti ilman käyttökoulutuksia.
Myös ICT:n näkökulmasta siirto edellytti hyvin vähän valmisteluja.
”Ainoa asia, jonka ennen siirtymistä selvitimme, oli rajapinnat ja se, kuinka saamme palkka-aineiston siirtymään ERP-järjestelmästä. Tämä oli meille kuitenkin ns. peruskauraa, ja sujui odotusten mukaisesti ongelmitta. Kaikkinensa siirto oli hoidettu noin kuukaudessa, varmasti nopeampaankin suoritukseen olisi ylletty jos olisi ollut tarvis”, naurahtaa Antti-Pekka ja jatkaa: ”Meidän tapauksessamme hyödyt ovat olleet mittavia. SaaS-palveluun siirtyminen on ollut kustannustehokas ratkaisu ja tuonut suoria kustannussäästöjä, kun olemme voineet luopua osasta palvelimia kokonaan. Suurin hyöty näkyy kuitenkin asiantuntijoidemme arjessa. ICT-asiantuntijoiden aikaa on säästynyt paremmin liiketoimintaa kehittäviin tehtäviin peruspäivityksistä huolehtimisen ja päivityksiin liittyviin tiedusteluihin vastaamisen sijaan. SaaS-palveluiden hienous on juuri siinä, että niitä aikaa vieviä tehtäviä, jotka eivät ole ydinliiketoimintaamme, saadaan ulkoistettua asiantuntevalle taholle”.
Paras mittari on sisäinen palaute, ja tässä tapauksessa sen puuttuminen. Mitä vähemmän henkilöstöstä kuuluu, sitä paremmin asiat yleensä toimivat.
”Muutos ei tuonut hyötyjä yksin ICT:n näkökulmasta. SaaS-palvelut tarjoavat myös kehittyneemmät mahdollisuudet hyödyntää prosesseissa esimerkiksi automaatiota. Niinpä SaaSiin siirtymisen vaikutukset ovat näkyneet myös palkka-asiantuntijoidemme arjessa, kun esimerkiksi palkkalaskelmien siirto verkkopankkiin on kyetty automatisoimaan”.